Secrétaire du Chef de département de Pathologie - H/F

CHU de Reims; Reims; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Le CHU de Reims recherche un(e) secrétaire médical(e) pour le service du Pr BOULAGNON-ROMBI. Le poste implique la gestion des agendas, l'accueil téléphonique et la préparation des plannings médicaux. Le candidat idéal doit avoir une formation en secrétariat médical et des compétences informatiques, avec une expérience préalable dans le domaine.

Qualifications

• Expérience professionnelle indispensable dans le secrétariat médical.
• Compétences en informatique attendues.

Responsabilités

• Gestion de l'agenda et des mails du Pr BOULAGNON-ROMBI.
• Accueil téléphonique et organisation des réunions.

Connaissances

Connaissance du vocabulaire médical

Maîtrise des outils informatiques

Rigueur

Formation

Formation de niveau BAC ou BAC + 2

Formation approfondie en secrétariat médical

Description du poste

Description

Secrétariat du Professeur BOULAGNON-ROMBI
Secteur d’activité : Laboratoire de Pathologie

MISSIONS

Au sein du service :
-Gestion de l'agenda du Pr BOULAGNON-ROMBI
-Gestion de la boite mail du Pr BOULAGNON-ROMBI : filtrage, priorisation, gestion, réorientation éventuelle - une soixantaine de mails par jour
-Accueil téléphonique avec création d'une ligne dédiée
-Répondre aux différentes demandes du Pr BOULAGNON-ROMBI ou des médecins du service (d'un point de vue administratif)
-Préparation des plannings médicaux en fonction des congés de chacun et autres spécificités avant de les soumettre à validation
-Gestion de l'EGTT des médecins du service
-Mise en forme des comptes rendus des réunions médicales (1/semaine le mardi de 10h15 à 11h15)
-Organisation des réunions en présentiel ou distanciel
-Accueil des nouveaux internes / externes - Présentation du service et mode de fonctionnement - Élaboration de procédures si besoin
-Prise en charge des demandes "d'expertise" de lames du Pr BOULAGNON-ROMBI et suivi de celles-ci
-Aide à la frappe du service, quand possible, sur les comptes rendus de courte durée

Versant universitaire :
-Gestion des mails de la Faculté qui arrivent également sur ZIMBRA
-Gestion du planning des cours (programmation, report, annulation, ...) en lien avec le Pr BOULAGNON-ROMBI et la Faculté de Médecine
-Organisation de réunions, de séminaires ou autres si besoin
-Aide à la gestion des déplacements du Pr BOULAGNON-ROMBI en lien avec la DAM
-Aide à la préparation des cours si besoin
-Élaboration des plannings de cours pour les Internes du service avant de les soumettre à validation

Caractéristique du poste
Travail du lundi au vendredi
Horaires: 9h – 17h ou 8h30 – 16h30 selon l'organisation et les besoins du service.

Profil recherché

Formation et Niveau de compétence

• Formation de niveau BAC ou BAC + 2 (type Bac Sciences et Technologies de la Santé et du Social)


• Formation approfondie en secrétariat médical


• Compétences en informatique attendues


• Expérience professionnelle indispensable dans le secrétariat médical

Savoir-Faire:

-Connaissance du vocabulaire médical spécifique au secteur (temps de formation) ;
-Maîtrise des outils informatiques et logiciels métier (temps de formation) ;
-Connaissance de la réglementation concernant la gestion du dossier patient ;
-Connaissance des règles d’identitovigilance ;
-Respect du secret professionnel, sens de la communication, discrétion ;
-Connaissance des Droits des Usagers.

Savoir-être
-Sens de l’organisation, méthode et rigueur, réactivité, disponibilité et esprit d’initiative dans la limite des compétences ;
-Capacité d’écoute, patience, disponibilité ;
-Dynamisme, capacité d’adaptation et de collaboration avec les autres secrétariats du secteur ;
-Savoir rendre compte au supérieur hiérarchique des difficultés rencontrées ;
-Savoir accepter les remarques et faire preuve d’un esprit critique constructif.