Secrétaire d'Équipe et de Pmi et d'Accueil Social Ref 196-206 H/F

Conseils départementaux; Argentan; On-site; EUR 24,000 - 30,000; Full time

Job summary

Le Département de l'Orne recherche un agent administratif pour assurer le secrétariat et l'accueil des travailleurs sociaux et médico-sociaux. Vous gérerez agendas, préparerez les rendez-vous, et participerez à la rédaction de rapports et bilans.

Vous maîtrisez les outils bureautiques, avez une bonne connaissance des dispositifs sociaux et vous savez travailler en équipe tout en respectant la confidentialité. Poste en CDI, à pourvoir rapidement.

Qualifications

• Formation de niveau administratif permettant l'exercice des fonctions de secrétariat et d'accueil.
• Expérience dans le domaine social, médico-social, administratif ou dans l'accueil de publics constitue un atout.
• Maîtrise des outils informatiques et des techniques bureautiques.
• Connaissance des institutions, des dispositifs et politiques sociales.

Responsibilities

• Gérer et actualiser les agendas, préparer les rendez-vous et commissions.
• Rédiger les courriers et assurer la relecture des rapports et comptes rendus.
• Suivre les dossiers dans les applications métiers (SOLIS, Viesion, HORUS).
• Organiser et mettre à jour les dossiers numériques et archiver.
• Accueillir physiquement et téléphoniquement les ménages, identifier la demande et guider les démarches.
• Transmettre les informations utiles aux professionnels et assurer des permanences d'accueil administratif.

Skills

Rigueur

Organisation

Accueil et écoute

Rédaction

Esprit d'équipe

Bureautique

Informatique

Education

Formation administrative

Tools

SOLIS

Viesion

HORUS

Job description

Avec près de 100 métiers, et près de 1 700 collaborateurs mobilisés, le Département de l'Orne, vous offre la possibilité de vous révéler dans un environnement professionnel dynamique et de bénéficier d'une remarquable qualité de vie.Pour assurer un service public performant, nous bâtissons des équipes engagées professionnellement, unies par un projet collectif.La diversité des champs d'action du Conseil Départemental lui confère un rôle majeur dans le paysage institutionnel et le conforte comme l'acteur essentiel de l'action publique de proximité.Favoriser la créativité, l'initiative et les talents individuels pour qu'ils soient reconnus et accompagnés tout au long de la vie professionnelle est notre objectif. Rejoignez-nous ! Ici, dans l'Orne, l'avenir pousse mieux- Assurer le secrétariat des travailleurs sociaux et médico-sociaux : o Gérer et actualiser les agendas, notamment pour les consultations de puéricultures et médicales pour la PMI,o Préparer les rendez-vous ou commissions et entretiens, o Assurer la relecture et la mise en forme des rapports, notes ou comptes rendus,o Rédiger les courriers, o Suivre les échéances et préparer les dossiers pour les commissions, synthèses, etc,o Créer, actualiser et fiabiliser les dossiers dans les applications métiers (SOLIS, Viesion, HORUS),o Organiser et mettre à jour les dossiers numériques,o Transmettre et faire circuler l'information au sein de l'équipe,o Préparer et organiser les bilans de santé en école maternelle et les consultations de PMI- Assurer la première réponse aux ménages :o Accueillir physiquement, téléphoniquement les ménages, partenaires et professionnels,o Identifier l'objet de la demande et recueillir les premières informations nécessaires (Écouter, reformuler et qualifier la demande),o Apprécier le degré d'urgence et orienter le ménage,o Informer sur les droits et dispositifs,o Vérifier et accompagner la complétude des dossiers déposés, recueillir les pièces, numériser, classer et archiver,o Inscrire dans l'application métier (SOLIS) l'ensemble des accueils et interventions,o Transmettre les informations utiles aux professionnels,o Assurer des permanences d'accueil administratif ?o Assurer l'accueil physique lors des permanences du Centre de promotion en santé sexuelle et réaliser les statistiques.

VOUS...Rigoureux(se), organisé(e), vous avez les capacités d'accueil et d'écoute et rédactionnelles, ainsi qu'une appétence pour le travail en équipe et en partenariat. Vous maîtrisez l'outil informatique et les techniques bureautiques.Vous connaissez les institutions, les dispositifs et politiques sociales. PROFIL... Catégorie C Formation de niveau administratif permettant l'exercice des fonctions de secrétariat et d'accueil. Une expérience dans le domaine social, médico-social, administratif ou dans l'accueil de publics constitue un atout. Une expérience en collectivité territoriale et/ou dans les politiques sociales est appréciée. Une expérience en accueil social, accès aux droits ou gestion administrative de dossiers est particulièrement recherchée.Contraintes du poste : Accueil d'un public diversifié, parfois vulnérable ou en difficulté.Exposition possible à des situations de tension ou de forte charge émotionnelle.Respect strict de la confidentialité et du secret professionnel.Gestion simultanée de sollicitations et nécessité de prioriser.Travail en équipe pluridisciplinaire, polyvalence et continuité de service.Évolution régulière des dispositifs, procédures et outils numériques.