Secrétaire - F/H

Forum réfugiés; Lyon; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une organisation d'accueil à Lyon recherche un agent d'accueil en CDD de 2 mois renouvelable. Les missions incluent l'enregistrement des courriers, l'interface avec le public et la gestion administrative. Le candidat idéal a un baccalauréat, un bon relationnel, et une maîtrise des outils bureautiques comme Excel. Un intérêt pour le secteur social est également recherché.

Prestations

Salaire brut mensuel à partir de 1 802 €

Prime fixe additionnelle

Mutuelle prise en charge à 60%

Transports en commun pris en charge à 50%

23 jours de RTT

Qualifications

• Intérêt pour le secteur social.
• Esprit d’équipe et diplomatie.
• Connaissance des langues étrangères appréciée.

Responsabilités

• Enregistrer tous les courriers reçus.
• Agir comme interface avec le public et les partenaires.
• Mettre à jour le tableau de suivi budgétaire.
• Gérer le standard téléphonique et la boîte mail générique.

Connaissances

Bon relationnel

Maitrise des outils de bureautique

Rigueur

Adaptation aux changements

Capacité à gérer le stress

Formation

Baccalauréat minimum

Outils

Excel

Description du poste

Type de contrat : CDD - 2 mois (renouvelable)

Lieu : SPADA - Lyon

Rémunération Et Avantages

• Salaire brut mensuel à partir de 1 802 € - Prime fixe liée à l'indemnité de la conférence des métiers (actuellement 238 euros bruts mensuels pour un temps complet)
• Reprise d’ancienneté antérieure, à hauteur de 75%
• Prime semestrielle
• Mutuelle prise en charge à 60%
• Abonnements de transport en commun pris en charge à 50%
• CSE (Carte restaurants, bons cadeaux, etc.)
• Accord sur le temps de travail : 23 jours de RTT pour les salariés à temps plein
• Chartes “Télétravail” et “Droit à la déconnexion”
• Parcours d’intégration personnalisé
  
  

Missions

Acteur du programme de premier accueil de la SPADA de Lyon, vous travaillerez en collaboration avec une équipe pluridisciplinaire et vos missions comprendront notamment :

A Destination Du Public Accueilli

• De l’enregistrement de l’ensemble des courriers réceptionnés au sein du SPADA de Lyon. Cet enregistrement via le logiciel de base données actuellement utilisé devra permettre la distribution mais aussi le suivi de l’ensemble des correspondances reçues au sein et en dehors du SPADA de Lyon ;
• Interface entre le public accueilli et les organisations/institutions partenaires, vous apportez aux différents interlocuteurs des éléments de réponse concernant notre fonctionnement et/ou des situations particulières ;
• Vous accompagnez la personne nouvellement BPI dans le cadre des 1ères orientations à réaliser en vue de futures démarches d’insertion. Il s’agit d’un temps de travail pendant lequel vous serez en lien direct avec le public accueilli ;
• Vous agissez en soutien de l’équipe notamment lors de la distribution du courrier.
  
  

Dans le cadre de la tenue du secrétariat :

• Tenue et mise à jour du tableau de suivi du budget lié aux dépenses interprétariat et fournitures ;
• Par voie de conséquence, vous assurez la gestion des stocks (fournitures administratives, commande de petits matériels) en lien avec les différents fournisseurs et dans le respect de la procédure comptable en place ;
• Tenue du planning de RDV lié à l’utilisation de l’interprétariat
• Prise de notes rapides, frappe et diffusion des documents, PV des réunions,
• Gestion du standard téléphonique ainsi que de la boite mail générique ;
• Mise à jour des documents (notes de service, notes d’information, formulaires types, charte graphique…) ;
  
  

Lien avec les partenaires concernant le fonctionnement de la structure (entreprise de nettoyage, machine à affranchir, copieurs …).

Profil Recherché

• Baccalauréat minimum
• Intérêt pour le secteur social
• Bon relationnel, diplomate et esprit d’équipe
• Maitrise des outils de bureautique notamment Excel et d’un système de base de données
• Rigueur et sens de l’organisation
• Adaptation aux changements, réactivité
• Capacité à gérer le stress et un rythme soutenu
• Connaissance langues étrangères appréciée