Secrétaire de Direction H/F

TN France; Île-de-France; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Rejoignez un établissement innovant et engagé dans le secteur de la santé en tant qu'assistant(e) de direction. Vous serez au cœur de la coordination des activités administratives, en soutenant le directeur dans la gestion des projets stratégiques. Votre rôle sera essentiel pour assurer une communication fluide et efficace au sein de l'équipe de direction et avec les différents départements. Avec un environnement dynamique et des opportunités de développement professionnel, cette position offre un cadre de travail enrichissant et valorisant. Si vous êtes organisé(e), autonome et aimez travailler en équipe, cette opportunité est faite pour vous.

Prestations

Mutuelle groupe

Accord d’intéressement

Accès aux œuvres sociales

Restauration d’entreprise

Aides au logement

Accès gratuit à des psychologues

Engagement dans la formation professionnelle

Qualifications

• Diplôme Bac+2 requis, avec 3 ans d'expérience dans un poste similaire.
• Maîtrise du Pack Office et des outils MGEN.

Responsabilités

• Planification et organisation de réunions et événements.
• Rédaction et mise en forme de documents administratifs.
• Gestion du courrier et des communications internes.

Connaissances

Pack Office

Outils MGEN

Gestion des tâches multiples

Compétences rédactionnelles

Aisance relationnelle

Rigueur et fiabilité

Formation

Bac +2 en assistanat de direction

Description du poste

Secrétariat Assistanat - Secrétaire de direction

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Présentation du Site ou de la Direction

Le Pôle Soins de la MGEN compte une trentaine d’établissements sanitaires (SSR, Santé Mentale), médico-sociaux (EHPAD, Handicap) et centres médicaux et dentaires.

L’Institut MGEN La Verrière est un établissement sanitaire et médico-social (statut ESPIC). Sa nouvelle organisation regroupe sur le même site, les Pôles de Psychiatrie (de l’adolescence à la personne âgée) et un pôle de gériatrie (Médecine, USP, SMR, EHPAD) pour un total de 485 lits.

Un plateau technique composé d’un département ERMS (éducation, etc.) avec balnéothérapie et gymnase, et un centre de radiologie.

Un restaurant d’entreprise, un Service de Formations, un centre de documentation, une bibliothèque, ainsi qu’un ’IFSI sont également présents sur le site.

Implanté sur le territoire de santé Sud Yvelines, situé à 35 km de Paris, l’établissement est accessible par le RN10 et à proximité de la gare SNCF de La Verrière, accessible depuis Paris par la gare Montparnasse ou La Défense. Un parking est présent sur le site.

Etablissement certifié par l’HAS « qualité des soins confirmée » en mars 2023.

L’Institut MGEN de La Verrière est engagé dans la certification AFNOR sur la thématique Démocratie en santé, dans le cadre des engagements de qualité de service.

Missions confiées

En collaboration et sous l’autorité du directeur d’établissement, l’assistant(e) de direction collabore et assiste le Directeur de l’établissement dans la préparation des dossiers, le suivi et l’application des décisions, conformément aux objectifs stratégiques poursuivis et définis par le projet d’établissement de l’Institut MGEN de La Verrière, ainsi que dans la conduite des projets portés par la Direction.

Elle/il exerce des fonctions transversales et travaille en étroite collaboration avec les membres de l’équipe de direction, ainsi que les différents responsables médicaux, soignants et des fonctions support.

Elle/il organise et coordonne la rédaction et la diffusion des informations au sein de l’établissement et en externe.

Ses missions principales sont les suivantes :

• Planification et organisation de réunions (invitation, réservation de salles, préparation des dossiers, envoi des documents, etc.),
• Rédaction et mise en forme de documents (courriers, rapports, comptes-rendus, etc.),
• Accueil physique et téléphonique de qualité,
• Préparation des dossiers nécessaires aux réunions,
• Gestion du courrier, y compris courriels (saisie, diffusion) et archivage des dossiers de la direction générale,
• Mise en forme, diffusion et archivage des notes de service et d’information,
• Organisation des agendas et des déplacements,
• Participation à la gestion administrative des conventions et des délégations de signature,
• Tenue et diffusion du tableau des astreintes administratives, techniques et logistiques,
• Mise à jour de l’annuaire de l’établissement,
• Accompagner et promouvoir les actions retenues par la Direction,
• Appui au projet d’établissement.

Profil recherché

Niveau Bac +2

Le candidat doit être titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2, tel qu’un assistant de direction, et justifier d’au moins trois ans d’expérience sur un poste similaire dans le secteur sanitaire.

Compétences requises :

• Maîtrise du Pack Office
• Maîtrise des outils MGEN
• Capacité à construire des tableaux de bord pour le suivi
• Sens de l’organisation, gestion des tâches multiples et des priorités
• Compétences rédactionnelles
• Autonomie tout en rendant compte de ses actions
• Connaissance de l’organisation sanitaire et médico-sociale et de son environnement
• Respect des procédures administratives et des délais
• Sens du travail en équipe
• Esprit d’initiative et force de proposition
• Rigueur et fiabilité
• Aisance relationnelle et sens de la diplomatie
• Discrétion professionnelle

Horaires hebdomadaires : 9h30-17h30, du lundi au vendredi

Pourquoi nous rejoindre ?

• Convention collective FEHAP (CCN 51), renforcée par de nombreux accords d’entreprise MGEN
• Rémunération selon la convention collective, avec reprise de l’ancienneté et mesures Ségur
• Mutuelle groupe (prise en charge de 65% par l’employeur - formule de base) et prévoyance
• Accord d’intéressement avec abondement et Plan d’Épargne Entreprise
• Mobilité possible et accompagnée au sein du groupe
• Accès aux œuvres sociales de la MGEN et du CSE (chèques vacances, culture, colonies, CESU, crèche, sport, voyages, aides aux devoirs, bourses, etc.)
• Restauration d’entreprise
• Aides au logement via Action Logement
• Accès gratuit à un réseau de psychologues et assistants sociaux
• Engagement dans la formation professionnelle pour le développement des compétences

Le groupe MGEN valorise la Diversité et le Handicap, garantissant l’égalité des chances. Nos postes sont ouverts à tous.