Secrétaire de la Direction Exécutive (F/H)

Cyrillus; Décines-Charpieu; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Tickets restaurants

Mutuelle familiale

Télétravail

Accompagnement au bien-être

Flexibilité horaire

Résumé du poste

Cyrillus recherche un(e) Secrétaire de la Direction Exécutive basé(e) à Décines-Charpieu. Vous fournirez un support administratif essentiel aux dirigeants dans un environnement dynamique. Les responsabilités incluent la gestion des agendas, l'accueil des interlocuteurs et l'organisation de réunions.

Une expérience de 5 ans et une maîtrise des outils bureautiques sont indispensables. Flexibilité horaire et 2 jours de télétravail proposés, ainsi qu'une mutuelle et des tickets restaurants. Contribuez à l'organisation des Jeux Olympiques et Paralympiques d'hiver Alpes 2030.

Qualifications

• Au moins 5 ans d’expérience en secrétariat ou assistanat administratif.
• Excellente maîtrise de l'anglais professionnel appréciée.
• Expérience dans un environnement institutionnel ou événementiel est un atout.

Responsabilités

• Assurer un soutien administratif au Président et au Directeur Général.
• Gérer les agendas des dirigeants et organiser des réunions.
• Traiter les demandes et gérer la correspondance.

Connaissances

Sens de l'organisation

Rigueur

Maîtrise des outils bureautiques

Capacités rédactionnelles

Relationnel et sens du service

Outils

Word

Excel

Outlook

PowerPoint

Description du poste

Secrétaire de la Direction Exécutive (F/H)

Alpes Françaises 2030 Décines-Charpieu, France Direction Générale

Description de l'entreprise

Le Comité d’organisation des Jeux Olympiques et Paralympiques d’hiver Alpes 2030 a pour mission de préparer, financer et livrer les Jeux Olympiques (du 1er au 17 février 2030) et les Jeux Paralympiques (du 1er au 10 mars 2030).

Au cœur des Alpes françaises, ce projet d’envergure internationale réunira des milliers d’athlètes olympiques et paralympiques, de volontaires, de partenaires et de spectateurs autour d’un événement unique. Les compétitions se dérouleront sur plusieurs territoires répartis entre les régions Auvergne-Rhône-Alpes et Provence-Alpes-Côte d’Azur, offrant un terrain de jeu exceptionnel pour imaginer et construire les Jeux de demain.

Rejoindre le COJOP Alpes 2030, c’est contribuer à une aventure collective hors norme, relever des défis inédits, collaborer avec des experts venus d’horizons variés et participer à la création d’un héritage durable.

Pour écrire cette histoire, nous recherchons aujourd’hui notre futur(e) Secrétaire de la Direction Exécutive.

Rattaché(e) à la Cheffe de Cabinet de la Direction Exécutive, vous assurez un soutien administratif, organisationnel et logistique au Président et au Directeur Général du COJOP Alpes 2030.

Véritable facilitateur(trice) du quotidien de la Direction Exécutive, vous contribuez à l'organisation des activités du Président et du Directeur Général, à la coordination de leurs échanges internes et externes ainsi qu'au suivi administratif de leurs dossiers.

Gestion administrative et secrétariat

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs de la Direction Exécutive.
• Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que les demandes adressées à la Direction Exécutive.
• Assurer le classement, l'archivage et le suivi des documents administratifs.
• Mettre à jour les répertoires, listes de contacts et bases documentaires.
• Préparer et mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus simples et documents administratifs.

Organisation et coordination

• Assurer la gestion des agendas du Président et du Directeur Général en coordination avec la Cheffe de Cabinet.
• Organiser et coordonner les rendez-vous, réunions et sollicitations adressées à la Direction Exécutive.
• Préparer les éléments logistiques nécessaires à la bonne tenue des réunions et assurer le suivi des actions lorsque nécessaire.
• Participer à l'organisation des réunions de la Direction Exécutive.
• Réserver les salles, coordonner les aspects logistiques et préparer les documents nécessaires.
• Assurer la gestion des déplacements professionnels : réservations de transport, hébergements et logistique associée.
• Contribuer à la bonne circulation des informations entre la Direction Exécutive et les différentes directions de l'organisation.
• Assurer le suivi administratif de certains dossiers et relancer les interlocuteurs lorsque nécessaire.

Appui administratif à la Direction Exécutive

• Assurer le traitement administratif courant lié aux activités du Président et du Directeur Général.
• Préparer, suivre et contrôler les notes de frais du Président et du Directeur Général conformément aux procédures internes.
• Assurer le suivi administratif de certains engagements, déplacements et dépenses de la Direction Exécutive.
• Participer à la préparation et à la mise à jour de documents de suivi nécessaires à l'activité de la Direction Exécutive.

Gestion documentaire

• Garantir la bonne tenue des dossiers et espaces de stockage documentaires.
• Veiller à la diffusion des documents auprès des bons interlocuteurs.
• Assurer le suivi des versions et l'archivage des documents stratégiques ou institutionnels.

Appui aux événements et temps forts institutionnels

• Participer à l'organisation logistique des réunions, séminaires, visites officielles et événements institutionnels impliquant la Direction Exécutive.
• Préparer les éléments administratifs nécessaires au bon déroulement de ces événements.
• Assurer un appui ponctuel lors des temps forts de l'organisation.

Vous disposez d'au moins 5 ans d’expérience en secrétariat ou assistanat administratif, idéalement au sein d'un environnement exigeant ou en forte croissance.

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre qualité de service.

Vous vous distinguez par :

• Une grande rigueur dans le suivi des dossiers.
• Une bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• De bonnes capacités rédactionnelles.
• Un sens aigu de la confidentialité et de la discrétion.
• Un excellent relationnel et un sens du service développé.
• Une capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle.
• Une grande fiabilité, un fort sens des priorités et une capacité à travailler dans un environnement exigeant et à fort rythme d'activité.
• Une capacité à gérer des agendas complexes, des sollicitations multiples et des priorités évolutives.

Une bonne maîtrise de l'anglais professionnel serait appréciée.

Une expérience dans un environnement institutionnel, événementiel et/ou de projet à dimension internationale constituerait un atout.

Autres informations

Le Comité s’engage en faveur de l’égalité des chances et accueille toutes les candidatures, sans distinction d’origine, de genre, d’âge, de handicap, d’orientation sexuelle, ou de toute autre caractéristique protégée par la loi.

• Rattachement hiérarchique du poste : Cheffe de Cabinet de la Direction Exécutive
• Poste basé à Décines-Charpieu (siège du COJOP Alpes Françaises 2030)
• Date de prise de fonction : dans les meilleurs délais

Le poste s'inscrit dans un environnement exigeant, rythmé par les enjeux de préparation des Jeux Olympiques et Paralympiques d'hiver Alpes 2030.

Une certaine flexibilité horaire est attendue afin d'accompagner les activités du Président et du Directeur Général, notamment lors de réunions, déplacements ou événements institutionnels organisés en dehors des horaires habituels de bureau.

• 2 jours de télétravail maximum/semaine
• Tickets restaurants à hauteur de 9€50/j pris en charge à 60%
• Mutuelle familiale d'entreprise
• Remboursement à 50% de l'abonnement de transport TCL (réseau de transports en commun lyonnais)
• Plateforme d'accompagnement au bien être du collaborateur (podcast, webinaire, coaching)
• Une organisation où les valeurs du sport se vivent au quotidien : respect, esprit d'équipe, dépassement de soi, inclusion et solidarité

Date limite de réception des candidatures : lundi 22 juin 2026 à 18h