Secrétaire général(e) de l'IAS H/F

CNRS; Orsay; Sur place; EUR 45 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Le CNRS recherche un(e) Secrétaire général(e) pour l'Institut d'Astrophysique Spatiale à Orsay. Le rôle comprend le pilotage des activités administratives, la gestion budgétaire et des relations institutionnelles, en coordination avec divers départements. Un solide cadre juridique est crucial pour assumer les responsabilités de direction et de gestion dans un environnement académique dynamique.

Prestations

Accès à des infrastructures sportives et culturelles

Centre de loisirs pour les enfants du personnel

Qualifications

• Solide maîtrise de la réglementation juridique et financière.
• Compétence en management d'équipe.
• Bonne compréhension des environnements de recherche.

Responsabilités

• Piloter l'organisation des activités administratives et financières.
• Gérer le budget et le suivi des financements.
• Représenter la direction auprès des partenaires externes.

Connaissances

Rigueur

Management

Organisation

Communication

Formation

Diplôme supérieur en gestion ou domaine connexe

Description du poste

Secrétaire général(e) de l'IAS H/F

Date Limite Candidature : mercredi 1 octobre 2025 00:00:00 heure de Paris

Informations générales

Réservé aux agents CNRS (fonctionnaires et CDI) et aux fonctionnaires et CDI de droit public
Intitulé de l'offre : Secrétaire général(e) de l'IAS H/F
Référence : UMR8617-MOBINT-F58620
Lieu de travail : ORSAY
Institut : INSU - Institut national des sciences de l'univers
Date de publication : mardi 13 mai 2025
Session : Mobilité au fil de l’eau 2025
Groupe de Fonction : IRG2
BAP : J - Gestion et Pilotage
Emploi type : Responsable de l'administration et du pilotage

Missions

Le ou la secrétaire général(e) exerce, auprès du directeur, de ses deux adjoints et du directeur technique, une mission de pilotage, d'organisation, de management et de suivi opérationnel des activités administratives et financières (ressources humaines, finances) ainsi que des activités liées à l'infrastructure et à la logistique du laboratoire.

Activités

1. Pilotage stratégique
- Contribuer à la définition de la stratégie, des objectifs et de la politique de l'unité,
- Élaborer, mettre en œuvre et suivre le schéma directeur,
- Contribuer à la démarche qualité et veiller à sa mise en œuvre dans l'organisation des activités,
- Suivre les audits internes et externes et assurer la déclinaison des recommandations.

2. Management
- Encadrer, animer et coordonner le Service administratif, infrastructure et logistique (une dizaine d'agents environ),
- Organiser et contrôler l'application des règles et procédures administratives (RH, finances, patrimoine),
- Veiller à l'application et au respect des normes en matière d'hygiène et de sécurité.

3. Gestion budgétaire/financière
- Appliquer les procédures internes de gestion financière,
- Élaborer le budget et en assurer le suivi, la répartition, l'analyse et le contrôle d'exécution,
- Piloter la politique d'achats et coordonner les procédures de marchés publics (environ 15 par an).

4. Montage/suivi des financements
- Apporter un soutien aux chercheurs pour le montage et le suivi des dossiers de financements sur conventions (ANR, PIA, Horizon Europe, etc.),
- Négocier et établir les conventions et contrats avec les financeurs et partenaires (CNES, ERC, etc.),
- Assurer une veille active sur les opportunités de financement et les évolutions règlementaires.

5. Gestion des infrastructures/logistique
- Suivre les marchés/projets liés aux infrastructures du laboratoire,
- Cette activité est déjà indiquée ci-dessus « Encadrer, animer et coordonner le Service administratif, infrastructure et logistique (une dizaine d'agents environ) »,
- Interagir avec les tutelles pour la réalisation de travaux ou la mise à jour des infrastructures.

6. Représentation/relations institutionnelles
- Représenter la direction auprès des partenaires internes, externes et des tutelles,
- Participer à la politique de communication interne et externe.

Compétences

Connaissances générales :
- Solide maîtrise de la réglementation juridique, administrative et financière applicable aux établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche et à leurs tutelles,
- Connaissance des principes fondamentaux du droit public, ainsi que des règles de gestion des ressources humaines dans la fonction publique,
- Bonne compréhension de l'organisation et du fonctionnement des établissements de recherche, y compris des circuits décisionnels et des dispositifs de financement aux niveaux régional, national, européen et international,
- Connaissance du statut des structures et des personnels des EPES et des organismes de recherche,
- Maîtrise des réglementations comptable et fiscale applicables au secteur public,
- Connaissance des règles d'hygiène et de sécurité applicables dans les environnements de recherche,
- Compétence en anglais professionnel (niveau B2 - CECRL).

Compétences opérationnelles :
- Capacité à appliquer et faire respecter les procédures et réglementations dans les domaines administratifs, financiers et logistiques,
- Maîtrise des techniques de management : savoir diriger, déléguer, coordonner et animer une équipe,
- Aptitude à transmettre ses savoirs avec pédagogie,
- Compétence dans l'animation de réunions et la conduite de projets collectifs,
- Capacité à travailler en contexte contraint, à gérer des pics d'activité et des situations d'urgence avec efficacité.

Savoir-être :
- Excellentes qualités relationnelles, sens du contact et de l'écoute,
- Rigueur, sens de l'organisation et de la fiabilité,
- Diplomatie, capacité à gérer des situations complexes ou sensibles avec discernement.

Contexte de travail

L'Institut d'Astrophysique Spatiale (IAS), situé à Orsay, est une unité mixte du CNRS et de l'Université Paris Saclay, qui compte environ 130 agents. Dans le cadre de missions spatiales (CNES, ESA, NASA, JAXA) en astrophysique, les équipes scientifiques et techniques de l'IAS conçoivent les instruments spatiaux et exploitent leurs données. Le laboratoire pilote la réalisation de ces instruments, les teste et en caractérise le fonctionnement à la station d'étalonnage, noeud de l'IR nationale distribuée PARADISE dont le laboratoire est membre. Il dispose pour cela de moyens techniques lourds. Son budget est d'environ 5 M€ annuel.

La personne recrutée est placée sous la responsabilité hiérarchique du Directeur d'Unité. Elle est en relation avec tous les personnels du laboratoire. Elle travaille en étroite collaboration avec les différents services de la Délégation Régionale de Gif sur Yvette ainsi que ceux de l'Université Paris-Saclay (financiers, ressources humaines, partenariat et valorisation, centraux). De la même façon, elle est en contact avec l'institut de rattachement de l'unité INSU.
Concernant les infrastructures, l'IAS est réparti sur 5 bâtiments (2-CNRS et 3-Universitaires) comportant des locaux techniques spécialisés (salles blanches, station d'étalonnage), et des moyens expérimentaux spécifiques (simulateurs d'environnement spatial, instruments de métrologie, matériel d'intégration et de test).

Le poste est localisé dans les locaux de l'IAS sur le campus universitaire de l'Université Paris-Saclay - Vallée à Orsay dans un environnement verdoyant. Il est situé à 5-10 min à pied du RER Orsay Ville. Il bénéficie des infrastructures de l'université Paris-Saclay pour les activités sportives et culturelles ainsi que d'un centre de loisirs pour les enfants du personnel.