Secrétaire consultations externes

Centre Paul Strauss; Strasbourg; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé de premier plan recherche un secrétaire médical pour rejoindre son équipe dynamique. Dans ce rôle essentiel, vous serez responsable de l'accueil des patients, de la gestion des rendez-vous et de l'organisation des consultations. Vous contribuerez à l'optimisation des processus administratifs et à la circulation des informations au sein de l'établissement. Si vous êtes rigoureux, organisé et capable de travailler en équipe, cette opportunité vous permettra de faire une réelle différence dans le parcours des patients. Rejoignez une institution qui valorise le professionnalisme et l'engagement envers les soins de santé.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et techniques d'accueil exigée.
• Connaissance de la réglementation hospitalière souhaitée.

Responsabilités

• Assurer l'accueil des patients et organiser leur parcours au sein de l'établissement.
• Gérer les RDV de consultation et d’hospitalisation, assurer la circulation des informations.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Techniques d’accueil physique et téléphonique

Aisance rédactionnelle

Connaissance de la réglementation hospitalière

Rigueur

Sens de l’organisation

Discrétion

Polyvalence

Travail en équipe

Formation

Niveau III ou IV en secrétariat médical

Description du poste

Missions principales et rôle du poste dans l’organisation.

• Assister les médecins en contribuant à la prise en charge médico-administrative et au suivi des patients en liaison avec les autres unités fonctionnelles internes ou externes à l’établissement
• Contribuer au processus de traitement et de diffusion de l'information médicale au niveau interne et externe et à la gestion du dossier patient.

Responsabilités et missions

Détail des missions principales par thématique et liste des activités à responsabilité liées au poste.

Assurer l'accueil du patient, des familles et autre et organiser le parcours patient au sein de l’établissement :

• Préparer les consultations (vérification du dossier médical, récupération des résultats des différents examens).
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des personnes, les informer et les orienter.
• Gérer les RDV de consultation et d’hospitalisation, en tenant compte des incidences sur l’organisation du service et vérifier la cohérence des plannings.
• Assurer les convocations de consultation et d’hospitalisation ou les annulations de rendez-vous auprès des patients.
• Organiser, si nécessaire, le transport des patients pour leur retour.
• Assurer la cotation des actes de consultation.

Assurer la circulation des informations entre les différents services de l'établissement et vers l'extérieur :

• Numériser des documents dans les dossiers patients informatisés.
• Gérer les boites mail et fax.
• Transmettre le dossier à l'archivage ou à l'unité chargée de prendre ultérieurement en charge le malade.
• Assurer l’enregistrement des données statistiques afférentes à l’activité du secteur consultations.

Prendre en charge les tâches administratives en lien avec le(s) médecin(s) :

• Recevoir, gérer et transmettre les appels et messages téléphoniques.
• Réceptionner, trier et diffuser le courrier.
• Tenir l’agenda des médecins du service pour les prises de rendez-vous.
• Frapper et archiver les courriers, les comptes rendus médicaux.

Participer à l'optimisation de l'organisation du service :

• Contribuer à la réalisation ou à la mise en forme de procédures.
• Veiller au bon fonctionnement et à la gestion des fournitures nécessaires à l'activité du service.

Liens hiérarchiques et fonctionnels / relations externes :

• Cadre des secrétariats, Direction des soins
• Médecins
• Personnel des unités de soins

Bloc de compétences

Détail des compétences attendues sur le poste

Connaissances / Savoir-Faire

• Maitriser les outils bureautiques et / ou les logiciels métiers
• Maitriser les techniques d’accueil physique et téléphonique
• Posséder une aisance rédactionnelle
• Connaître les bases de la réglementation hospitalière (souhaité)

Aptitudes Personnelles

• Rigueur
• Sens de l’organisation
• Discrétion
• Polyvalence
• Travail en équipe

Formation / Diplômes

• Niveau III ou IV en secrétariat médical exigé

Statut et conditions de travail

• Le poste est basé à l’Institut de Cancérologie Strasbourg Europe ICANS
• Rémunération proposée selon profil et expérience
• Poste en CDI ou CDD d’1 an, prise de poste immédiate