Secrétaire de direction

JR France; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

A leading company in the non-profit sector is seeking an Executive Assistant to support the General Management team. The role involves managing communications, organizing meetings, and ensuring efficient document handling. Ideal candidates will have a Bac +2 and at least 3 years of experience in a similar role, demonstrating strong communication skills and proficiency in office tools.

Qualifications

• Minimum 3 years experience as an executive assistant.
• Mastery of French language, both written and spoken.

Responsabilités

• Manage communication and document flows.
• Assist in organizing meetings and events.
• Handle accounting tasks related to the general direction.

Connaissances

Bureautique

Communication

Confidentialité

Formation

Bac +2

Outils

Pack Office

Description du poste

Créé en 1965, Cesap est une association à but non lucratif reconnue d’utilité publique, au service des enfants et adultes en situation de polyhandicap ou de handicap complexe. L’action de Cesap est triple : la gestion d’établissements et de services médico-sociaux, la formation initiale et continue des professionnels du secteur et la recherche sur le handicap.

Avec 39 établissements, services et dispositifs, implantés sur 23 sites en Île-de-France, dans l’Oise et en Indre-et-Loire, Cesap accompagne quotidiennement plus de 1800 usagers grâce à 1500 salariés professionnels médico-sociaux. Si vous souhaitez agir avec nous au service des personnes les plus fragiles et dans un secteur professionnel stimulant, nous recrutons, pour notre siège social :

Poste basé à Paris (75013)

Reprise d’ancienneté

Missions : Au sein de la Direction Générale, l’assistant(e) de direction est placé(e) sous l’autorité de la Responsable des Affaires Générales au sein d’un service dirigé par le Directeur Général Adjoint. Il (elle) est chargé(e) d’apporter son soutien en matière de gestion, de comptabilité, de communication, d'information et suivi de dossiers.

• Accueil physique et téléphonique, filtrer, rediriger, transmettre
• Organiser le traitement et la diffusion des informations (courriers, colis)
• Gestion des flux de documents entrant et sortant
• Assurer les relations avec les assistantes des autres directions d’établissements (exemple : demande de délégation…)
• Organisation et mise à jour des dossiers, organisation du classement (électroniquement ou papier) et de l’archivage
• Assister la responsable des Affaires Générales dans l’organisation et le suivi des dossiers du bureau et des instances délibérantes notamment le Conseil d’Administration
• Recherche d’information via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution
• Assurer les tâches de secrétariat :
• Gestion de la boîte mail de contact
• Gestion des plannings et des salles de réunions
• Préparation et organisation de rendez-vous et réunions
• Organisation des déplacements
• Organisation d’évènements internes et externes
• Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu
• Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint, …)
• Rédaction de notes et de courriers simples à partir de consignes orales et/ou de dossiers,
• Suivi comptable des activités de la direction générale et des dons en lien avec le service comptabilité.
• Vérification des bordereaux de virements avant signature
• Gérer les abonnements du siège

Profil : Vous êtes titulaire d'un Bac +2 avec une expérience dans la fonction d’assistante de direction de 3 ans minimum.

Vous maitrisez les outils de bureautique comme le Pack Office et les techniques relatives au poste (ex : publipostage).

Vous connaissez le secteur associatif et la gestion d’instances.

Vous savez prioriser les demandes en rendant compte à votre responsable, et avez une parfaite maitrise de la langue française à l’écrit comme à l’oral.

Au-delà des qualités techniques, vous savez travailler en autonomie au sein d’une équipe, Vous êtes force de proposition et savez faire preuve de réserve et confidentialité sur des sujets complexes tout en faisant preuve de diplomatie.

Salaire compris entre 28 et 42 k€ selon expérience