Secrétaire du médecin-chef du service d’immunologie et d’allergologie - 100%

Hôpitaux universitaires de Genève (HUG); Rue; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Les Hôpitaux universitaires de Genève recherchent un(e) assistant(e) pour soutenir le médecin-chef dans le service d’immunologie et d’allergologie. Ce rôle implique la gestion administrative, l'organisation des agendas, et la communication avec les parties prenantes internes et externes. Le candidat idéal doit avoir une solide expérience et des compétences organisationnelles, en plus d'une maîtrise des outils informatiques nécessaires à la fonction.

Qualifications

• Au moins 5 ans d'expérience dans un poste similaire.
• Maîtrise de l'anglais et de l'allemand (niveau B2).
• Excellentes qualités relationnelles et sens de l'organisation.

Responsabilités

• Assister le médecin-chef dans les missions académiques et la gestion administrative.
• Recueillir des informations pour la constitution de dossiers et organiser des réunions.
• Gérer la logistique, les réclamations d’assurances et le suivi des dossiers de facturation.

Connaissances

Gestion de l'agenda

Communication

Proactivité

Confidentialité

Formation

CFC d'employé(e) de commerce

Formation administrative supérieure

Outils

Word

Excel

PowerPoint

DPA

DPI

Greco

Vision RH

Description du poste

Description de l'entreprise

• Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 180 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour découvrir les moments forts et chiffres clés de l’année 2024 en cliquant
• Rattaché au service d’immunologie et d’allergologie, le poste consiste à assister le médecin-chef du service dans la gestion administrative et les missions académiques.
• Vous gérez et organisez l’agenda, réceptionnez les appels téléphoniques, et assurez l’interface avec le médecin-chef ainsi qu’avec les interlocuteurs internes et externes.
• Vous recueillez les informations nécessaires pour la constitution de dossiers, rédigez et mettez en page divers documents, organisez des réunions, gérez l’agenda des consultations, et contribuez à la planification et à la saisie des plannings dans l'outil VRH.
• Vous gérez également la logistique, les réclamations d’assurances, le suivi des dossiers de facturation, et maintenez à jour les sites intranet du service.
• Vous serez amené(e) à effectuer toute tâche déléguée par votre hiérarchie.

Qualifications

• Vous détenez un CFC d'employée ou d’employé de commerce ou un titre équivalent, ainsi qu’une formation administrative supérieure (brevet fédéral d’assistante ou d’assistant de direction).
• Vous avez au moins 5 ans d’expérience dans un poste similaire, idéalement dans le milieu médical ou de la santé publique.
• Vous maîtrisez parfaitement les outils informatiques (niveau ECDL, avancé pour Word, Excel, PowerPoint) et les logiciels spécifiques aux HUG (DPA, DPI, Greco, Vision RH).
• Vous maîtrisez parfaitement le français à l’oral et à l’écrit, et avez des compétences en anglais et allemand (niveau B2).
• Vous possédez d’excellentes qualités relationnelles, êtes intègre, fiable, diplomate, dynamique, rigoureux(se), organisé(e), capable de gérer les priorités et de prendre des initiatives.
• Vous êtes disposé(e) à travailler de manière proactive, autonome, et discrète, en respectant la confidentialité.
• Classe de fonction : 13 (12 si non détentrice ou détenteur des certificats ECDL).

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre de motivation, un CV, les copies des diplômes et attestations requis, ainsi que les deux derniers certificats de travail.

Les HUG encouragent les candidatures provenant de l’Office cantonal de l’emploi, dans le cadre de leur engagement contre le chômage.