Secrétaire de Direction des Affaires Générales et Présidente CME (H/F)

CENTRE HOSPITALIER DE MENDE; Mende; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un hôpital en Occitanie est à la recherche d'un(e) Secrétaire de Direction pour assurer diverses missions administratives et de communication. Ce poste requiert une expérience similaire d'au moins 2 ans et inclut des responsabilités telles que la gestion des appels, l'organisation des réunions, et le traitement des plaintes. Le contrat proposé est un CDD de 6 mois à temps plein avec des horaires de jour.

Qualifications

• 2 ans d'expérience sur un poste similaire exigés.
• Capacité à assurer un accueil professionnel.
• Compétences en gestion administrative.

Responsabilités

• Prise en charge de la ligne téléphonique de la direction et gestion des e-mails.
• Organisation des réunions et des déplacements.
• Gestion des plaintes et réclamations des usagers.

Connaissances

Gestion administrative et financière

Accueil téléphonique

Gestion administrative du courrier

Planification des tâches

Formation

Employé qualifié

Description du poste

Offre n° 196KMRF
Secrétaire de Direction des Affaires Générales et Présidente CME (H/F)

Publié le 12 août 2025
Employeur handi-engagé

Pour le secrétariat de la direction des affaires générales, vos missions sont :- Prise en charge de la ligne téléphonique de la directrice des affaires générales, gestion de la boîte e-mail, orientation et suivi des demandes- Accueil physique (filtrage de l'information et orientation des personnes après évaluation de leurs besoins)- Gestion des agendas- Planification et préparation des rendez-vous et des réunions, organisation des déplacements,- Enregistrement des courriers pour signature de la directrice des affaires générales- Préparation et mise en forme des courriers émanant de la directrice des affaires généralesVous assurez également la gestion des plaintes et réclamations des usagers :- Enregistrement, suivi et traçabilité des plaintes et réclamations- Préparation des éléments de réponse- Préparation et mise en forme des courriers de réponse- Participation à l'amélioration continue de la qualité de la relation avec les usagersPour le secrétariat du Responsable des Usagers du Territoire, vos missions sont :- Appui administratif au responsable dans ses missions territoriales- Suivi des plannings des CDU des établissements du territoire- Organisation logistique des instances ou groupes de travail impliquant les usagersVous assurez également le traitement des demandes d'accès au dossier médical :- Accueil des demandes (patients, résidents, ayants droit)- Vérification de la recevabilité juridique et administrative- Transmission au service des archives- Suivi des délais réglementaires et communication des documents autorisésPour la gestion des réquisitions (police, gendarmerie, justice) :- Réception et enregistrement des réquisitions officielles- Coordination avec l'administrateur de garde et le président du conseil de l'ordre- Archivage et traçabilité des documents transmisVous prenez en charge le secrétariat du Comité d'Éthique :- Organisation des réunions (convocations, ordres du jour, logistique)- Rédaction des compte-rendu et diffusion des avis rendus- Archivage des dossiers présentés et des avis rendusEnfin, vous réalisez le secrétariat de la Commission Médicale d'Établissement (CME) :- Préparation des séances en lien avec la Présidente de la CME : Planification, recueil des sujets à inscrire à l'ordre du jour et préparation des réunions- Gestion des convocations, ordres du jour, logistique des réunions- Rédaction et diffusion des procès-verbaux- Suivi des délibérations et mise à jour des dossiers- Appui administratif à la présidente de la CMEVous participez également à la permanence du secrétariat du chef d'établissement :- Prise en charge selon le planning établi de la ligne téléphonique du directeur, gestion de la boîte e-mail, orientation et suivi des demandes- Accueil physique (filtrage de l'information et orientation des personnes après évaluation de leurs besoins)- Gestion des agendas- Planification et préparation des rendez-vous et des réunions, organisation des déplacements, tri de la messagerie- Enregistrement des courriers pour signature du chef d'établissement- Préparation et mise en forme des courriers émanant du chef d'établissement, des notes de service, des décisions, transmission et archivage.***Poste Catégorie C - Horaires : 8h30-12h/13h-17h04 du lundi au vendredi.***

Type de contrat CDD - 6 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• fonction publique hospitalière

Profil souhaité

Expérience

• 2 An(s) - sur poste similaire Cette expérience est indispensable

Compétences

• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique
• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Activités hospitalières

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