Secrétaire du cabinet de la Présidence (H/F)

Université Claude Bernard Lyon 1; Villeurbanne; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université pluridisciplinaire recherche un secrétaire pour soutenir le Président dans ses fonctions. Ce poste dynamique implique la gestion de l'agenda, l'organisation de déplacements et la coordination avec les vice-présidents. Le candidat idéal doit faire preuve d'adaptabilité, de rigueur et de bonnes capacités relationnelles. En rejoignant cette institution, vous bénéficierez d'un environnement de travail stimulant, de jours de télétravail, et d'une rémunération compétitive. Si vous êtes passionné par le service public et l'enseignement supérieur, cette opportunité est faite pour vous.

Prestations

48.5 jours de congés annuels

Aménagement du temps de travail

Télétravail possible

Remboursement des frais de transport

Accès à des prestations d'action sociale

Tarifs préférentiels loisirs

Développement professionnel

Restauration sur le campus

Qualifications

• Faire preuve d'adaptabilité dans sa communication.
• Maîtrise des outils bureautiques et techniques de secrétariat.
• Bonnes capacités rédactionnelles et orthographe irréprochable.

Responsabilités

• Mettre en œuvre l’agenda du Président et organiser les déplacements.
• Établir les OM et gérer le budget de la présidence.
• Traiter le courrier postal et coordonner les recours étudiants.

Connaissances

Adaptabilité en communication

Maîtrise des outils bureautiques

Techniques de secrétariat

Capacités rédactionnelles

Sens de l'organisation

Curiosité intellectuelle

Formation

Diplôme en secrétariat ou administration

Outils

Pack Office

Messagerie

Agenda

Description du poste

À propos de nous

L'Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire. Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 000 étudiants/étudiantes et emploie 4 900 personnels.

L'Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d'excellence et une recherche de pointe. En tant qu'employeur responsable, l'Université Lyon 1 s'engage à favoriser la qualité de vie au travail, l'inclusion professionnelle et l'innovation individuelle et collective.

Mission

Le Président de l'Université est assisté par un Directeur de Cabinet, des vice-présidents, des chargés de mission, et par le directeur général des services, qui forment l'équipe de gouvernance. Le Cabinet est composé d'une directrice de cabinet, du Chef de Cabinet, et de 3 secrétaires.

Le/la secrétaire du Cabinet de la présidence est hiérarchiquement et fonctionnellement rattaché(e) au Chef de Cabinet. Il/Elle est aussi un appui administratif pour le Directeur de Cabinet et peut être amené(e) à travailler directement avec le Président. Il/Elle assure des fonctions polyvalentes de secrétariat technique et logistique. Il/Elle met tout en œuvre pour assurer le bon déroulement quotidien de l'agenda du Président. Ses activités sont articulées à celles des secrétariats du DGS et des Vice-Présidents. Il/Elle est l'interlocuteur privilégié avec les vice-présidences centrales de l'université. Loyal(e) et discrèt(e), il/elle contribue activement à la cohésion et la continuité de service du Cabinet de la Présidence dans un esprit de travail collectif.

Activités Principales De L'agent

• Mettre en œuvre l’agenda du Président, contrôler et suivre les échéances, mettre en oeuvre le calendrier des conférences budgétaires
• Organiser les déplacements professionnels et les réunions, manifestations du Président, soutien technique et logistique
• Etablir les OM, bons de commande et liquidation des frais de déplacements du Président, Directeur de cabinet et des VP Centraux en représentation pour le Président
• Organiser la représentation du Président dans ses mandats extérieurs et aux conseils des structures internes / gérer les renouvellements de mandats
• Suivre le budget de la présidence (relevé dépenses carte achat, véhicule…)
• Répondre aux demandes d'information endogènes et exogènes relevant de son périmètre
• Traiter le courrier postal
• Contrôler les parapheurs mis à la signature du Président, en assurer la bonne circulation
• Coordonner le dispatching des recours étudiants reçus à la présidence, suivre les recours/demandes portées par les politiques et les réponses adressées par les composantes et la DAJI
• Actualiser le carnet de contacts du Président
• Appui administratif ponctuel pour les Vice-Présidents centraux
  
  

Conditions Particulières D'exercice

Les activité listées sont susceptibles d'être modifiées / enrichies en fonction de l'évolution du service et des problématiques qui lui sont rattachées.

Activités contraintes par un haut niveau de confidentialité, et une disponibilité importante

Profil

Compétences Attendues

• Faire preuve d'adaptabilité dans sa communication en ajustant son discours en fonction du niveau et des attentes de ses interlocuteurs
• Maîtrise des outils bureautiques (packOffice, messagerie, agenda, internet... )
• Maîtrise des outils de l'établissement
• Maîtrise des techniques de secrétariat, gestion administrative, accueil, classement
• Bonnes capacités rédactionnelles et orthographe irréprochable
• Sens de l’organisation, de l’anticipation, implication en étant proactive
• Savoir rendre compte
• Curiosité intellectuelle
• Savoir prioriser ses tâches selon un calendrier défini
• Connaitre les différentes délégations de signature et leur périmètre
  
  

Connaissances

• Connaissance de l'organisation et du mode de fonctionnement de l'enseignement supérieur
• Connaissance des procédures internes et savoir les appliquer
• Connaissance des droits et obligations des agents publics Parfaite connaissance de l'organisation de l'établissement
  
  

Savoir Être

• Sens aigu de la diplomatie et de la confidentialité / discrétion
• Excellentes qualités relationnelles, disponibilité et sens du service et de l'accueil
• Rigueur / Fiabilité / Autonomie / Réactivité / capacités d’adaptation
• Sens relationnel / esprit collectif / polyvalence
  
  

Poste à pouvoir dès le 15/05/2025

Le poste est ouvert aux contractuels et aux titulaires de catégorie C

Rémunération mensuelle brute: 2051€

En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de :

• 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions,
• la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois, ...
• l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua
• l'accès aux activités artistiques et sportives de l’université, tarifs préférentiels loisirs,
• possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel)
• restauration sur le campus avec une participation financière de l’université
  
  

Référence de l'offre : rr701bt9w6