SECRETAIRE - H/F

Centre Hospitalier Charles Perrens; Bordeaux; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

An established industry player in mental health is seeking a dedicated secretary to join their Human Resources and Nursing Management team. This role involves managing administrative information, facilitating internal and external communications, and ensuring the smooth operation of the secretariat. The ideal candidate will possess strong organizational skills, a knack for effective communication, and a solid understanding of office procedures. Join a dynamic team where your contributions will support the vital mission of providing quality psychiatric care in the Nouvelle Aquitaine region.

Qualifications

• Niveau baccalauréat souhaité.
• Expérience en secrétariat souhaitée.

Responsabilités

• Assurer la réception et la diffusion du courrier.
• Gérer les appels téléphoniques et les mails.
• Organiser les rendez-vous et les agendas.

Connaissances

Techniques de secrétariat

Bureautique

Accueil physique

Accueil téléphonique

Esprit d'initiative

Formation

Baccalauréat

Outils

Microsoft Word

Microsoft Excel

Description du poste

Situé à Bordeaux, le Centre Hospitalier Charles Perrens est un hôpital de recours et de référence à l’échelle de la Nouvelle Aquitaine dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale. Il assume une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche, en collaboration avec l’Université de Bordeaux et le CHU de Bordeaux avec lesquels il forme l’un des plus importants pôles hospitalo-universitaires de France.

Sa zone d’attraction s’étend sur la ville de Bordeaux, les communes de Bordeaux Métropole situées sur la rive gauche de la Garonne, et l'Ouest du département, de Lesparre à Arcachon. Il rayonne par ailleurs sur toute la région Nouvelle Aquitaine pour certaines activités dont il est le référent.

L'établissement est un acteur économique majeur de la métropole et de la région : 2 400 agents, un budget de 150 millions d'euros, une file active de près de 28 000 patients en croissance constante, et une capacité de 434 lits sur le secteur sanitaire, de 102 lits sur le secteur médico-social (EHPAD et MAS), 272 places d’hôpital de jour et 46 places d’HAD.

Le Poste

Le Centre hospitalier Charles Perrens recrute une secrétaire (F/H) pour son secrétariat commun de la Direction des Ressources Humaines et de la Direction des soins Infirmiers dès que possible.

En collaboration avec votre collègue, vous aurez pour mission de traiter et d'organiser l'ensemble des informations administratives et les relations internes et externes du secrétariat de la Direction des Ressources Humaines et de la Direction des Soins Infirmiers.

Vos Activités Seront

Activités principales :

• Assurer la réception, l’enregistrement et la diffusion du courrier
• Prendre en note les courriers et rédiger les compte-rendus
• Traiter, mettre en forme, diffuser et archiver des documents
• Réceptionner, traiter et orienter les appels téléphoniques et les mails
• Accueillir physiquement les agents et les orienter vers l'interlocuteur référent
• Assurer la mise à jour de l’intranet
• Gérer les rendez-vous et les agendas du DRH, du Directeur des Soins, de l’Attachée d’Administration et du CSS adjoint à la Direction des Soins - réserver les salles et les véhicules
• Gérer le dossier des abonnements Cité Pass Groupé (bus-tram)
• Saisir et gérer des badges des personnels extérieurs au CHCP bénéficiant du restaurant du personnel
• Participer à l’organisation de la commission télétravail
  
  

Activités Spécifiques

• Assurer le suivi et la mise à jour de l’organigramme de la Direction des Soins
• Assurer la reprographie des livrets d’accueil
• Assurer le suivi du tableau des permanences cadres
• Assurer la mise à jour de la composition des instances relevant de la Direction des Soins
• Assurer l’organisation des instances (CSIRMT, CLUD...) et réunions relevant de la Direction des Soins et en assurer les comptes-rendus
• En l’absence de sa collègue, assurer la continuité ou la réalisation des activités spécifiques suivantes :
• Assurer le secrétariat des procédures disciplinaires et conseils de discipline.
• Assurer le traitement des demandes de mandats syndicaux en lien avec l’attaché ou l’adjoint des cadres de la DRH
• Réaliser le tableau d’indemnisation des permanences cadres
  

Pré-requis

PROFIL RECHERCHÉ :

• Niveau baccalauréat souhaité
• Expérience en secrétariat souhaitée
  
  

Connaissances

• Connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement interne de l'établissement
• Connaissance des techniques d'accueil physique et téléphonique
  
  

Savoir Être

• Écoute et diplomatie
• Esprit d'initiative
• Savoir s'exprimer aisément vis-à-vis des divers interlocuteurs
• Efficacité
• Disponibilité
• Respect de la confidentialité
• Capacité d’accueil et de communication
  
  

Savoir Faire

• Sens de l'organisation
• Savoir rendre compte
• Bonne utilisation d'Internet et des sites nécessaires à l'activité, de la messagerie et du réseau local
• Respect des protocoles et procédures de travail ainsi que du classement des dossiers
• Connaissances opérationnelles dans les outils bureautiques: WORD, Excel (calculs de bases, fonction filtres, tableaux croisés dynamiques)
  
  

Spécificités Du Poste

• Poste à temps plein
• Le secrétariat est ouvert de 8 h 30 à 17 h
• Pose de congés entre les 2 agents avec présence obligatoire d'une secrétaire sur deux
• Organisation du temps de travail selon le protocole en vigueur au sein du Centre hospitalier Charles Perrens.