SECRETAIRE DE DIRECTION

TN France; Vouziers; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une opportunité passionnante dans un service public dynamique, où vous serez le pilier administratif garantissant un accueil chaleureux et une gestion efficace des tâches de secrétariat. Vous aurez l'occasion de travailler au sein d'une équipe engagée à promouvoir la transition écologique et énergétique. Ce rôle vous permettra de développer vos compétences en gestion administrative tout en contribuant à des projets significatifs tels que le soutien à l'achat de vélos. Si vous êtes organisé, autonome et avez un sens aigu des responsabilités, cette position est faite pour vous.

Qualifications

• Titulaire d’un grade d'adjoint administratif ou recrutement direct possible.
• Connaissance des circuits administratifs territoriaux requise.

Responsabilités

• Gestion de l'accueil physique et téléphonique, filtrage des appels.
• Rédaction de documents et gestion des agendas.
• Instruction des demandes d’aides financières pour vélos.

Connaissances

Communication orale

Techniques de secrétariat

Gestion administrative

Rédaction impeccable

Aisance relationnelle

Formation

BAC/BAC+2 en secrétariat

Expérience équivalente

Outils

Logiciels bureautiques

Astre GF

Air délib

Neeva

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté pour les besoins des services ou en raison de la nature des fonctions, si aucune candidature de fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Il est possible de recruter une personne non lauréate d’un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d’entrée de catégorie C permettant un recrutement direct sans concours.

Temps de travail Temps complet

Descriptif de l'emploi

La Direction de la Transition Ecologique et Energétique (DTEE) est composée de cinq services :

1. Le service Prévention des risques et milieux naturels (comprenant le pôle carrières)
2. Le service Transition Ecologique
3. Le service Transition Energétique
4. Le service Réseau de chaleur urbain
5. Le service Ressources

Rattaché(e) au chef du service Ressources, le/la secrétaire de direction garantit l’accueil physique et téléphonique, gère l’agenda de la directrice, réalise diverses tâches de secrétariat, agit en tant que correspondant RH et formation, et instruit les dossiers de demande d’aide financière à l’achat d’un vélo.

Missions / conditions d'exercice

• Accueil physique et téléphonique : accueillir, renseigner, filtrer et réorienter appels, messages et courriels, réceptionner les marchandises.
• Secrétariat de direction : gestion du courrier, suivi du traitement, rédaction de documents, gestion des agendas, organisation de réunions et déplacements.
• Gestion administrative du personnel : diffusion de documents, gestion des arrêts maladies, déclarations d’accidents, validation des ordres de mission, gestion de la formation, accueil administratif des nouveaux arrivants.
• Instruction des demandes d’aides financières vélos : renseignement, contrôle des pièces, rédaction de courriers, création dans le logiciel, gestion et archivage des dossiers, établissement de bilans.
• Organisation et suivi des commissions : préparation des dossiers, rédaction des avis, réservation de salles.
• Missions diverses : gestion des fournitures, activité de comptabilité ponctuelle, rapport d’activité.

Profils recherchés

Titulaire d’un grade du cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux ou recrutement direct possible, avec un BAC/BAC+2 en secrétariat ou expérience équivalente. Connaissance des circuits administratifs territoriaux, maîtrise des techniques de secrétariat, communication orale, logiciels bureautiques, et éventuellement Astre GF, Air délib, Neeva. Rédaction impeccable, sens des responsabilités, aisance relationnelle, discrétion, organisation, autonomie, initiative, gestion de plusieurs dossiers, rigueur et sens de la planification.