Secrétaire de Laboratoire (Bouvier) F/H

Établissement français du sang; Gluiras; On-site; EUR 21,000 - 32,000; Full time

Job summary

Établissement Français du Sang recherche un(e) secrétaire médical(e) pour intégrer le laboratoire et assurer le secrétariat du département. Vous gérerez la saisie et le suivi des courriers, les dossiers du personnel et l’archivage selon les procédures en vigueur.

Vous aurez en charge l’accueil des visiteurs et la réception des appels, avec une organisation rigoureuse et le sens de l’équipe. Diplôme requis et première expérience en secrétariat médical souhaités.

Qualifications

• Titulaire d'un BAC Secrétariat ou d'un diplôme de Secrétaire Médicale et une 1ère expérience en secrétariat médical.
• Bon relationnel et aisance à communiquer avec les équipes et les visiteurs.
• Bonne maîtrise des outils informatiques et des procédures administratives.

Responsibilities

• Création, gestion et suivi de fichiers Excel
• Saisie, mise en forme et gestion des courriers et rapports
• Organisation des réunions de service et préparation des dossiers
• Archivage et classement des documents selon les procédures en vigueur
• Suivi des dossiers du personnel et coordination des formations
• Gestion de l'accueil physique des visiteurs et réception des appels téléphoniques
• Saisie dans l'outil OPTIMA et gestion des tickets restaurant

Skills

Sens du relationnel

Organisation

Rigueur

Autonomie

Travail en équipe

Education

BAC Secrétariat

Diplôme de Secrétaire Médicale

Tools

Excel

OPTIMA

Job description

L'EFS est un acteur vital pour le système de santé français, aussi vital que le sang l'est pour l'organisme.

Acteur public, placé sous la tutelle du Ministère des solidarités et de la santé, il est garant de l'autosuffisance du pays en produits sanguins labiles.

Mais pas seulement ! Avec 10 000 professionnels répartis dans toute la métropole et les territoires d'Outre-mer, l'EFS est mobilisé à toutes les étapes de la chaîne de soin au service des patients et pleinement engagé dans la médecine de demain : de la recherche fondamentale et clinique aux diagnostics en passant par la formation jusqu'au soin des patients transfusés ou greffés.

Intégrer l'Établissement Français du Sang c'est participer utilement à une mission de santé publique, mais aussi et surtout, pouvoir accompagner les professionnels de santé dans un cadre de travail dynamique avec de nombreux métiers très différents, tous plus riches les uns que les autres, et implantés partout en France.

Au sein du département et sous la responsabilité du Cadre médico-technique, vous serez amené(e) à effectuer des missions de secrétariat spécifique au laboratoire :

• Création, gestion et suivi de fichiers Excel


• Saisie, mise en forme et gestion des courriers, rapports, comptes rendus, dans le respect des normes de l'établissement


• Organiser les réunions de service : convocations, préparation des dossiers


• Veiller au classement et à l'archivage des documents selon les procédures en vigueur


• Suivre l'état des stocks de consommables, identifier les besoins en approvisionnement et réaliser les commandes nécessaires des fournitures de bureau


• Gestion du courrier


• Gérer la documentation du service dans l'outil d'assurance qualité et préparer des documents à caractère technique


• Participer à la gestion et suivi des dossiers du personnel (scan, mise à jour, suivi de formation…)


• Saisie dans l'outil OPTIMA (planning validé), commande de ticket restaurant


• Assurer l'accueil physique des visiteurs/prestataires et réceptionner les appels téléphoniques (renseignement et orientation des interlocuteurs, transmission d'informations…)

Vous êtes titulaire d'un BAC Secrétariat ou d'un diplôme de Secrétaire Médicale et avez une 1ère expérience en secrétariat médical. Vos atouts :Sens du relationnel, communication aiséeRéactivité, rigueur et autonomieOrganisationSens de l'intérêt commun et du travail en équipe