Secrétaire au sein du service activités des élus (h/f)

cdg69; Île-de-France; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche un adjoint administratif pour assurer l’accueil et le suivi administratif des activités des élus. Ce poste à temps plein nécessite une bonne organisation et une connaissance des procédures administratives. Les candidats devront faire preuve de rigueur, d'écoute et avoir une formation adéquate. Une première expérience sur un poste similaire est souhaitable.

Qualifications

• Expérience souhaitée sur poste similaire.
• Maîtrise des outils bureautiques exigée.
• Sens de l’écoute et de la réserve essentiel.

Responsabilités

• Assister la responsable du service avec la gestion de dossiers spécifiques.
• Accueillir les habitants et interlocuteurs des élus.
• Gérer l'administration du service et le suivi des courriers.

Connaissances

Sens de l’organisation

Maîtrise des délais

Sens du service public

Qualité rédactionnelle

Capacité de travail en équipe

Formation

Formation niveau Bac secrétariat bureautique

Outils

Outils bureautiques

Description du poste

Client:

cdg69

Location:

Job Category:

Other

-

EU work permit required:

Yes

Job Reference:

23dd24d4aa97

Job Views:

6

Posted:

23.06.2025

Expiry Date:

07.08.2025

Job Description:

Détails de l'offre

Famille de métiers: Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s): Adjoint administratif

Ouvert aux contractuels: Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté dans l'attente d'un recrutement de fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail: Temps plein

Management: Non

Expérience souhaitée: Confirmé

Descriptif de l'emploi

Objectifs du poste: Au sein du service organisation des activités des élus, assurer en priorité l’accueil, l’orientation, et les renseignements aux publics.

Positionnement hiérarchique:

• Rattachement au responsable de l’organisation des activités des élus

Relations professionnelles les plus fréquentes:

• Les élus
• La ligne hiérarchique directe
• Les administrés
• L’ensemble des services municipaux
• Les partenaires institutionnels
• Les partenaires associatifs

Missions / Conditions d'exercice

Activités principales:

• Assister la responsable du service: préparation et gestion de dossiers spécifiques
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des habitants et des différents interlocuteurs des élus
• Assurer le suivi administratif du service: gestion du courrier, suivi des plannings, gestion des dossiers, rédaction de notes de service, actes administratifs (délibération, décision, arrêté, convention), relations avec les partenaires
• Assurer les tâches administratives relatives à l'organisation des réunions et du fonctionnement du secrétariat des élus
• Établir et mettre à jour les différents dossiers (tri, classement, enregistrement, expédition des dossiers…)
• Garantir la gestion du courrier « Arrivée »
• Participer à l'enregistrement du courrier « Arrivée » de la mairie et en garantir la gestion dans le respect des procédures internes

Conditions d’exercice:

• Poste à temps complet: 35h30 hebdomadaires avec RTT (3 jours/an): du lundi au vendredi, 8h30-12h00 et 13h30-17h00 (17h30 le lundi). Heures supplémentaires possibles selon nécessité de service et récupérables.
• Absences et congés à planifier en alternance avec la responsable
• Prévention médicale requise: travail sur écran (80%).

Profils recherchés

Savoir-faire requis:

• Sens de l’organisation, rigueur et maîtrise des délais
• Sens du service public
• Sens de l’écoute et de la réserve
• Maîtrise des outils bureautiques
• Qualité rédactionnelle
• Connaissance du fonctionnement des instances municipales et des circuits de décision
• Connaissance des procédures administratives (arrêté, décision, délibération, contrôle de légalité, convention…)
• Connaissance des règles de comptabilité publique, engagements comptables, etc.
• Capacité de travail en équipe

Expérience conseillée:

• Expérience souhaitée sur poste similaire
• Formation niveau Bac secrétariat bureautique

Note: Si vous n'êtes pas titulaire d’un passeport du pays pour le poste, vous pourriez avoir besoin d’un permis de travail. Consultez notre Blog pour plus d’informations.

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