Secrétaire - Comptable - RH (H/F)

LA CORNE D'OR; Tourouvre au Perche; Sur place; EUR 29 000 - 39 000; Plein temps

Résumé du poste

Un foyer de vie en Normandie recherche un employé qualifié pour gérer l'accueil, le standard téléphonique et le support administratif. Le candidat doit avoir au moins 5 ans d'expérience dans un poste similaire, une formation Bac+3/Bac+4 en secrétariat, comptabilité ou RH, et être à l'aise avec les outils numériques comme le logiciel Alfa et Excel. Ce poste implique un engagement important envers les résidents et nécessite rigueur et précision.

Qualifications

• 5 ans d'expérience sur un poste similaire.
• Bonne maîtrise des outils informatiques.
• Connaissance de la convention 66 et du secteur médico-social.

Responsabilités

• Accueil des personnes entrant dans l'établissement.
• Gestion des appels téléphoniques entrants/sortants.
• Création et maintenance des dossiers usagers.

Connaissances

Accueillir, orienter, renseigner un public

Classer des documents

Gestion administrative du courrier

Gérer les agendas et planifier des rendez-vous

Mettre à jour un dossier, une base de données

Utiliser les outils numériques

Formation

Bac+3, Bac+4 ou équivalents - secrétariat, comptabilité, RH

Outils

Alfa (Compta First, Alfa Usagers, Alfa Grh)

Excel

Word

Description du poste

Overview

Sous la responsabilité de l'Adjoint de direction et en collaboration avec la Cheffe de Service Educatif Foyer de Vie et de la Cheffe de service Espace culturel, vous assurez l'accueil des personnes entrant dans le foyer de vie, la gestion du standard téléphonique et un support administratif, comptable et RH à l'ensemble des acteurs de l'association, en lien avec la gestion des dossiers des usagers et des services supports.

Responsabilités

• Accueil de toutes les personnes entrant dans l'établissement (visites des nouveaux salariés ou stagiaires en situation de handicap, entreprises). Tenue du registre des entrées/sorties.
• Gestion des appels téléphoniques entrants/sortants avec registre et transmission des messages.
• Création et maintenance des dossiers « usager » dans le logiciel Océalia. Suivi du dossier « usager » avec la MDPH (renouvellements), mise à jour du logiciel Via-Trajectoire.
• Suivi des entrées/sorties de tous résidents et stagiaires, suivi de l'ensemble de chaque dossier (suivi des outils de la loi du code de l'action sociale loi 2002-2).
• Prises de rendez-vous médicaux en lien avec le coordinateur santé.
• Assistance administrative aux familles et tutelles (dossiers APL, ...).
• Enregistrement du courrier sortant.
• Gestion de la caisse des dépenses des résidents et enregistrement des bons d'achats; alerte la direction en cas de dérive.
• Relances sur les règlements de dossiers en attente et soldes négatifs de caisse (selon demandes de la comptabilité).
• Saisie des feuilles de présence (avec motifs d'absences) des résidents dans Alpha Compta pour la comptabilité (préfacturation mensuelle des résidents).
• Gestion des présences tableaux de suivi pour les repas et petits déjeuners.
• Préparation des contrats de séjours et conventions de séjours temporaires.
• Envoi des PAI aux familles et suivi des retours signés.
• Production d'attestations et feuilles d'émargement.
• Affichages obligatoires et internes (feuilles de température et DLC).
• Gestion du cahier de présence et d'incidents (en lien avec les surveillants de nuit).
• Centralisation du planning des cadres de l'association et du planning des astreintes.
• Déclarations de sinistres matériels et bâtiments en responsabilité civile + véhicules et suivi.
• Archivage (armoire fermée).
• Tenue du bureau d'accueil (sécurité du poste de travail).
• Production des éléments statistiques annuels pour le rapport d'activité.
• Préparation des salles de réunion.
• Assure un support administratif à l'ensemble de la structure éducative et culturelle (distribution de documents, mise en forme de comptes rendus de réunion) à la demande des cadres.

Profil et qualifications

• Expérience: 5 An(s) sur un poste similaire (cette expérience est indispensable).
• Formation: Bac+3, Bac+4 ou équivalents - secrétariat, comptabilité, RH (cette formation est indispensable).
• Connaissances: logiciels Alfa (Compta First, Alfa Usagers, Alfa Grh) et bonne maîtrise des outils informatiques (Excel, Word, internet, etc.).
• Connaissance utile: la convention 66 et le médico-social.

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public.
• Classer des documents.
• Gestion administrative du courrier.
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous.
• Mettre à jour un dossier, une base de données.
• Utiliser les outils numériques.

Savoir-être professionnel

• Rigueur et précision.

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Hébergement social pour handicapés mentaux et malades mentaux

Notre association propose, en milieu rural, un accompagnement adapté pour 55 adultes en situation de handicap intellectuel, sur deux dispositifs (35 places en foyer de vie et 20 places en accueil de jour), en collaboration avec notre espace culturel. Ensemble, nous sommes collectivement responsables d'un accompagnement avec trois dimensions complémentaires pour nos résidents : s'adapter à leurs besoins, faciliter leur intégration sur le territoire et développer les pratiques de médiation.