Secrétaire général de l'Institut QICS F / H (réf. QICS)

Sorbonne Université; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université de recherche à Paris recherche un.e Secrétaire général.e pour le Quantum Information Center. En charge de la gestion administrative et du suivi des projets, le ou la candidate idéal.e devra avoir de bonnes compétences en gestion de projets, ainsi qu'une forte capacité de communication. Une connaissance de l’information quantique serait un atout. CDD de 3 ans.

Qualifications

• Intérêt pour l’information quantique est un plus.
• Connaissance des réglementations des établissements publics.
• Expérience dans la recherche est un plus.

Responsabilités

• Assurer le pilotage et le suivi des activités de l’Institut.
• Représenter l’Institut auprès de ses partenaires.
• Concevoir la politique de communication interne et externe.

Connaissances

Interaction avec divers interlocuteurs

Conseil et aide à la décision

Gestion de projets

Rédaction de rapports

Communication efficace

Formation

Connaissance de l'enseignement supérieur

Maîtrise de l'anglais (B2 minimum)

Outils

SIFAC

SAP

Description du poste

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4 000 doctorantes et doctorants et 12 300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3 300 enseignants, enseignants-chercheurs, chercheurs, ainsi que près de 4 000 personnels de bibliothèque, administratif, technique, social et de santé (BIATSS) et 2 000 partenaires ITA. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle possède une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés : Lettres, Santé, Sciences et Ingénierie. Elle est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions. www.sorbonne-universite.fr

Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires.

Présentation de l’Institut : L'Alliance Sorbonne Université (ASU) a fondé en 2020 le Quantum Information Center Sorbonne (QICS) pour renforcer les interactions entre les acteurs de la recherche en information quantique — calcul et communications quantiques — en informatique, physique expérimentale ou théorique, et explorer son impact dans d’autres disciplines, tout en étudiant ses implications sociétales. Le QICS vise également à accroître l’offre d’enseignement dans ce domaine, du niveau licence au doctorat, et à diffuser la connaissance de l’information quantique à l’extérieur de l’Université, notamment auprès des lycéens et dans la formation professionnelle.

Environnement du poste : Le QICS collabore avec les équipes de recherche en information quantique dans différents laboratoires de l’ASU, ainsi qu’avec d’autres instituts de l’ASU et ses partenaires internationaux. Il travaille également étroitement avec le Paris Center for Quantum Computing (PCQT), qui coordonne les actions en information quantique des universités parisiennes.

Localisation : Campus Pierre et Marie Curie, 4 Place Jussieu, 75005 Paris

Description du poste :

Fonction : Secrétaire général.e du QICS

Catégorie : A

Corps : IGE

BAP : J

Emploi-type : Chargé.e de gestion administrative et d’aide au pilotage opérationnel

CDD de 3 ans.

Missions et activités principales :

En étroite interaction avec la direction du QICS, la / le secrétaire général.e a pour mission d’assurer le pilotage, le suivi des activités et l’établissement des bilans d’activité de l’Institut. La gestion administrative et financière de l’Institut est assurée par la cellule de soutien aux structures de l’ASU, à laquelle sera rattachée la / le secrétaire général.e du QICS.

• Assister la direction de l’Institut dans ses responsabilités scientifiques, administratives, d’animation et de valorisation
• Centraliser et tenir à disposition de la direction une information complète et fiable pour faciliter la prise de décision et le pilotage de l’Institut
• Représenter l’Institut auprès de ses partenaires
• Participer au développement de nouveaux partenariats en interne et en externe à l’ASU et faire vivre les partenariats existants
• Piloter et assurer la bonne mise en œuvre du plan d’action et des projets de l’Institut
• Organiser, piloter et suivre les actions d’animation scientifique et de valorisation (écoles d’été, journées thématiques, appels à projets internes, fêtes de la science, etc.)
• Assister la direction dans la conception et la mise en œuvre des actions de formation innovantes en coordination notamment avec les UFR
• Organiser et coordonner le reporting de l’activité de l’Institut (données, indicateurs, bilans annuels)
• Proposer et conduire une politique de communication interne et externe, en lien avec la direction de la communication de Sorbonne Université
• Concevoir ou mettre en œuvre des outils de communication (site web, réseaux sociaux, chaînes YouTube, newsletter)
• Contribuer à l’établissement du budget annuel de l’Institut et en suivre l’exécution
• Assurer la gestion administrative et financière de l’Institut
• Organiser et suivre les réunions de gouvernance (calendrier, convocations, ordres du jour, comptes rendus)
• Rechercher activement des financements et suivre les appels à projets
• Participer au montage et au suivi des demandes de financement
• Gérer la logistique des activités de l’Institut

Encadrement : NON

Conduite de projet : OUI

Profil recherché :

Connaissances transversales :

• Intérêt pour l’information quantique, connaissance des acteurs, institutionnels et industriels, serait un plus
• Bonne connaissance de l’enseignement supérieur, de la recherche et du secteur socio-économique liés à l’Institut
• Expérience dans la recherche ou connaissance des dispositifs de financement serait un plus
• Connaissance des réglementations des établissements publics (ex. marchés publics)
• Connaissances budgétaires
• Maîtrise de SIFAC ou SAP appréciée
• Maîtrise de l’anglais (niveau B2 minimum, C1 recommandé)

Savoir-faire :

• Capacité à interagir avec divers interlocuteurs au sein de l’ASU et dans le domaine de l’information quantique
• Conseil et aide à la décision
• Représentation du QICS
• Gestion de projets : organisation, suivi, indicateurs, analyse des risques, retours d’expérience
• Exploitation de données, analyse et restitution
• Mobilisation des moyens humains
• Animation de réunions et conduite de collectif
• Rédaction de rapports et documents synthétiques
• Veille sur les sujets liés à l’Institut et à ses missions
• Communication efficace à l’oral et à l’écrit
• Utilisation d’outils bureautiques et de gestion
• Diffusion d’informations via site web, newsletter, réseaux sociaux

Savoir-être :

• Capacité de conceptualisation, de prospective et de planification
• Sens du service, esprit d’équipe, organisation, respect des délais
• Adaptabilité, autonomie, initiative, rigueur, réactivité
• Sens relationnel, discrétion, diplomatie
• Curiosité intellectuelle, créativité