Secrétaire de direction F/H

Université d'Orléans; France; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement d'enseignement supérieur recherche un(e) secrétaire pour le Service Commun de la Documentation. Le poste, à pourvoir en septembre 2025, nécessite la gestion des tâches administratives et le soutien au directeur. Les candidats doivent maîtriser les logiciels bureautiques et avoir un sens aigu de l'organisation et de la confidentialité. Le type de contrat est catégorie C, à temps plein, avec possibilité de télétravail et de nombreux avantages sociaux.

Prestations

Télétravail possible

57 jours de congés annuels

Activités sportives et culturelles

Qualifications

• Sens de la confidentialité indispensable
• Capacité à dialoguer avec d'autres services
• Maîtrise de l'expression écrite

Responsabilités

• Assurer le secrétariat de la direction du SCD
• Gérer le courrier et la messagerie
• Suivre les demandes d’ordinateurs portables

Connaissances

Maîtrise des logiciels bureautiques

Communication électronique

Rigueur / Fiabilité

Description du poste

Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.

Elle compte 18 000 étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 24 unités de recherche.

Lieu d’exercice : Université d'Orléans, Service Commun de la Documentation (SCD)

Prise de poste : Poste à pourvoir en septembre 2025

Type de contrat/Statut : Catégorie C, ouvert aux titulaires et contractuels, temps plein

Sous la responsabilité du Directeur du Service Commun de la Documentation (SCD), vous devez assurer le secrétariat de la direction de ce service.

Activités principales

Vos missions sont les suivantes:

- Assurer le secrétariat de la direction du SCD et assurer le rôle de référent PRESTO du SCD

- Assurer le relais entre le directeur du SCD et les services administratifs et techniques de l'université

- Gérer le courrier, la messagerie

- Saisir, mettre en forme des documents

- Prendre des messages téléphoniques et orienter les correspondants

- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier

- Reproduire des documents, assurer leur diffusion par différents moyens

- Diffuser des informations externes et internes concernant le fonctionnement du service

- Gérer Planno; Tenir à jour les fiches d'horaires et de congés des agents du SCD ; Informer les personnels de leur situation au regard des congés ; Recueillir et transmettre au Service du personnel BIATOSS les informations et les pièces complémentaires nécessaires au dossier administratif des agents

- Tenir à jour les dossiers personnels des agents du SCD Demander les arrêtés de nomination et de promotion des agents, les copies des contrats des contractuels au Service du personnel BIATSS
- Mettre en forme les dossiers de promotion des agents, les reproduire et les adresser aux destinataires
- Tenir à jour les fiches d'horaires et de congés des agents du SCD avec le logiciel Planno
- Informer les personnels de leur situation au regard des congés
- Recueillir et transmettre au Service du personnel BIATOSS les informations et les pièces complémentaires nécessaires au dossier administratif des agents
- Entrer dans le logiciel les formations internes au SCD et les formations externes suivies par les agents du SCD
- Mettre en forme les dossiers de promotion et les CR d’entretiens professionnels des agents, les reproduire et les adresser aux destinataires Extraire, mettre en forme et diffuser les fiches de poste des agents du SCD à partir de l'application SPHINX

- Assurer le rôle de référent PRESTO (périmètre Orléans, hors INSPÉ): Suivre les demandes d’ordinateurs portables; Communiquer avec les bénéficiaires du service; Gérer le stock d’ordinateurs portables (vérification matériel et données catalogue)
- Etre l'interlocuteur du Service Immobilier et Technique et centraliser toutes les questions concernant les locaux de bibliothèque

Entreprise

Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.

Elle compte 18 000 étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 24 unités de recherche.

Lieu d’exercice : Université d'Orléans, Service Commun de la Documentation (SCD)

Prise de poste : Poste à pourvoir en septembre 2025

Type de contrat/Statut : Catégorie C, ouvert aux titulaires et contractuels, temps plein

Poste

Mission

Sous la responsabilité du Directeur du Service Commun de la Documentation (SCD), vous devez assurer le secrétariat de la direction de ce service.

Activités principales

Vos missions sont les suivantes:

- Assurer le secrétariat de la direction du SCD et assurer le rôle de référent PRESTO du SCD

- Assurer le relais entre le directeur du SCD et les services administratifs et techniques de l'université

- Gérer le courrier, la messagerie

- Saisir, mettre en forme des documents

- Prendre des messages téléphoniques et orienter les correspondants

- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier

- Reproduire des documents, assurer leur diffusion par différents moyens

- Diffuser des informations externes et internes concernant le fonctionnement du service

- Gérer Planno; Tenir à jour les fiches d'horaires et de congés des agents du SCD ; Informer les personnels de leur situation au regard des congés ; Recueillir et transmettre au Service du personnel BIATOSS les informations et les pièces complémentaires nécessaires au dossier administratif des agents

- Tenir à jour les dossiers personnels des agents du SCD Demander les arrêtés de nomination et de promotion des agents, les copies des contrats des contractuels au Service du personnel BIATSS
- Mettre en forme les dossiers de promotion des agents, les reproduire et les adresser aux destinataires
- Tenir à jour les fiches d'horaires et de congés des agents du SCD avec le logiciel Planno
- Informer les personnels de leur situation au regard des congés
- Recueillir et transmettre au Service du personnel BIATOSS les informations et les pièces complémentaires nécessaires au dossier administratif des agents
- Entrer dans le logiciel les formations internes au SCD et les formations externes suivies par les agents du SCD
- Mettre en forme les dossiers de promotion et les CR d’entretiens professionnels des agents, les reproduire et les adresser aux destinataires Extraire, mettre en forme et diffuser les fiches de poste des agents du SCD à partir de l'application SPHINX

- Assurer le rôle de référent PRESTO (périmètre Orléans, hors INSPÉ): Suivre les demandes d’ordinateurs portables; Communiquer avec les bénéficiaires du service; Gérer le stock d’ordinateurs portables (vérification matériel et données catalogue)
- Etre l'interlocuteur du Service Immobilier et Technique et centraliser toutes les questions concernant les locaux de bibliothèque

Profil recherché

Formation et expérience professionnelle

Maîtriser les logiciels bureautique (traitement de texte, tableur, diaporamas)
Utiliser les modes de communication électronique
Dialoguer avec les autres services
Maîtriser l'expression écrite - Informer et rendre compte

Compétences et qualités requises

Sens de la confidentialité - Sens de l’organisation
Sens relationnel - Rigueur / Fiabilité
Sens de l’initiative

L’UNIVERSITE D’ORLEANS C’EST AUSSI:

Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique

• Un cadre de travail respectueux de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle :

- Développement de ses compétences à travers une large offre de formation

- Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail

- Télétravail possible selon nécessité et organisation du service (1 à 2 jours/ semaine)

-57 jours de congés annuels - dont 10 jours de RTT - pour un temps plein actif dès la prise de poste

• Et des avantages…

- Activités sportives et culturelles

- Restauration collective

- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

- Prise en charge partielle des transports

- Aides et prestations d’actions sociales: aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants,

- Aides aux parents d’enfants en situation d’handicap

Adressez votre lettre de motivation et votre C.V.jusqu’au 25/08/2025