SECRETAIRE DE DIRECTION(H/F) ADMINISTRATION GENERALE (H/F)

ETABLISSEMENT PUBLIC DEPARTEMENTAL LE CH; Tronche; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de protection de l'enfance recherche un(e) secrétaire de Direction pour une mission de 4 mois. Vous apporterez une assistance administrative et organisationnelle à la Direction, en gérant les affaires courantes et en soutenant divers projets. Ce poste nécessite un Bac+2 et offre un salaire brut mensuel de 2 056,00 € à 2 600,00 €, avec des primes et indemnités.

Prestations

Primes

Indemnité transports

Titre-restaurant

Prime de panier

Qualifications

• Débutant accepté.
• Capacité à travailler en équipe et à écouter.

Responsabilités

• Accueil téléphonique et orientation des visiteurs.
• Gestion de l'agenda et prise de rendez-vous.
• Suivi des affaires générales et information sur l'actualité de l'établissement.
• Gestion administrative des dossiers conduits par la Direction.

Connaissances

Archiver des dossiers et documents de référence

Assurer un accueil téléphonique

Classer des documents

Collecter et analyser des données et informations

Créer, organiser ou coordonner un évènement

Gestion administrative du courrier

Gérer un planning

Mettre à jour un dossier ou une base de données

Planification des tâches et gestion des priorités

Relayer l'information

Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Formation

Bac+2 ou équivalents Secrétariat/assistnat direction

Description du poste

L'E.P.D le Charmeyran est un établissement public autonome, autorisé par le Département au seul titre de l'assistance éducative. Il accueille d'urgence les enfants de la naissance à 18 ans, des femmes enceintes et des mères avec enfant(s) de moins de 3 ans. Il a pour délégation la mission d'accueil d'urgence au sein du dispositif de protection de l'enfance en Isère et est réparti en plusieurs structures.

Nous recrutons un(e) secrétaire de Direction (H/F) pour intégrer l'Administration générale en CDD de 4 mois à temps plein à compter du 1er décembre 2025. La/secrétaire de Direction apporte une assistance administrative et organisationnelle à la Directrice et aux Directrices adjointes. Elle/Il assiste la Directrice dans la gestion des affaires courantes et prend une responsabilité directe sur certains dossiers qui lui sont confiés.

Missions

• Accueil téléphonique (prise de messages), accueil physique et orientation des visiteurs
• Gestion de l'agenda et prise de rendez-vous
• Suivi des affaires générales et information sur l'actualité de l'établissement (Membre du COPIL de la Newsletter)
• Gestion administrative de tout ou partie des dossiers conduits par la Direction
• Élaboration et mise en œuvre de procédures
• Rédaction et mise en forme de documents, envoi de courriers et de comptes rendus (Conseil d'Administration, CSE)
• Veiller au respect des échéances et gestion du courrier entrant (enregistrement, ouverture, traitement, archivage)
• Réalisation de tâches administratives variées et appui administratif aux directeurs
• Préparation logistique des réunions (réservation de salle, matériel) et participation à l'organisation d'évènements
• Suivi des compteurs des cadres et de l'administration en lien avec la Direction sur le logiciel BL PLANNING
• Prise des rendez-vous périodiques des agents auprès de la médecine du travail
• Suivi des dossiers et déclarations auprès des assureurs

Type de contrat: CDD – 5 mois

• Durée du travail: 38H/semaine – Travail en journée
• Salaire brut mensuel: 2 056,00 € à 2 600,00 € sur 12 mois
• Primes, Indemnité transports, Titre-restaurant / Prime de panier
• Salaire soumis à des grilles indiciaires

Déplacements: Ponctuels

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté
• Bac+2 ou équivalents Secrétariat/assistnat direction

Compétences

• Archiver des dossiers et documents de référence (indispensable)
• Assurer un accueil téléphonique (indispensable)
• Classer des documents (indispensable)
• Collecter et analyser des données et informations (indispensable)
• Créer, organiser ou coordonner un évènement (indispensable)
• Gestion administrative du courrier (indispensable)
• Gérer un planning (indispensable)
• Mettre à jour un dossier ou une base de données (indispensable)
• Planification des tâches et gestion des priorités (indispensable)
• Relayer l'information (indispensable)
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité (indispensable)

Savoir-être professionnels

• Écoute et empathie
• Organisation du travail selon les priorités et les objectifs
• Rigueur et précision

Informations complémentaires

• Qualification : Ouvrier qualifié (P1, P2)
• Secteur d'activité : Hébergement social pour adultes et familles en difficulté et autre hébergement social

Employeur

200 à 249 salariés