Secrétaire d’élus

Poste de secrétaire d’élus, pour le secrétariat des élus.

La ville de Villeurbanne (métropole de Lyon, 162 000 habitants, 16ème ville de France), recrute, par voie de mutation, détachement ou inscription sur liste d'aptitude après concours, ou à défaut par voie contractuelle, un.e secrétaire d’élus sur le cadre d’emplois des adjoints administratifs.


Au sein de la Direction des affaires générales et de la qualité de service au public, vous serez en charge du secrétariat de plusieurs adjoints.es et adjoints.es au maire en lien avec les services rattachés à leurs délégations.

En tant que secrétaire d’élus vos missions seront les suivantes :

• Accueil physique et téléphonique
  • Assurer un filtrage
  • Donner une réponse de premier niveau
  • Prendre les messages
  • Prendre les demandes de rendez-vous
  • Réorienter vers les services concernés
  • Tenir les adjoints.es informés.ées
• Secrétariat des adjoints.es
  • Tenir l’agenda des adjoints.es: prise de rendez-vous, mise à jour sur demande de l’adjoint.e
• Constituer les dossiers préparatoires pour la tenue des rendez-vous
• Organiser les réunions à la demande de l’adjoint.e
• Organiser les déplacements logistiques
• Participation à la préparation d’évènement spécifiques
  • Rendre compte aux adjoints.es
  • Gérer le courrier des adjoints.es
• Rédiger des courriers protocolaires (invitations, remerciements), accusés de réception, notes et comptes-rendus
• Assurer la réception, le suivi, le classement du courrier entrant/sortant
• Assurer l’organisation et le suivi du circuit des parapheurs
• Gestion logistique et administrative
  • Assurer le traitement administratif et logistique des demandes de formation et de déplacement des adjoints.es
  • Effectuer le classement des dossiers et l’archivage
  • Assurer la gestion du matériel et fournitures

Compétences

• Organisation des services municipaux et des institutions intervenant sur le territoire
• Compétences et fonctionnement des collectivités territoriales
• Rôle et fonctionnement des instances municipales (conseil municipal…) et spécificité du travail avec les élus
• Savoir-faire
• Maîtrise des techniques de secrétariat, de classement, d’accueil
• Maîtrise des outils bureautiques et des nouveaux outils de travail
• Maitrise des règles de rédaction
• Capacité à gérer l’urgence, à hiérarchiser et à rendre compte
• Savoir être et attitudes requises
• Travailler de manière autonome et en équipe
• Faire preuve de discrétion, sens du protocole et de disponibilité
• Disposer de qualités relationnelles (en particulier dans la relation à l’usager.ère)
• Rigueur et sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation et de réactivité

Contraintes du poste

• Permanences en soirée régulières (jusqu’à 18h30) en fonction du règlement particulier du temps de travail

Informations complémentaires

• Date de prise de poste prévue: Juillet 2025
• Lieu de travail: Hôtel de Ville, place Lazare Goujon, Villeurbanne (Rhône)
• Horaires et durée du temps de travail:

Les candidatures, avec curriculum vitae et lettre de motivation, sont à adresser à Monsieur le maire, en les déposant sur le site Internet de la ville de Villeurbanne, au plus tard le 25 mai 2025.