secrétaire auprès de l'UDAP de la Haute-Loire

DRAC Auvergne Rhône Alpes; Auvergne-Rhône-Alpes; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un organisme gouvernemental régional recherche un secrétaire pour assurer l'accueil et le suivi administratif des dossiers liés à l'urbanisme. Vous serez en charge de la gestion des archives et de l'instruction des dossiers d'entretien des Monuments Historiques. Le candidat idéal doit maîtriser les outils bureautiques et avoir de solides compétences en communication et organisation.

Qualifications

• Expérience avec Gestauran, Agregee, et Patronum est un plus.
• Capacité à comprendre et appliquer la réglementation.

Responsabilités

• Assurer l'accueil téléphonique et du public.
• Participer à l'instruction des dossiers d'urbanisme.
• Gérer les archives et le suivi administratif des Monuments Historiques.

Connaissances

Maîtrise des applications métiers

Connaissances en communication

Qualités rédactionnelles

Organisation et rigueur

Formation

Diplôme en administration ou domaine connexe

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

secrétaire auprès de l'UDAP de la Haute-Loire

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : DRAC Auvergne Rhône Alpes
• Localisation : 13, rue des Moulins 43000 La Puy en Velay

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
• Nature du contrat Non renseigné
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 1800 euros brut mensuel€ brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie C (employé)
• Télétravail possible Non

Placé sous l’autorité directe du chef de service, l’agent assurera les missions suivantes :

1- L’accueil des usagers et le secrétariat:

Ces fonctions sont mutualisées et réparties entre les 2 secrétaires pour assurer en continu l'accueil et l'information du public, au téléphone et par courriel :

- assurer l’accueil téléphonique ;

- traiter le courrier : tri, départ, arrivée, expédition ;

- assurer l’accueil du public, prendre les rendez-vous et accompagner les demandeurs sur des solutions

2- La participation à l’instruction des dossiers d’urbanisme :

- envoyer aux demandeurs les courriers recommandés et assure l’enregistrement et la répartition des dossiers en fonction des secteurs aux différents agents;

- enregistrer et localiser les dossiers d’autorisation de droit des sols non dématérialisés et assurer l’interface avec les services instructeurs;

- assurer le suivi des courriers de réclamation et des procédures contentieuses;

- assurer le suivi des dossiers d’urbanisme (téléchargement, impression, classement, veille des délais etc.)

- assurer la pré-instruction des dossiers d'urbanisme (dans les zones sans enjeux) ;

- assurer le suivi administratif de la procédure d’élaboration des documents de protections du patrimoine (gestion des tableaux de suivi, recueil des pièces administratives, veille sur le suivi de la procédure, suivi des dossiers de subvention).

3- Le suivi administratif des dossiers d'entretien des Monuments Historiques

- assurer le suivi administratif de la totalité de la chaîne du contrôle scientifique et technique des MH. Ce suivi s’élabore sous l’autorité des ABF. Les interlocuteurs sont les propriétaires de MH (privés et collectivités), la CRMH, le SRA, les architectes, les entreprises.

- mettre à jour les tableaux de pré-programmation et de programmation, assurer le suivi des dossiers dans Démarches simplifiées, transmission des dossiers à la CRMH. Organisation des conformités de travaux.

- rédiger les fiches sanitaires des Monuments Historiques en lien avec les techniciens.

4- La gestion des archives:

- assurer l’archivage de dossiers (papier/numérique)

- assurer le suivi administratif du versement des archives auprès des archives départementales.

Profil recherché

Compétences principales mises en œuvre : (cotés sur 4 niveaux initié – pratique – maîtrise - expert)
Compétences techniques:

- maîtrise des applications métiers (Gestauran, Agregee, Patronum notamment) et des outils bureautiques (word, excel, agenda et messagerie (outlook)

- connaissance des pratiques de rédaction administrative

- connaissances des techniques de communication écrite et orale

- capacité de lecture des représentations dans l’espace (plans de situations, de masse…)

- connaissance de l’environnement professionnel d’une UDAP (missions et activités, réglementation liée

aux espaces protégés, interlocuteurs…).

Savoir-faire:

- accueillir, réceptionner et transmettre les sollicitations ou informations, vérifier, donner suite et rendre compte

- enregistrer, classer des documents (format papier / numérique), archiver

- qualités rédactionnelles

- hiérarchiser les priorités au sein des missions pour maîtriser les délais

- comprendre et savoir appliquer une réglementation

- savoir communiquer et s’adapter aux différents interlocuteurs, internes ou externes

Savoir-être:

- goût pour le travail en équipe

- sens des relations humaines

- être rigoureux et organisée

- faire preuve de discrétion

- être autonome

- capacité d’adaptation

Localisation

Localisation : 6 Quai Saint-Vincent 69001 Lyon

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Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Personnes à contacter

[e-mail]

Qui sommes-nous?

L’Unité Départementale de l'Architecture et du Patrimoine participe à la promotion de la qualité patrimoniale, architecturale et urbaine. Elle veille à la préservation et à la mise en valeur des espaces protégés. Avec les autres services de l’État en région, elle participe à la gestion des sites et paysages, à l'aménagement du territoire et aux réglementations concernant l'environnement, l'urbanisme et le renouvellement urbain, dans un objectif de qualité durable des espaces urbains et naturels.

Descriptif du service

L’Unité Départementale de l'Architecture et du Patrimoine de la Haute-Loire comprend 6 agents :

- 1 AUE chef de l’UDAP

- 2 techniciens des services cultuels et des Bâtiments de France

Liaisons hiérarchiques : sous l’autorité directe du chef de service,
Liaisons fonctionnelles :

Relations internes : équipe technique et secrétariat, direction et autres services du pôle ou de la DRAC

Relations externes : collectivités, élus, professionnels du BTP, tout public

35 heures par semaines sur 5 jours

2 jours de congés par mois

- contacts permanents auprès du public

- délais de réponse contraints

Vacant à partir du 01/10/2025

Secrétaire

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