Secrétaire comptable

Chambre Interdépartementale des Notaires d'Atlantique-Poitou; Chauray; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

La Chambre Interdépartementale des Notaires d'Atlantique-Poitou recherche un Secrétaire Comptable pour son siège à Chauray. Le rôle inclut la gestion de la comptabilité, la préparation des inspections et la coordination d'événements. Ce poste de 35 heures par semaine nécessite organisation, précision et une expérience en comptabilité. Vous aurez l'opportunité de contribuer aux missions de l'instance en collaboration avec divers acteurs professionnels.

Prestations

Ordinateur portable fourni

Téléphone mobile professionnel

Qualifications

• Expérience en comptabilité souhaitée.
• Capacité à gérer plusieurs tâches à la fois.
• Bonne communication écrite et orale.

Responsabilités

• Saisie des écritures et règlement des factures.
• Participation à l'organisation des inspections et des assemblées générales.
• Suivi des cotisations et relation avec les offices.

Connaissances

Organisation

Gestion du temps

Précision

Formation

Diplôme en comptabilité ou équivalent

Outils

Microsoft 365

SharePoint

Description du poste

Secrétaire Comptable

Durée: 35 h hebdomadaires

Sur 4 jours et demi en présentiel au siège de l’Instance à Chauray

Déplacements à la demande pour :

• participation à des événements sur l’ensemble du ressort de la Chambre Interdépartementale (17, 85, 79, 85)
• participation aux réunions diverses à la demande du Président

Outils: Microsoft 365 – SharePoint

Mise à disposition d’un ordinateur portable

Téléphone mobile professionnel individuel équipé d’un système de softphone pour le travail d’équipe.

Comptabilité et Inspections

Missions principales en comptabilité

• Comptabilité de l’Instance: saisie des écritures, règlement des factures, rapprochements bancaires, contrôle des devis & suivi des factures.
• Correspondances liées à la comptabilité
• Relais de l’expert-comptable concernant le volet social de la CI.
• Cotisations: calcul, répartition et envoi des appels mensuels aux offices, suivi des règlements.
• Réponses aux demandes des offices concernant les cotisations.
• Cotisation émoluments remis: appels des acomptes et contrôle en début d’année avec les DAP.

Mission de correspondant CIL (CNIL)

Organisation du contrôle annuel.

Mission sur le volet Inspections

• Établir la liste des notaires inspecteurs, en tenant compte des contraintes liées à la profession, pour dépôt au Parquet pour agrément, et la liste des experts-comptables.
• Préparer en début d’année un projet des équipes d’inspections, déterminer qui inspectera quelle étude, puis mise à jour du logiciel REDINOT selon la liste et la fréquence des inspections.
• Mise en place d’un tableau pour le suivi des missions d’inspections confiées aux Notaires, pour une répartition équitable.
• Recenser chaque année toutes les études sensibles dans la Compagnie.
• Établir les lettres de Désignation des notaires inspecteurs et inspecteurs comptables, en collaboration avec le Président/SG.
• Contrôler les VEFA et la complétude des informations sur FORMACEN pour les intégrer dans les lettres de désignation.
• Préparer les réunions pour l’examen des rapports par la Commission d’inspection, plusieurs fois par an, sous contrôle du Président & SG.
• Compléter le tableau de synthèse annuelle.
• Suivre la réalisation des inspections et signaler toute difficulté au Président & SG.

Mission de suivi de la Caisse de Garantie

Suivi du contrôle annuel.

Appui ponctuel au secrétariat général lors des événements à la demande du Président & SG, tels que Assemblées générales, Universités du Notariat, etc.

Constituer et prérédiger les dossiers d’honorariat des notaires de la Cour d’Appel

Transmission des dossiers au Parquet en binôme avec la Secrétaire Générale Adjointe.

Participation à l’organisation des Assemblées Générales

Conception du Budget en coordination avec la SG et l’expert-comptable.

FICEN

Suivi et enregistrement des mises à jour, visa des répertoires, mise à jour du registre pour l’ensemble des permanentes.