SECRETAIRE DE DIRECTION PÔLE ENFANCE H/F

Asso Paje; Nice; On-site; EUR 23,000 - 28,000; Full time

Job summary

Association PAJE recrute un(e) secrétaire de pôle pour son Pôle Enfance à Nice. Le poste est en CDI et à temps plein, sous l’autorité de la Directrice du Pôle Enfance.

Vous prendrez en charge la gestion de l’agenda, l’accueil, le suivi administratif et le reporting, avec une exigence forte de discrétion et d’organisation, et vous contribuerez à la qualité des services dédiés à l’enfance.

Qualifications

• Formation Bac +2 minimum exigée pour le poste.
• Expérience significative en secrétariat ou assistanat de direction souhaitée.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et autonomie administrative attendues.
• Permis B requis pour déplacements possibles dans le département.

Responsibilities

• Gérer l’agenda et le planning de la Directrice du Pôle, filtrer les appels et accueillir les visiteurs.
• Rédiger les comptes rendus et assurer l’archivage et le suivi documentaire.
• Organiser et suivre les dossiers et supports nécessaires aux missions du Pôle Enfance.
• Rédiger notes et rapports et assurer la communication interne et externe.
• Participer à l’organisation logistique RH et au suivi budgétaire et des ventes si nécessaire.

Skills

Microsoft Office

Discrétion et rigueur

Autonomie et organisation

Rédaction efficace

Aisance relationnelle

Permis B

Education

Bac+2 minimum (type BTS Support à l’Action Managériale / Assistant de Gestion)

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Fondée en 2002, l’Association Pasteur Avenir Jeunesse (PAJE) déploie ses missions sur différentes communes des Alpes Maritimes. Elle compte aujourd’hui 420 salariés. Pilotant cinq pôles d’activités (Social et Insertion, Médiation Sociale et Prévention, Mineurs Non Accompagnés, Enfance, Formation), l’Association PAJE s’attache à renforcer constamment ses équipes et son expertise, à faire évoluer ses partenariats et ses interventions pour garantir une réponse rapide en adéquation avec les besoins évolutifs des publics et des territoires.

UN(E) SECRETAIRE DE PÔLE H/F

Pour son Pôle Enfance de l’Association PAJE recrute : UN(E) SECRETAIRE DE PÔLE H/F pour un contrat en CDI à Nice à temps complet.

Description du Poste

Au sein du pôle Enfance et sous l’autorité hiérarchique de la Directrice du Pôle Enfance, vous aurez pour objectif de développer, coordonner et suivre la démarche qualité au sein des services ou établissements œuvrant dans le champ de la protection de l’enfance.

Vos missions principales

Gestion de l’agenda et coordination

• Organisation de l’agenda et du planning de la Directrice du Pôle (prise de rendez-vous, courriers, e-mails, congés…)
• Réception et filtrage des appels téléphoniques.
• Accueil physique des visiteurs et des rendez-vous.
• Organisation logistique des événements professionnels : réunions, déplacements, interventions…
• Préparation et suivi des dossiers nécessaires aux missions de la Directrice du Pôle (rapports, notes, supports…)

Suivi administratif et archivage

• Tri et gestion du courrier entrant.
• Rédaction de comptes rendus de réunions.
• Organisation et mise à jour de l’archivage documentaire.
• Suivi régulier des dossiers et transmission d'informations.
• Élaboration de tableaux de bord, d’indicateurs de suivi, et de reporting.
• Gestion des notes de frais.
• Aide à la tenue de la caisse.
• Commande et suivi de fournitures et de matériel.
• Appui ponctuel à l’administration des ventes (commandes, factures, bons de livraison…)

Communication interne et externe

• Rédaction de notes, rapports, correspondances, et autres supports de communication.
• Transmission claire et structurée des informations entre les services et vers l’extérieur.

Missions complémentaires

• Appui à l’organisation de la logistique RH (Planning, pointage formations…)
• Participation à l’élaboration de budgets et suivi de dossiers comptables.
• Coordination de la gestion du logiciel métier.

Votre profil

• Formation Bac +2 minimum (type BTS Support à l’Action Managériale, Assistant de Gestion, ou équivalent).
• Expérience significative en tant que secrétaire ou assistant(e) de direction.
• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint…)
• Sens de la discrétion, rigueur, autonomie et très bonnes capacités rédactionnelles.
• Aisance relationnelle et sens de l’organisation de la protection de l'Enfance.
• Maîtrise des outils informatiques ;
• Permis B requis déplacements possibles sur le département.

Rémunération: 2306,22 brut (salaire de base 2068.22 + Prime Segur 238 euros brut)

Engagée en faveur de l’inclusion, l’association PAJE valorise la diversité des parcours et des profils. À ce titre et conformément à notre politique handicap en vigueur, tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.