Secrétaire du Maire et de la DG

cdg69; Auvergne-Rhône-Alpes; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité locale recherche un adjoint administratif pour gérer le secrétariat du Maire et soutenir la direction générale. Le poste nécessite une autonomie encadrée et implique diverses responsabilités, notamment la gestion des agendas, du courrier et l'organisation d'événements. Ce rôle joue un rôle clé dans le bon fonctionnement des services administratifs de la commune.

Qualifications

• Expérience confirmée souhaitée.
• Maîtrise de l'orthographe et du service public.
• Capacité à réagir aux situations d'urgence.

Responsabilités

• Gestion de l’agenda du Maire et préparation des dossiers.
• Gestion du courrier et des communications.
• Organisation des cérémonies et événements pour la ville.

Connaissances

Connaissance des droits et obligations des fonctionnaires

Techniques de secrétariat

Gestion des situations de stress

Qualités rédactionnelles

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif

Ouvert aux contractuels : Oui
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limite de la durée d'absence de l'agent remplacé.

Temps de travail : Temps complet

Télétravail : Non

Management : Non

Expérience souhaitée : Confirmé

Rémunération : Rémunération statutaire sur le grade d'adjoint administratif

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, et en autonomie encadrée, l’assistante assure l’organisation de l’agenda du Maire et prépare les dossiers journaliers de rendez-vous. Elle assure également le secrétariat de la direction générale des services dans le traitement du courrier et la gestion des agendas.

Missions / conditions d'exercice

• SECRÉTARIAT DU MAIRE et de la DIRECTION GÉNÉRALE
• Gestion de l’agenda
• Gestion du courrier, courriels et appels téléphoniques réservés
• Aide à la préparation des dossiers journaliers de rendez-vous
• Gestion, envoi, supervision des invitations
• Gestion et suivi des doléances
• Archivage
• SERVICE COURRIER
• Gestion du courrier entrant de la collectivité (postal et dématérialisé) :
• enregistrement en GED, affectation dans les services, suivi de traitement
• enregistrement des dossiers d’urbanisme dans logiciel dédié (cart@ds); édition et envoi de récépissé; affichage
• Prise des notes, Rédaction et envoi du courrier de la DG
• Classement et archivage
• Gestion et actualisation de bases d'informations, et fichiers adresses
• Rédaction de documents administratifs, comptes rendus et procès-verbaux de réunion
• CONSEIL MUNICIPAL
• Envoi des convocations, en lien avec la DG et le chef du service Juridique et Foncier
• Edition des dossiers de séance à la demande des élus
• Rédaction et envoi des courriers pour diffusion des délibérations / suivi d’exécution (signature des conventions, actes…)
• GESTION DES CÉRÉMONIES PATRIOTIQUES ET RECEPTIONS DIVERSES
• Gestion du budget « cérémonies » et cabinet du Maire (mariage & anniversaires de mariage, baptêmes républicains, décès…)
• Invitation et organisation des événements :
• Rdv et réceptions du maire
• Cérémonies patriotiques et officielles
• Gestion de la réserve « convivialité »
• Participation à l’organisation des vœux à la population

Profils recherchés

COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES REQUISES – SAVOIRS-FAIRE

• Connaissance des droits et obligations des fonctionnaires
• Notions sur les missions de service public, et sur l’organisation et le fonctionnement des collectivités locales
• Bonnes connaissances de l’organisation de la collectivité, de ses compétences, de son territoire et de son patrimoine
• Pratique des techniques de secrétariat et classement de documents
• Techniques d’accueil (prise des messages, recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques)
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Reagir avec pertinence aux situations d'urgence
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations

COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES REQUISES – SAVOIRS-ETRE

• Qualités relationnelles (relations directes et permanentes avec la population et les élus)
• Qualités rédactionnelles (bonne maîtrise de l’orthographe)
• Avoir le sens de l’organisation et du service public (déontologie et discrétion)
• Aptitude au travail en équipe
• Savoir veiller à la qualité des services et des processus administratifs
• Rigueur et discrétion
• Capacité d’écoute (pratique de l’écoute active)
• Capacité à organiser son travail, à gérer les priorités et les imprévus
• Savoir établir une relation de confiance avec le Cadre