Secrétaire d'équipe et de PMI (H/F)

JobPublic; Argentan; On-site; EUR 21,000 - 28,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail

Horaires flexibles

Formation continue

Avantages CNAS et indemnités

Job summary

Département de l\'Orne recherche un(e) Secrétaire d’équipe, de PMI et d’accueil social (H/F) à Argentan pour assurer le secrétariat des travailleurs sociaux et médico-sociaux et organiser les activités de protection maternelle et infantile. Le poste implique la gestion d\'agendas, la préparation des rendez-vous et la rédaction de courriers.

Vous travaillerez en équipe pluridisciplinaire, avec confidentialité et sens du service, et utiliserez les applications SOLIS, Viesion et HORUS pour

Qualifications

• Formation administrative exigée ou expérience équivalente dans les domaines social, médico-social ou administratif.
• Connaissance des collectivités territoriales et des dispositifs d’accès aux droits serait un atout.
• Expérience en accueil social ou gestion administrative de dossiers serait utile.

Responsibilities

• Assurer le secrétariat des travailleurs sociaux et médico-sociaux et organiser les activités PMI.
• Préparer les rendez-vous, rédiger les courriers et assurer la relecture des rapports.
• Gérer et fiabiliser les dossiers dans les applications SOLIS, Viesion et HORUS et archiver les documents.
• Accueil des usagers, orientation et accompagnement dans leurs démarches administratives.

Skills

Rigueur

Organisation

Écoute

Informatique

Rédaction

Travail en équipe

Education

Formation administrative

Tools

SOLIS

Viesion

HORUS

Job description

Vous aimez organiser, accueillir et faciliter les démarches des autres ? Vous souhaitez exercer un métier administratif qui contribue concrètement à l’accompagnement des familles, au suivi des enfants et à l’accès aux droits ? Le Département de l’Orne recherche un(e) Secrétaire d’équipe, de PMI et d’accueil social (H/F) à Argentan. Un poste polyvalent qui vous permettra de travailler aux côtés de professionnels engagés dans l’action sociale et la protection maternelle et infantile, avec un objectif commun : apporter une réponse adaptée aux besoins des habitants.

Votre mission au quotidien

Au sein du Pôle Solidarités, vous assurez le secrétariat des travailleurs sociaux et médico-sociaux, tout en participant à l’organisation des activités de protection maternelle et infantile (PMI). Vous gérez et actualisez les agendas, notamment pour planifier les consultations médicales et de puériculture. Vous préparez les rendez-vous, les entretiens et les commissions, rédigez les courriers et assurez la relecture ainsi que la mise en forme des rapports, notes et comptes rendus. Vous suivez les échéances, préparez les dossiers nécessaires aux réunions et veillez à la bonne circulation des informations au sein de l’équipe. Vous créez, actualisez et fiabilisez les dossiers dans les applications métiers SOLIS, Viesion et HORUS, tout en assurant l’organisation et la mise à jour des dossiers numériques.

Votre rôle contribue également au suivi de la santé des jeunes enfants. Vous participez à la préparation et à l’organisation des bilans de santé en école maternelle et des consultations de PMI. Vous facilitez la coordination entre les professionnels, veillez à la bonne préparation des rendez-vous et contribuez au bon déroulement des activités. Votre sens de l’organisation permet aux équipes de travailler dans de bonnes conditions et de consacrer davantage de temps à leurs missions auprès des familles.

Vous êtes aussi un premier interlocuteur pour les ménages, les partenaires et les professionnels. À l’accueil physique comme au téléphone, vous écoutez les demandes, reformulez les besoins et recueillez les premières informations utiles. Vous évaluez le degré d’urgence des situations afin d’orienter les personnes vers le bon interlocuteur. Vous informez les usagers sur leurs droits et les dispositifs existants, puis les accompagnez dans la constitution de leurs dossiers administratifs. Vous vérifiez les pièces justificatives, assurez leur numérisation, leur classement et leur archivage, avant de transmettre les informations nécessaires aux professionnels concernés. Vous enregistrez les accueils et les interventions dans SOLIS et participez aux permanences d’accueil administratif.

Vos missions vous conduisent également à assurer l’accueil physique lors des permanences du Centre de promotion en santé sexuelle et à réaliser les statistiques associées. Vous intervenez donc auprès de publics variés, parfois vulnérables ou confrontés à des situations délicates. Vous devrez savoir gérer plusieurs sollicitations, hiérarchiser les priorités et conserver une posture professionnelle adaptée, même lorsque les échanges sont sensibles. La confidentialité et le respect du secret professionnel sont indispensables. Vous travaillez en équipe pluridisciplinaire et faites preuve de polyvalence pour garantir la continuité du service. Les dispositifs, les procédures et les outils numériques évoluant régulièrement, votre capacité d’adaptation sera également précieuse.

Vos compétences utiles

Vous disposez d’une formation administrative vous permettant d’exercer des fonctions de secrétariat et d’accueil. Une expérience dans les secteurs social, médico-social ou administratif, ou dans l’accueil du public, sera appréciée. Une connaissance des collectivités territoriales, des politiques sociales et des dispositifs d’accès aux droits constitue un atout. Une expérience en accueil social ou dans la gestion administrative de dossiers sera particulièrement utile pour prendre vos fonctions.

Vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et à l’écoute. Vous maîtrisez les outils informatiques et les techniques bureautiques, et possédez de bonnes capacités rédactionnelles. Vous savez recueillir et transmettre des informations fiables, accueillir des personnes aux besoins différents et adapter votre réponse à chaque situation. Votre discrétion, votre sens du service et votre capacité à gérer les priorités vous permettent d’assurer vos missions avec sérieux. Vous appréciez le travail en équipe et en partenariat et savez prendre du recul face aux situations émotionnellement exigeantes. Votre polyvalence vous aidera à passer d’une tâche administrative à l’accueil d’un usager, tout en gardant le cap sur les besoins des professionnels et des familles.

Pourquoi nous?

Vos avantages :

Au département de l'Orne, les collaborateurs profitent d'une politique RH dynamique et attractive, assurant des conditions de travail équitables et stimulantes.

En plus d'une rémunération adaptée à votre parcours avec un régime indemnitaire, nous avons prévu aussi pour vous plusieurs avantages :

Développement de carrière :

Formations, communauté managériale, analyse des pratiques professionnelles, opportunités de mobilité interne...

Culture de la collectivité et engagement des agents

Journées des nouveaux arrivants, vœux au personnel...

Soutien à la mobilité et environnement de travail : réseaux de transport accessibles, pools de voitures et vélos électriques de service…

Politique RH et avantages :

Primes, prévoyance, assurance maladie complémentaire (mise en place en cours), prestations du CNAS (Comité national d’action sociale) comme des chèques vacances, des aides sportives et culturelles, une prime de rentrée scolaire, ….

Flexibilité et équilibre travail-vie privée : télétravail, horaires de travail flexibles…

Prêt à relever le défi ?

Si vous êtes animé par la volonté de transformer les parcours de vie des individus en situation de vulnérabilité, alors nous serions honorés de découvrir votre candidature.

Enfin, c'est une surprise, retrouvez-nous en images :

Nous avons hâte de vous rencontrer et que vous deveniez un membre précieux de notre équipe !