Secrétaire consultations externes

Missions principales et rôle du poste dans l’organisation.

• Assister les médecins en contribuant à la prise en charge médico-administrative et au suivi des patients en liaison avec les autres unités fonctionnelles internes ou externes à l’établissement
• Contribuer au processus de traitement et de diffusion de l'information médicale au niveau interne et externe et à la gestion du dossier patient.

Responsabilités et missions

Détail des missions principales par thématique et liste des activités à responsabilité liées au poste.

Assurer l'accueil du patient, des familles et autre et organiser le parcours patient au sein de l’établissement :

• Préparer les consultations (vérification du dossier médical, récupération des résultats des différents examens).
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des personnes, les informer et les orienter.
• Gérer les RDV de consultation et d’hospitalisation, en tenant compte des incidences sur l’organisation du service et vérifier la cohérence des plannings.
• Assurer les convocations de consultation et d’hospitalisation ou les annulations de rendez-vous auprès des patients.
• Organiser, si nécessaire, le transport des patients pour leur retour.
• Assurer la cotation des actes de consultation.

Assurer la circulation des informations entre les différents services de l'établissement et vers l'extérieur :

• Numériser des documents dans les dossiers patients informatisés.
• Gérer les boites mail et fax.
• Transmettre le dossier à l'archivage ou à l'unité chargée de prendre ultérieurement en charge le malade.
• Assurer l’enregistrement des données statistiques afférentes à l’activité du secteur consultations.

Prendre en charge les tâches administratives en lien avec le(s) médecin(s) :

• Recevoir, gérer et transmettre les appels et messages téléphoniques.
• Réceptionner, trier et diffuser le courrier.
• Tenir l’agenda des médecins du service pour les prises de rendez-vous.
• Frapper et archiver les courriers, les comptes rendus médicaux.

Participer à l'optimisation de l'organisation du service :

• Contribuer à la réalisation ou à la mise en forme de procédures.
• Veiller au bon fonctionnement et à la gestion des fournitures nécessaires à l'activité du service.

Liens hiérarchiques et fonctionnels / relations externes :

• Cadre des secrétariats, Direction des soins
• Médecins
• Personnel des unités de soins

Bloc de compétences

Détail des compétences attendues sur le poste

Connaissances / Savoir-Faire

• Maitriser les outils bureautiques et / ou les logiciels métiers
• Maitriser les techniques d’accueil physique et téléphonique
• Posséder une aisance rédactionnelle
• Connaître les bases de la réglementation hospitalière (souhaité)

Aptitudes Personnelles

• Rigueur
• Sens de l’organisation
• Discrétion
• Polyvalence
• Travail en équipe

Formation / Diplômes

• Niveau III ou IV en secrétariat médical exigé

Statut et conditions de travail

• Le poste est basé à l’Institut de Cancérologie Strasbourg Europe ICANS
• Rémunération proposée selon profil et expérience
• Poste en CDI ou CDD d’1 an, prise de poste immédiate