Secrétaire de direction pour la section B&C (F / H)

Ordre national des pharmaciens; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution professionnelle de santé recherche un(e) secrétaire de direction pour soutenir divers conseils. Vos missions incluent l’organisation des réunions, la gestion des dossiers disciplinaires, et l’appui à l’activité du service. Titulaire d'un Bac+3/5 et avec au moins 5 ans d'expérience dans un secteur réglementé, vous démontrez d'excellentes capacités rédactionnelles et organisationnelles. Le poste est basé à Paris et propose un CDI à temps plein.

Prestations

Mutuelle & prévoyance

Épargne salariale

Tickets restaurant

Charte du télétravail

Qualifications

• Expérience d’au moins 5 ans dans un secteur réglementé, idéalement en lien avec la santé.
• Capacités rédactionnelles excellentes en synthèse et précision.
• Aptitude à gérer des missions variées avec rigueur.

Responsabilités

• Organiser et participer aux réunions annuelles, et rédiger les comptes rendus.
• Suivre des dossiers disciplinaires et gérer des signalements reçus.
• Contribuer à l'analyse et au suivi de la gestion des projets de conseils.

Connaissances

Gestion de projets

Excellentes capacités rédactionnelles

Organisation

Relationnel

Analyse

Formation

Bac+3 / 5 en administration ou en droit

Outils

Excel

Google

Description du poste

L’organisation

L’Ordre national des pharmaciens est l'institution qui regroupe tous les pharmaciens exerçant leur art en France Métropole ou dans les départements et collectivités d'Outre-mer. Il est chargé par la loi de remplir des missions fixées par le Code de la santé publique : assurer le respect des devoirs professionnels, assurer la défense de l’honneur et de l’indépendance de la profession, veiller à la compétence des pharmaciens, contribuer à promouvoir la santé publique et la qualité des soins, notamment la sécurité des actes professionnels.

L’Ordre national des Pharmaciens regroupe près de 74.000 professionnels en exercice. Il comporte 7 sections regroupant les pharmaciens en fonction de leur activité (titulaires d’officine, pharmaciens fabricants ou exploitants, pharmaciens de la distribution en gros, pharmaciens adjoints d’officine, pharmaciens des D.O.M et collectivités d’Outre-Mer, pharmaciens biologistes et pharmaciens hospitaliers). Chacune de ces sections est administrée par un Conseil Central basé à Paris, composé de membres élus et de membres nommés.

Le Conseil national de l'Ordre des pharmaciens est composé de membres élus et de membres nommés. Il est le défenseur de la légalité et de la moralité professionnelle. Il coordonne l’action des conseils centraux et joue un rôle d’arbitrage entre les différentes branches de la profession. Il est qualifié pour représenter, dans son domaine d'activité, la pharmacie auprès des autorités publiques et des organismes d'assistance. Il peut, devant toutes les juridictions, exercer tous les droits réservés à la partie civile relativement aux faits portant un préjudice direct ou indirect à l'intérêt collectif de la profession pharmaceutique.

Sous l’autorité hiérarchique du Directeur général, des services communs de l’Ordre, composés de plusieurs Directions (Affaires publiques, européennes et internationales, Exercice professionnel, Affaires Juridiques, Communication, Technologies en santé, Finances, Informatique, RH…) travaillent pour tous les Conseils.

La Section B rassemble les pharmaciens de l’industrie (fabricants, importateurs, exploitants de spécialités pharmaceutiques – un peu plus de 4150 inscrits) et la Section C, les pharmaciens de la distribution en gros (grossiste répartiteurs, dépositaires, distributeurs en gros à l’exportation… - environ 1200 inscrits).

Les deux sections sont gérées par un même service composé d’une cheffe de service, d’un.e adjoint.e à la cheffe de service et de trois secrétaires chargées notamment de la gestion administrative des dossiers des pharmaciens et des établissements.

Nous recherchons, dans le cadre d’un remplacement, un.e secrétaire de direction (F / H).

Le poste

Sous l’autorité de la cheffe de service et en relation avec l’équipe, les conseillers élus, les pharmaciens en exercice et les services internes, vous prenez en charge :

La gestion des instances et le secrétariat du service :

• L’organisation et la participation à une trentaine d’instances annuelles pour les deux conseils : gestion des plannings, envoi des convocations et des ordres du jour, organisation logistique, préparation de dossiers et des supports de présentation, rédaction des comptes rendus, des délibérations et des décisions, suivi des actions ;
• La mise à disposition et le suivi des dossiers de reconnaissance d’expérience pratique des pharmaciens pour les conseils(aide à la décision pour les conseillers ordinaux);
• Le suivi de la composition des conseils et des missions des conseillers, la diffusion de documents.
• Le secrétariat des deux sections, des Présidents et de la Cheffe de service : courrier, agendas, déplacements, suivi du budget, contacts avec les services internes …

Le greffe des contentieux :

Le suivi des dossiers disciplinaires dans le respect de la procédure disciplinaire : traitement, rédaction, relecture, diffusion des courriers et des décisions;

Le traitement et le suivi des signalements reçus.

La gestion de projets :

L’organisation d’évènements pour les conseils (séminaires, webcasts, conseils délocalisés, …);

Le traitement des dossiers relatifs à la loi d’encadrement des avantages : analyse et saisie dans le logiciel interne.

L’appui à l’activité du service :

La contribution au traitement administratif des dossiers et demandes des pharmaciens;

La tenue de tableaux de bord des activités;

La mise en place et le contrôle qualité des données du Tableau de l’Ordre;

La gestion des registres RGPD en tant que référent RGPD des sections B et C.

Par délégation et en l’absence de la cheffe de service, vous assurez le suivi opérationnel des activités administratives des deux sections.

Votre profil

De formation supérieure (Bac+3 / 5) en administration ou en droit, vous disposez d’une expérience d’au moins 5 ans dans un secteur réglementé, idéalement en lien avec la santé ou dans l’environnement pharmaceutique. De manière générale, vous avez une réelle appétence pour les questions juridiques.

Doté.e d’un excellent sens de l’organisation et de l’analyse, vous savez gérer des missions variées avec rigueur et méthode.

Vos qualités relationnelles et votre sens du service vous permettent de collaborer efficacement avec des interlocuteurs variés et des équipes pluridisciplinaires (Présidents, Conseillers, pharmaciens, juristes, …).

Vous savez prioriser, arbitrer et suivre des dossiers de fond en toute fiabilité, en respectant les contraintes juridiques et organisationnelles.

Vous avez d’excellentes capacités rédactionnelles (synthèse, précision, qualité) et êtes à l’aise avec les outils informatiques (logiciels internes, Excel, Google).

Un niveau d’anglais professionnel serait un plus.

Informations supplémentaires

Contrat : CDI à temps plein

Disponibilité : dès que possible

Localisation : Paris 17e

Rémunération : à définir selon expérience

Avantages : mutuelle & prévoyance, épargne salariale, tickets restaurant, charte du télétravail

Vos données personnelles sont traitées par le Conseil national de l’Ordre des pharmaciens (CNOP) aux fins de gestion du recrutement. Ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime du CNOP de suivre et de gérer les candidatures transmises pour les offres de travail publiées sur son site. Vos données personnelles sont accessibles uniquement au personnel habilité du CNOP ainsi qu’à des prestataires agissant en qualité de sous-traitant qui interviennent dans le cadre de ce traitement, notamment des cabinets de recrutement et des cabinets de graphologie.Vos données seront conservées pendant une durée de deux ans à compter du dernier contact avec le CNOP afin de reprendre contact avec vous en cas d'opportunité ultérieure, sauf demande de suppression de votre part avant cette échéance

Conformément au Règlement européen général sur la protection des données personnelles (RGPD) et à la loi informatique et libertés modifiée, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, de portabilité, d’effacement de vos données personnelles ou de limitation de leur traitement en adressant un courrier électronique à l’adresse suivante : . Vous disposez également, si vous l’estimez nécessaire, du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)