Secrétaire de direction

TN France; Nouvelle-Aquitaine; Hybride; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité dynamique recherche un(e) secrétaire de direction pour fournir un soutien administratif essentiel. Vous serez responsable de l'organisation de l'agenda, de la rédaction de documents importants, et de la gestion des communications. Ce rôle offre la possibilité de télétravail et nécessite une grande discrétion et un respect strict de la confidentialité. Si vous êtes organisé(e), réactif(ve) et avez une passion pour le service public, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe engagée dans le bon fonctionnement des instances communautaires et contribuez à un environnement de travail collaboratif et stimulant.

Prestations

Télétravail possible

Participation employeur à la protection sociale

Adhésion au comité des œuvres sociales

Qualifications

• Maitrise de l'expression écrite et orale, orthographe, syntaxe, grammaire.
• Connaissance du fonctionnement d'une collectivité territoriale est essentielle.

Responsabilités

• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités.
• Rédiger convocations, ordres du jour, et établir procès-verbaux.
• Gérer le courrier, scanner, enregistrer et communiquer après visas.

Connaissances

Connaissance du fonctionnement d'une collectivité territoriale

Maitrise de l'expression écrite et orale

Orthographe, syntaxe, grammaire

Organisation

Communication efficace

Gestion des imprévus

Évaluation d'urgence

Relations humaines

Dynamisme

Polyvalence

Outils

Pack Office

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Rédacteur, Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite de six ans.

Temps de travail : Temps complet

Télétravail : Oui

Management : Non

Rémunération indicative : Sur grille statutaire + régime indemnitaire + participation employeur à la protection sociale (santé + prévoyance) + possibilité d'adhésion au comité des œuvres sociales

Descriptif de l'emploi

Dans le cadre d'un futur départ à la retraite, la communauté de communes Xaintrie Val Dordogne recrute un(e) secrétaire de direction à temps complet. Placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la Directrice Générale des Services, vous assurez un soutien administratif auprès de la Présidence et de la Direction et concourez au bon fonctionnement des instances communautaires.

Missions / conditions d'exercice

1. Organisation de la vie professionnelle :
   • Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
   • Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
   • Préparer et organiser les déplacements, réunions, et rendez-vous
2. Gestion du secrétariat :
   • Rédiger convocations, ordres du jour, projets de décision, notes
   • Remise en forme de documents (tableaux, graphiques, PowerPoint)
   • Respecter les délais, préparer dossiers, établir procès-verbaux, saisir comptes rendus
   • Afficher décisions, transmettre à la préfecture, suivre dossiers
   • Organisation et mise à jour des dossiers et archivage
3. Accueil physique et téléphonique :
   • Renseigner, relayer, adapter discours
   • Recevoir, filtrer, rediriger messages
   • Participer à l'accueil du CIAS et du pôle déchets en absence
4. Gestion du courrier et parapheurs :
   • Relever le courrier, le scanner, l'enregistrer, le communiquer après visas
   • Gérer parapheurs : signature, redistribution
5. Travaux de bureautique :
   • Rédiger notes et courriers, réaliser saisie, organiser classement
6. Veille juridique :
   • Se tenir à jour via recherche, lecture, bases de données, sites spécialisés
7. Autres activités :
   • Assurer le bon fonctionnement du service, remplacement si nécessaire

Caractéristiques du poste :

• Respect strict de la confidentialité et discrétion
• Participation au conseil communautaire
• Horaires variables, pics d'activité
• Travail hebdomadaire du lundi au vendredi
• Possibilité de télétravail ponctuel

Profils recherchés :

• Connaissance du fonctionnement d'une collectivité territoriale
• Maitrise de l'expression écrite et orale, orthographe, syntaxe, grammaire (sténo un plus)
• Maitrise du pack Office
• Savoir-faire : organiser, communiquer efficacement, gérer imprévus, évaluer urgence
• Savoir-être : relations humaines, réactif, disponible, dynamique, polyvalent, souci de la qualité