Secrétaire d'équipe (H/F)

JOBPUBLIC; Mortagne-au-Perche; Sur place; EUR 18 000 - 24 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail

Formation professionnelle

Mobilité interne

Horaires flexibles

Résumé du poste

JOBPUBLIC recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) pour soutenir les travailleurs sociaux. Vous réaliserez des tâches de secrétariat, frappe de rapports, gestion du courrier et mise à jour des dossiers sociaux, papier et informatique, avec classement et archivage rigoureux.

Vous assurerez l’accueil du public, la prise de rendez-vous et l’orientation des usagers, tout en participant à l’instruction des dossiers RSA et FAFI Énergie. Des déplacements seront fréquents.

Qualifications

• Diplôme en secrétariat et permis B; déplacements fréquents.
• Rigueur, organisation, écoute et aisance rédactionnelle.
• Connaissance des dispositifs et politiques sociales.

Responsabilités

• Frappe de rapports, gestion du courrier et mise à jour des dossiers sociaux.
• Classification et archivage des documents; tenue des tableaux de bord.
• Accueil du public et orientation des demandes vers les travailleurs sociaux.
• Gestion des agendas et appuis logistiques pour les actions collectives.
• Instructions de dossiers de premier niveau (RSA, FAFI Énergie); suppléance des secrétaires.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Écoute

Travail en équipe

Maîtrise informatique

Suite bureautique

Saisie et rédaction

Formation

Diplôme en secrétariat (Bac technique à BTS)

Outils

Microsoft Office

Description du poste

Sur ce poste, vous serez un véritable point d’appui pour les travailleurs sociaux . Organisation, accueil, suivi administratif et relation avec le public rythmeront vos journées. Vous pourrez également participer à l’instruction de certains dossiers sociaux. Un poste polyvalent, où votre sens de l’organisation aura toute son utilité.

Qui sommes-nous ?

Chef de file de l’action sociale, de la protection de la petite enfance à l’accompagnement du grand âge en passant par l’insertion des personnes éloignées de l’emploi, le département de l'Orne cultive les valeurs d’entraide, de partage et de solidarité pour ses 280 000 habitants.

La préservation du cadre de vie est aussi un des piliers de l’action du département avec la mise en valeur de son environnement au travers de ses espaces naturels sensibles mais aussi le bien-être et l’éveil de tous en investissant massivement dans ses collèges, la culture pour tous et les nombreux loisirs comme son important réseau de voies vertes.

Vivre et travailler pour l’Orne c’est se rendre utile au plus grand nombre, tout en s’assurant un cadre de vie plein d’équilibre avec une large palette de métiers ouverts à tous.

Votre mission au quotidien :

Vous apporterez un soutien administratif aux travailleurs sociaux dans leurs missions quotidiennes. Vous réaliserez les travaux de secrétariat nécessaires, notamment la frappe de rapports, la gestion du courrier et la mise à jour des dossiers sociaux, qu’ils soient papier ou informatisés. Vous assurerez également leur classement et leur archivage.

Vous veillerez à la circulation des informations utiles au sein de l’équipe. Vous pourrez gérer les agendas des travailleurs sociaux, participer à l’accompagnement social en lien avec eux et apporter un soutien logistique lors de la mise en œuvre d’actions collectives. Vous tiendrez également à jour les tableaux de bord permettant de suivre l’activité et les échéances. En cas d’absence, vous pourrez assurer la suppléance des autres secrétaires de la délégation.

Une partie de votre activité sera consacrée à l’accueil du public , aussi bien physiquement que par téléphone, selon un planning établi. Vous écouterez la demande, évaluerez son éventuel caractère d’urgence et orienterez la personne vers le bon interlocuteur. Vous pourrez également prendre des rendez-vous, transmettre les informations aux travailleurs sociaux et aider les usagers à constituer leurs dossiers ou à mieux comprendre leurs droits et les dispositifs existants.

Vous réaliserez enfin des instructions de dossiers de premier niveau , notamment pour les allocations RSA et le dispositif FAFI Énergie . Vous pourrez être amené à vous déplacer dans le cadre de vos missions. Le respect du secret professionnel , la disponibilité et la confidentialité des informations traitées seront indispensables.

Vos compétences utiles :

Vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et à l’écoute . Vous savez observer une situation, prendre du recul et adapter votre réponse à votre interlocuteur. Votre aisance rédactionnelle et votre goût pour le travail en équipe et en partenariat vous permettront de trouver facilement votre place auprès des travailleurs sociaux et des différents partenaires.

Vous maîtrisez les techniques bureautiques et l’outil informatique . Une connaissance des institutions, des dispositifs et des politiques sociales vous permettra de comprendre rapidement votre environnement professionnel.

Vous êtes titulaire d’un diplôme en secrétariat, de niveau Bac technique à BTS , et vous possédez le permis B , indispensable compte tenu des déplacements fréquents liés au poste.

Pourquoi nous ?

Vos avantages :

Au département de l'Orne, les collaborateurs profitent d'une politique RH dynamique et attractive, assurant des conditions de travail équitables et stimulantes.

En plus d'une rémunération adaptée à votre parcours avec un régime indemnitaire, nous avons prévu aussi pour vous plusieurs avantages :

Développement de carrière :

Formations, communauté managériale, analyse des pratiques professionnelles, opportunités de mobilité interne...

Culture de la collectivité et engagement des agents :

Journées des nouveaux arrivants, vœux au personnel...

Soutien à la mobilité et environnement de travail : réseaux de transport accessibles, pools de voitures et vélos électriques de service…

Politique RH et avantages :

Primes, prévoyance, assurance maladie complémentaire (mise en place en cours), prestations du CNAS (Comité national d’action sociale) comme des chèques vacances, des aides sportives et culturelles, une prime de rentrée scolaire, ….

Flexibilité et équilibre travail-vie privée : télétravail, horaires de travail flexibles…

Enfin, c'est une surprise, retrouvez-nous en images :

Nous avons hâte de vous rencontrer et que vous deveniez un membre précieux de notre équipe !