Secrétaire de direction (H/F)

Direction Départementale de l'Isère; Grenoble; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une administration publique départementale à Grenoble recherche un(e) secrétaire de direction pour un CDD de 3 mois à temps partiel. Vous serez responsable de la gestion administrative, de l'accueil téléphonique et du suivi des agendas. Une expérience de 6 mois et un niveau Bac+2 sont requis. Le poste implique également la gestion du courrier et l'organisation de réunions.

Qualifications

• Minimum 6 mois d'expérience dans un poste similaire.
• Compétences en gestion administrative et financière.
• Capacité à assurer un accueil téléphonique efficace.

Responsabilités

• Gestion des appels téléphoniques et accueil physique.
• Suivi des agendas du directeur et directeur de cabinet.
• Rédaction de courriers et courriels simples.

Connaissances

Gestion administrative et financière

Accueil téléphonique

Gestion administrative du courrier

Planification des tâches

Formation

Bac+2 ou équivalents

Description du poste

Offre n° 196KXKP
Secrétaire de direction (H/F)

Le/la secrétaire de direction aide ou remplace l'assistante de direction et assure l'organisation logistique et administrative de la direction.Au sein de la direction départementale des territoires comprenant sept services et une direction composée d'un directeur, d'une directrice adjointe, d'un cabinet composé de 5 personnes, le/la secrétaire de direction est rattaché(e) hiérarchiquement au directeur de cabinet.Basé(e) à Grenoble, il/elle travaille en collaboration directe avec les membres du comité de direction. Il/elle assure la liaison avec le secrétariat des services de la DDT, le secrétariat général commun départemental de l'Isère et les secrétariats des sous-préfets d'arrondissement et de la préfète. Le/la secrétaire de direction est également en contact avec les secrétariats des partenaires de la DDT (EPCI, communes, acteurs socio-professionnels, associations).Le/la secrétaire de direction au sein du réseau de secrétaires de la DDT peut assurer l'appui, et l'intérim en leur absence, des assistantes des services de la DDT.Missions :Gestion administrative et logistique de la direction :- gestion des appels téléphoniques- accueil physique- gestion des courriers entrant et sortant selon la procédure en vigueur dans le service et diffusion des revues périodiques- mise à la signature des éléments produits par le service selon la procédure en vigueur- gestion de la boîte mail fonctionnelle de la direction : transfert des éléments et réponse directe à des sollicitations- participation aux réunions agenda de direction, réunion du cabinet- préparation et constitution de dossiers des réunions avec direction- classement, archivage- suivi des agendas des directeurs et directeur de cabinet- appui à la gestion RH : suivi du tableau prévisionnel des congés, CET, régularisation horaire de l'encadrement (directeurs, directeur de cabinet, chefs de service)- publication au Recueil des actes administratifs- gestion logistique du site en lien avec cabinet et le Secrétariat Général Commun- rédaction de courriers et courriels simples- suivi des parapheurs visés par la direction- interface avec les services de la DDT, les secrétariats du corps préfectoral, des directions régionales Etat et des partenaires de la DDTAssistance des directeurs et directeur de cabinet:- organisation des déplacements- organisation des bilatérales avec le corps préfectoral, le conseil départemental et les EPCI- suivi des échéances : dialogue social- suivi des achats Carte Bancaire

Type de contrat CDD - 3 Mois
Contrat travail Durée du travail Temps partiel - 17H30/semaineTravail en journée
Salaire

• SMIC

Profil souhaité

Expérience

• 6 Mois Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents

Compétences

• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique
• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de réactivité
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Qualification : Employé non qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique générale

Employeur

Direction Départementale de l'Isère

250 à 499 salariés

Ministère de la transition écologiqueM. Luc LEBRETON

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