Secrétaire de direction et agent d'accueil (h/f)

TN France; Le Havre; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique à Le Havre recherche un Secrétaire de direction et agent d'accueil pour soutenir la Directrice dans ses activités quotidiennes. Ce rôle essentiel implique la gestion des réunions, l'organisation des déplacements, et l'accueil des visiteurs. Vous jouerez un rôle clé dans la coordination administrative et le suivi des demandes. Si vous êtes réactif, organisé, et aimez travailler en équipe, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez un environnement stimulant où vos compétences seront valorisées et où vous pourrez contribuer à l'efficacité de la direction.

Qualifications

• Expérience en secrétariat et gestion administrative.
• Compétences en organisation et gestion de réunions.

Responsabilités

• Assister la Directrice dans l’organisation quotidienne de son travail.
• Effectuer l’accueil physique et téléphonique de la direction.

Connaissances

Techniques de secrétariat

Techniques d’organisation

Procédures administratives internes

Procédure comptable

Procédures RH

Techniques d’accueil physique et téléphonique

Techniques de classement et d’archivage

Bon niveau rédactionnel

Réactivité et dynamisme

Capacité d’adaptation

Description du poste

Secrétaire de direction et agent d'accueil (h/f), Le Havre

Le Havre, France

Missions principales

Placé sous la responsabilité du Chef du secteur Gestion RH – Secrétariat, vous assistez la Directrice et votre responsable de secteur dans l’organisation de leurs activités.

Vous assistez la Directrice dans l’organisation quotidienne de son travail:

• Vous assurez la préparation, l’organisation et le suivi de ses réunions: réservations de salles et préparation logistique, convocations des participants, préparation des fonds de dossiers;
• Vous préparez ses déplacements (ordre de mission, remboursements de frais etc …);
• Vous assurez les contacts téléphoniques de la Directrice: filtrage des appels, prise de messages et transmission en fonction de l’urgence des demandes;

Vous assurez des missions en binôme avec l’agent chargé de l’accueil et du secrétariat:

• Vous effectuez l’accueil physique et téléphonique de la direction (permanences et interphone);
• Vous suivez quotidiennement le courrier (circuit des parapheurs et enregistrement trafic);
• Vous gérez les commandes relevant de votre secteur et traitez les factures (fournitures administratives, EPI, abonnements, etc …);
• Vous assistez et suppléez votre binôme dans la saisie et le contrôle des éléments variables de paie et la gestion administrative du personnel (suivi des absences sur justificatif, absences maladies, grèves, etc …)
• Vous assurez le classement et l’archivage de dossiers;
• Vous préparez des documents de présentation (Power point);
• Vous participez à la préparation d’événements de la direction;
• Vous déposez des parapheurs urgents en Mairie.

Profil recherché

Compétences techniques

Techniques de secrétariat

Techniques d’organisation

Procédures administratives internes

Procédure comptable

Procédures RH

Techniques d’accueil physique et téléphonique

Techniques de classement et d’archivage

Bon niveau rédactionnel

Compétences comportementales

Réactivité et dynamisme

Capacité d’adaptation

Discrétion

Disponibilité

Qualités relationnelles

LIEU, JOURS ET HORAIRES DE TRAVAIL

36 h 05 hebdomadaires + 6 RTT – OAGT + horaires de permanence 8H30-12H15 / 13H15-16H30