Secrétaire autonomie 50% (H/F)

Département de l'Ardèche; Aubenas; Sur place; EUR 20 000 - 30 000; Temps partiel

Résumé du poste

Un établissement public dynamique recherche un assistant pour soutenir la gestion des dispositifs d'autonomie et d'accueil des personnes âgées ou en situation de handicap. Ce rôle implique le secrétariat, la mise à jour des procédures, et l'accueil du public. Vous serez un acteur clé dans l'évaluation des politiques sociales et le suivi budgétaire. Si vous êtes motivé par le service public et souhaitez contribuer à une équipe pluridisciplinaire, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez un environnement où votre engagement et vos compétences seront valorisés.

Qualifications

• Compétences en secrétariat administratif et gestion des dispositifs sociaux.
• Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement.

Responsabilités

• Secrétariat du chef de service et gestion des documents administratifs.
• Accueil et orientation du public concernant les dispositifs disponibles.

Connaissances

Accueil du public

Analyse des demandes

Compétences en comptabilité

Capacités rédactionnelles

Gestion administrative

Travail en équipe pluridisciplinaire

Formation

Aucune expérience requise

Outils

Word

Excel

Génésis

Description du poste

Description

Gestion des dispositifs et accompagnement des personnes âgées ou en situation de handicap. Application et participation à l'évaluation de la politique sociale du département dans les missions en lien avec le handicap ou le grand âge.

Mission d'assistante du chef de service :

1. Secrétariat du chef de service autonomie (intendance, logistique diverse, compte rendu de réunion)
2. Transmissions des informations administratives venant du siège aux autres secrétaires de dispositifs en lien avec le chef de service
3. Mise à jour des procédures administratives, suivi des modifications des pratiques administratives en lien avec le siège
4. Interlocuteur privilégié du siège pour communiquer les informations ou questions sur le fonctionnement des dispositifs
5. Évaluation de l'activité : statistiques, tableaux de bord, rapport d'activité
6. Suivi budgétaire en lien avec le chef de service (Décisions Modificatrices, Compte Administratif)
7. Délégation de signature en l'absence du chef de service pour les courriers ne nécessitant pas d'avis médico-social
8. Accueil des stagiaires et des nouveaux arrivants
9. Participation aux projets

Mission d'Accueil :

1. Accueil physique et téléphonique du public
2. Recueil d'éléments d'information relatifs à la demande de dispositifs des usagers
3. Orientation, information, pré-traitement ou traitement, transmission d'informations au Travailleur Social ou secrétariats de dispositifs

Mission Autonomie :

1. Instruction des dossiers autonomie
2. Gestion des indus de tous les dispositifs (délégable sur avis du chef de service à une autre secrétaire de dispositif)
3. Participation à la réflexion sur l'optimisation des dispositifs gérés
4. Information des secrétaires de pôle sur les dispositifs autonomie
5. Archivage/classement : gestion des archives, veille de la bonne application de la procédure d'archivage par dispositif, gestion de la conservation et de l'élimination des dossiers archivés
6. Veille juridique
7. Participation aux réunions d'équipe technique et de la DTAS

SAVOIR

• Aptitude pour l'accueil du public
• Capacité à procéder à un premier niveau d'analyse des demandes des usagers
• Compétences en comptabilité
• Maîtrise informatique (Word, Excel, logiciel métier Génésis)
• Connaissance de l'ensemble des dispositifs autonomie gérés en DTAS (APA, PCH, ACTP, AMAS)

SAVOIR-FAIRE

• Capacité à intégrer les règles administratives et juridiques des dispositifs sociaux et à les appliquer
• Adaptabilité à l'évolution du poste et des pratiques professionnelles
• Capacités rédactionnelles
• Compétences en secrétariat administratif
• Capacité à remplacer les secrétaires sur les autres dispositifs autonomie en cas d'urgence

SAVOIR-ÊTRE PROFESSIONNEL

• Capacité à la relation, à la communication, à la transmission d'information et la pédagogie
• Capacité à s'inscrire dans une dynamique de service
• Capacité et motivation pour travailler en équipe pluridisciplinaire
• Discrétion et secret professionnel
• Sens des responsabilités
• Être force de proposition sur les pratiques du service

CDD à 50% à pourvoir dès que possible jusqu'au 06 juin 2025

Pour candidater : Merci de transmettre votre CV et votre lettre de motivation (sous le format suivant : CV NOM + Prénom et LM NOM + Prénom) en format PDF s'il vous plaît. Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• Débutant accepté

Savoirs et savoir-faire

• Gestion administrative du courrier
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de réactivité
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Permis

• B - Véhicule léger