Secrétaire - gestionnaire de dossiers pour la Section D (H/F)

Conseil national de l'Ordre des architectes; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution professionnelle reconnue recherche un(e) assistant(e) administratif pour rejoindre son équipe dynamique à Paris. Vous serez chargé(e) de la gestion des dossiers des pharmaciens, en veillant à la conformité et à l'efficacité administrative. Cette position requiert un bon relationnel et une expertise dans la gestion documentaire, offrant de nombreuses opportunités de développement au sein d'un environnement stimulant.

Qualifications

• Titulaire d'un Bac + 2/3 avec expérience en gestion de dossiers.
• Capacités rédactionnelles et maîtrise des outils informatiques.
• Aisance relationnelle et rigueur dans le travail.

Responsabilités

• Gestion administrative et mise à jour du Tableau de l'Ordre des pharmaciens.
• Vérification de la conformité des dossiers et suivi des demandes.
• Accueil téléphonique des pharmaciens et gestion de leur correspondance.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Relationnel

Précision

Formation

Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat

Outils

Pack Office

Google Workspace

Description du poste

DescriptionL'organisation L'Ordre national des pharmaciens est l'institution qui regroupe tous les pharmaciens exerçant leur art en France Métropole ou dans les départements et collectivités d'Outre-mer. Il est chargé par la loi de remplir des missions fixées par le Code de la santé publique : assurer le respect des devoirs professionnels, assurer la défense de l'honneur et de l'indépendance de la profession, veiller à la compétence des pharmaciens, contribuer à promouvoir la santé publique et la qualité des soins, notamment la sécurité des actes professionnels. L'Ordre national des Pharmaciens regroupe près de 74.000 professionnels en exercice. Il comporte 7 sections regroupant les pharmaciens en fonction de leur activité (titulaires d'officine, pharmaciens fabricants ou exploitants, pharmaciens de la distribution en gros, pharmaciens adjoints d'officine, pharmaciens des D.O.M et collectivités d'Outre-Mer, pharmaciens biologistes et pharmaciens hospitaliers). Chacune de ces sections est administrée par un Conseil Central basé à Paris, composé de membres élus et de membres nommés. Le Conseil national de l'Ordre des pharmaciens est composé de membres élus et de membres nommés. Il est le défenseur de la légalité et de la moralité professionnelle. Il coordonne l'action des conseils centraux et joue un rôle d'arbitrage entre les différentes branches de la profession. Il est qualifié pour représenter, dans son domaine d'activité, la pharmacie auprès des autorités publiques et des organismes d'assistance. Il peut, devant toutes les juridictions, exercer tous les droits réservés à la partie civile relativement aux faits portant un préjudice direct ou indirect à l'intérêt collectif de la profession pharmaceutique. Sous l'autorité hiérarchique du Directeur général, des services communs de l'Ordre, composés de plusieurs Directions (Affaires publiques, européennes et internationales, Exercice professionnel, Affaires Juridiques, Communication, Technologies en santé, Finances, Informatique, RH.) travaillent pour tous les Conseils. La Section D rassemble les pharmaciens adjoints (en officines, en pharmacies mutualistes et autres exercices) représentant 29.000 inscrits. Le service de la Section D est composé d'une vingtaine de collaborateurs. Sous la responsabilité d'un Chef de service appuyé par des collaborateurs experts (pharmacien, responsable juridique), l'équipe se partage entre un pôle juridique et un pôle administratif. Le poste Sous l'autorité du Responsable de pôle, vous prenez en charge : - La gestion administrative et la mise à jour du Tableau de l'Ordre des pharmaciens de la section : vérification de la conformité des conditions d'enregistrement et des pièces constitutives des dossiers, saisie informatique, suivi des dossiers ; - La gestion de dossiers spécifiques nécessitant la vérification de pièces et/ou le suivi de l'instruction des dossiers (gestion des avis gaz médicaux, loi anti-cadeaux, développement professionnel continu) ; - La gestion des mails et courriers des pharmaciens et la rédaction de réponses à leurs sollicitations ; - L'accueil téléphonique et les réponses aux questions des pharmaciens relevant de la section. Votre profil Titulaire d'un Bac + 2/3, vous avez une expérience réussie sur des postes administratifs de gestion et traitement de dossiers (mutuelle, assurance, administrations, par exemple). Vous disposez de bonnes qualités rédactionnelles (aisance, orthographe), d'un très bon relationnel (nombreux contacts téléphoniques). Rigoureu.x.se, vous êtes organisé.e et méthodique pour traiter un fort volume de dossiers. Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques (Pack Office, Google Workspace, GED et logiciels internes). On vous apprécie pour vos qualités d'adaptation, votre sens du service et de l'équipe.

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• 2 An(s)
  
  

Savoirs et savoir-faire

• Gestion administrative du courrier
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
  
  

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de réactivité
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
  
  

Formations

• Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat
  
  

Source: France Travail (https://www.francetravail.fr/)