Secrétaire crèche

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Affaires administratives Grade(s) recherché(s):

• Adjoint administratif
• Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s): Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires.

Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail: Temps non complet, 30h00 hebdomadaire

Télétravail: Non

Management: Non

Rémunération indicative: Grille fonction publique ou selon expérience si recrutement contractuel

Descriptif de l'emploi

L'assistante administrative de la crèche a en charge l'accueil téléphonique et physique du public. Elle assure la gestion administrative et les missions de secrétariat qui lui sont dévolues.

Missions / conditions d'exercice

Activités principales:

• Accueil physique et téléphonique
• Assurer la gestion administrative du service (dossier famille, facturation, personnel…) sous la responsabilité de la directrice
• Préparer les contrats d'accueil, la facturation et le suivi des présences des enfants
• Assurer la complétude d'éléments liés à la fréquentation, aux paiements en appliquant les règles dictées par la CAF
• Suivre la gestion administrative liée au personnel de la structure (heures complémentaires, pose de congés) en lien avec le service des Ressources Humaines
• Préparer des documents de communication à l'attention de l'équipe et des familles
• Effectuer la prise de note et la rédaction de compte rendu.
• Assurer le lien entre la structure et la mairie et réciproquement.
• Réaliser des tableaux de suivi selon les besoins
• Coordonner la transmission des informations.
• Réaliser des tâches communes aux différents services Petite Enfance de la commune.
• Classer des documents et gérer le stock des fournitures administratives.

Profils recherchés

Secrétaire avec expérience témoignant d'un intérêt pour la Petite Enfance.

Poste qui requière des capacités en bureautique et une aisance à l'utilisation des logiciels métiers.

Bonne qualité rédactionnelle.

Savoirs

• Connaitre et appliquer les règles d'un accueil de qualité
• Maîtriser l’outil informatique.
• Maîtriser le logiciel spécifique Petite Enfance.

Savoir-Faire

• Adopter la bonne posture professionnelle à l’égard des familles
• Maîtriser la prise de notes et le compte rendu de document.
• Faire preuve de rigueur et de méthodologie.
• Savoir recevoir et transmettre un message.
• Savoir gérer son temps de travail et respecter les échéances.
• Etre en capacité d'alerter sa hiérarchie sur des points de vigilance CAF.

Savoir Etre

• Avoir une posture avenante
• Etre capable de s'adapter
• Apprécier de travailler en équipe
• Savoir rendre compte
• Etre dynamique et réactive
• Faire preuve de discrétion professionnelle et de diplomatie.