Secrétaire de Direction (H/F) - Groupement Hospitalier Sud

HOSPICES CIVILS DE LYON; Brignais; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Secrétariat de la Direction du Groupement Hospitalier Sud recherche un(e) secrétaire de direction pour assurer la continuité du secrétariat. Le poste implique la gestion d'agendas, l'organisation de réunions et des missions variées de secrétariat. Le candidat idéal doit maîtriser les outils bureautiques et avoir une expérience antérieure en tant que secrétaire de direction, tout en possédant des compétences d'organisation et de rigueur.

Qualifications

• Maîtriser les outils de bureautique et gestion d'agendas.
• Expérience en tant que secrétaire de direction souhaitée.
• Capacité d'accueil au sein d'une équipe.

Responsabilités

• Gestion des agendas des directeurs et logistique associée.
• Gestion du courrier, classement et accueil.
• Participation aux séminaires et événements du groupement.

Connaissances

Rigueur

Précision

Dynamisme

Organisation

Formation

Expérience en tant que secrétaire de direction

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Team’s

Description du poste

Le Secrétariat de la Direction du Groupement Hospitalier Sud est constitué de deux secrétaires, référente chacune d’un ou plusieurs directeur(s). Ce poste nécessite de travailler en étroite collaboration afin d’assurer la continuité du secrétariat. Le périmètre de la Direction est constitué par: La Directrice du groupement, le Directeur Adjoint, le Directeur des Affaires Générales, le Directeur de Projet BAURéaLS.

Les missions attendues sur le poste sont les suivantes :

- Assistanat de Direction : Gestion prioritaire des agendas du Directeur Adjoint du Groupement, du Directeur des Affaires Générales ainsi que la gestion de la logistique associée (préparation des dossiers, organisation de réunions, réservation de salles);

- Missions générales de secrétariat : gestion du courrier, classement, accueils physique et téléphonique, suivis de l’avancement et de l’évolution des dossiers, rappel des échéances, frappe et mise en forme de courriers, dossiers, comptes rendus, convocations, notes d’information, procès verbaux.. Mise à jour de l’annuaire téléphonique ;

- Gestion des relations avec les différents interlocuteurs des Directeurs et leurs secrétariats respectifs ;

- Gestion des salles de réunion de la Direction et de leurs équipements, commandes/réception/rangement de fournitures ;

- Participation aux préparatifs /déroulement des journées de séminaires, événements du groupement hospitalier ;

- Assistanat des Directeurs sur leur périmètre respectif.

Le poste est localisé à l'hôpital Lyon Sud.

• Compétences

La secrétaire de Direction devra maîtriser les outils de bureautique et la gestion d'agendas (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Team’s).

Une expérience en tant que secrétaire de direction est souhaitée.

• Savoir être

Rigueur et précision

Sens de la représentation de la direction,

Sens de la discrétion, respect de la confidentialité

Dynamisme et motivation

Capacité d'organisation et d'accueil, de savoir être au sein d'une équipe