secrétaire (F/H)/Institut de formation HCL

HOSPICES CIVILS DE LYON; Lyon; Hybride; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un hôpital régional à Lyon cherche un secrétaire pour gérer les tâches administratives au sein de son pôle de secrétariat. Le candidat doit avoir un BTS en Gestion Administrative et être à l'aise avec les outils informatiques tels que Word, Excel, et Outlook. Le poste est à temps plein avec possibilité de télétravail après intégration.

Qualifications

• Maîtrise informatique Word, Excel, PowerPoint.
• Maîtrise du logiciel Outlook.
• Niveau de maîtrise informatique: confirmé.

Responsabilités

• Participation à la gestion administrative de l’IFSI.
• Gestion des dossiers de prise en charge financière de la formation.
• Mise en œuvre de la démarche qualité.
• Gestion des modalités d’admission en IFSI.

Connaissances

Organisation et anticipation

Collaboration, sens de l’équipe

Adaptation

Intérêt pour la pédagogie

Formation

BTS Gestion Administrative

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

WIN

Description du poste

Sous la responsabilité du directeur et des Cadres Supérieurs de Santé et dans le cadre d’une collaboration au sein du pôle de secrétariat et de l’équipe pédagogique, la / le secrétaire participe à la gestion administrative, financière et pédagogique des instituts de formation en soins infirmiers ainsi qu’à l’accueil et à l’information des étudiants.

Missions et activités:

• Participation à la gestion administrative de l’IFSI, en collaboration avec l’équipe de secrétaires

• Gestion des dossiers de prise en charge financière de la formation infirmière sous la responsabilité du directeur en lien avec la responsable de la Régie

• Participation à la mise en œuvre du dispositif de formation: évaluation, gestion stage, certification, suivi du présentéisme des étudiants

• Participation à la mise en œuvre de la démarche qualité, gestion des risques au travers de la saisie et du suivi d’indicateurs

o Participation à l’organisation des instances de la gouvernance de l’IFSI en lien avec le directeur et la secrétaire de direction

o Gestion des modalités d’admission en IFSI en lien avec le directeur et le cadre supérieur

o Participation aux réunions institutionnelles à la demande de la direction

• Participation au roulement des permanences téléphoniques et physiques des secrétariats d’accueil

Capacités requises

• Organisation et anticipation,

• Discernement,

• Collaboration, sens de l’équipe,

• Adaptation,

• Intérêt pour la pédagogie,

• Maitrise de l’orthographique et de la syntaxe.

Qualités requises

• Relationnelles,

• Fiabilité,

• Rigueur,

• Discrétion.

Pré-requis

• Maîtrise informatique Word, Excel, PowerPoint,

• Maitrise du logiciel Outlook,

• Niveau de maitrise informatique: confirmé,

• Connaissance du logiciel WIN souhaitée.

Diplôme et/ou qualifications requises

• BTS Gestion Administrative.

Conditions de travail

• Poste en catégorie C ou B

• Temps plein,

• Permanence téléphonique à assurer à tour de rôle au sein de l’équipe du secrétariat,

• Repos fixes avec une variabilité ponctuelle en fonction d’évènements institutionnels particuliers (concours, forums…),

• Possibilité de télétravail après une période minimale d’intégration,

• Congés et RTT priorisés sur les congés scolaires des étudiants et accordés selon les nécessités de service.

• Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement.

• •Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité de mise en stage rapide afin d’accéder au statut de la fonction publique.