Secrétaire d'agence (H/F)

La Provence; Marseille; Sur place; EUR 24 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique recherche un Secrétaire d’agence à Marseille pour rejoindre son équipe. Le poste implique la gestion de l'accueil, la coordination et l'administration des opérations de l'agence. Le candidat idéal possède un Baccalauréat, une expérience en secrétariat, et une bonne connaissance des outils bureautiques, notamment Microsoft Office 365.

Qualifications

• Titulaire d’un Baccalauréat ou études dans le secrétariat.
• Expérience dans le secrétariat souhaitable.
• Bon communicant et à l’écoute.

Responsabilités

• Assurer l’accueil des clients et la gestion des appels téléphoniques.
• Gérer l’agenda de son responsable et établir le calendrier des évènements.
• Rédiger des supports de communication interne.

Connaissances

Connaissance de l’univers des médias

Connaissance des outils bureautiques

Savoir hiérarchiser et classer des documents

Utilisation de Microsoft Office 365

Formation

Baccalauréat ou études dans le secrétariat

Description du poste

La/Le Secrétaire d’agence sera amené(e) à :

• Assurer l’accueil des clients et la gestion des appels téléphoniques :
• Accueillir les clients et répondre à leurs demandes,
• Gérer les appels téléphoniques,
• Réceptionner, rédiger et transmettre des courriers et mails,
• Gérer l’agenda de son responsable,
• Utiliser l’outil collaboratif de gestion des évènements importants,
• Rédiger des supports de communication interne (note, tableau de service…).
• Faire le lien avec les correspondants, et distribution des sujets,
• Gérer administrativement les correspondants (notes de frais, création de compte),
• Gérer le volet pratique de l'agence - consommables, problèmes techniques, diverses commandes, lien avec l'équipe de ménage,
• Établir le calendrier des évènements de nos 19 communes en lien avec les services com' municipaux et faire une veille internet assidue,
• Préparer l'agenda, les brèves - parfois des zooms - et les gardes pour les pages Aubagne, La Ciotat et D'Aubagne à La Ciotat,
• Gérer les archives de l'édition locale,
• Faire le lien avec les RH, le service informatique et le service technique du siège,
• Gérer administrativement les stagiaires,
• Suivre l'agenda collectif des journalistes, avec piqures de rappel.

Cette liste n’est pas exhaustive et pourra être complétée par de nouvelles tâches liées à cette fonction.

Domaines de compétences souhaités :

• Connaissance de l’univers des médias
• Connaissance des outils bureautiques
• Savoir hiérarchiser et classer des documents
• Outils collaboratifs et bureautiques : Microsoft Office 365

Profil recherché :

La/Le Secrétaire d’agence doit être :

• Titulaire d’un Baccalauréat ou études dans le secrétariat
• Expérimenté(e) : une première expérience dans les métiers du secrétariat est souhaitable
• Bon communicant : Être à l’écoute
• Flexible et Disponible
• Rigoureux et Méthodique

Remunération: 23 200 euros bruts mensuels payés sur 13 mois