Secrétaire / Assistant tutélaire F/H (65)

UDAF - Union départementale des associations familiales; Tarbes; Hybride; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise engagée dans le soutien aux familles recherche un(e) assistant(e) tutélaire pour gérer les dossiers des majeurs protégés. Dans ce rôle, vous serez responsable de la gestion administrative, garantissant l'accès et la continuité des droits des bénéficiaires. Vous travaillerez en étroite collaboration avec des équipes pluridisciplinaires et participerez à des réunions pour améliorer les pratiques. Ce poste offre une opportunité unique de contribuer à des projets significatifs et d'apporter un soutien essentiel à ceux qui en ont besoin. Si vous êtes motivé(e) par le secteur médico-social et souhaitez faire la différence, cette position est faite pour vous.

Qualifications

• Formation en secrétariat ou médico-social requise.
• Compétences en gestion administrative et analyse de documents nécessaires.

Responsabilités

• Assurer la gestion administrative des dossiers des majeurs protégés.
• Garantir l'accès et la continuité des droits des bénéficiaires.
• Participer à l'amélioration continue des pratiques administratives.

Connaissances

Gestion administrative

Analyse de documents

Communication

Rédaction de courriers

Formation

Bac à Bac+2 en secrétariat / médico-social

Formation complémentaire d’Assistant tutélaire

Description du poste

Descriptif du poste
Sous l’autorité de la Cadre manager et dans le cadre du projet de service et du projet associatif de l’UDAF 65, l’assistant(e) tutélaire, en coordination systématique avec les délégués mandataires, est responsable selon le type de mesure, de la gestion administrative du dossier et garantit le respect des échéances.

Activités principales :

• Garantir l’accès et la continuité des droits
• Traiter les documents :
• Analyser les documents reçus
• Indexer les courriers, orienter et alerter selon les procédures internes
• Rédiger une réponse si nécessaire
• Initier la gestion administrative des mesures :
• Enregistrer la mesure
• Recueillir les pièces justificatives
• Identifier les droits accessibles au majeur protégé
• Vérifier l’ouverture et le maintien des droits : prioriser les actions à réaliser, établir les différents documents administratifs
• Fiabiliser les dossiers en lien avec les administrations
• Sécuriser les échéances liées à l’ouverture ou de renouvellement des pièces : identifier les partenaires ad’hoc, saisir les données utiles au contrôle, scanner et indexer les pièces, créer les alertes
• Rédiger et mettre en forme les courriers
• Compléter et actualiser le dossier individuel
• Transmettre les informations et alertes selon les procédures internes
• Constituer, tenir à jour et clôturer les dossiers administratifs de demande d’aide et d’ouverture de droits :
• Concevoir et renseigner des tableaux de suivi
• Créer des alertes
• Collecter et rassembler les pièces nécessaires
• Suivre les pièces en instance et compléter les dossiers en fonction des retours
• Rédiger les courriers
• Valider les déclarations administratives, financières, mobilières et immobilières impactant les ressources du majeur protégé réalisées par la secrétaire tutélaire
• Informer l’encadrement de situations sensibles, complexes
• Assurer la bonne tenue du dossier :
• Veiller aux échéances liées au mandat
• Communiquer avec les professionnels en interne : accueil, comptabilité, fonctions supports et autres services
• Interagir avec le majeur protégé : remettre ou recueillir les informations ou pièces nécessaires, transmettre les informations utiles
• Interagir avec les partenaires ou prestataires : Demander les informations ou pièces manquantes, transmettre les éléments attendus
• Participer à des réunions internes/externes impactant la situation administrative de la personne protégée
• Participer à l’amélioration continue des pratiques :
• Participer aux réunions d’équipes administratives et pluridisciplinaires
• Etre force de proposition dans l’amélioration continue des pratiques
• Participer à la formation des nouveaux entrants
• Participer à la continuité de service relevant de son champ de compétence :
• administration des dossiers des majeurs protégées et accueil PJM (accueil physique et téléphonique, traitement du courrier)

Profil

Profil du candidat :

• Formation initiale de Bac à Bac+2 en secrétariat / médico-social
• Formation complémentaire d’Assistant tutélaire

Contrat

Contrat CDI à temps complet à pourvoir dès que possible.

Salaire et avantages

Recrutement selon la grille applicable de l’annexe 2 de la Convention Collective du 15 mars 1966 selon expérience. Télétravail selon accord d’entreprise (un jour par semaine).

Les candidatures, CV et lettre de motivation sont à transmettre à l’attention de Madame TOUAHRIA, Directrice Générale pour le 08 avril 2025.