Secrétaire Assistant(e) Direction générale H/F

TN France; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique à Paris recherche un(e) Secrétaire Assistant(e) pour soutenir la direction générale. Ce rôle essentiel implique la gestion de l'agenda de la directrice générale, l'organisation de réunions et la coordination des déplacements. Vous serez également responsable de la gestion des dossiers administratifs, tout en assurant la confidentialité et la rigueur dans toutes vos tâches. Si vous êtes autonome, polyvalent(e) et avez une expérience significative dans un environnement similaire, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe où votre contribution fera la différence.

Qualifications

• Expérience de 5 ans dans un poste similaire.
• Formation supérieure en gestion administrative.

Responsabilités

• Assister la directrice générale dans ses tâches administratives.
• Gérer l'agenda et organiser les réunions.

Connaissances

Confidentialité

Sens du service

Polyvalence

Rigueur

Autonomie

Capacité rédactionnelle

Maîtrise du pack office

Connaissance de l'environnement administratif français

Formation

BTS Assistant Manager

Description du poste

Secrétaire Assistant(e) Direction générale H/F, Paris

Nous recherchons pour notre client, au sein de la Direction générale, un(e) Secrétaire assistant(e), en charge de :

• Préparer ou prendre en charge des dossiers, recevoir et traiter les demandes des interlocuteurs avec une forte autonomie, en appui de la direction concernée.
• D’assister la directrice générale au quotidien : assurer diverses tâches administratives afin de contribuer au bon fonctionnement du service, gérer l’agenda de la directrice générale, suivre et préparer les dossiers des différentes réunions, instances et entretiens, assurer une coordination fluide en interne avec les autres pôles.

En binôme :

• Gérer l’agenda de la directrice générale (une trentaine de rdvs par semaine).
• Participer aux réunions (notamment comités de direction restreint et élargi) et aux groupes de travail liés à la mise en place des outils.
• Assurer l’archivage électronique des procès-verbaux, comptes rendus et notes.

En autonomie :

• Traiter les demandes, courriels et appels téléphoniques reçus au secrétariat de la directrice générale.
• Organiser les divers entretiens et rencontres de la directrice générale.
• Enregistrer au quotidien dans l’outil interne les informations requises dans le cadre de la procédure relative aux représentants d’intérêts.

En binôme :

• Préparer et organiser les déplacements de la directrice générale en France, en Europe et à l’International (réservations de billets, hôtels, transports).
• Mise à jour des tableaux de suivi (liste des rendez-vous récurrents, courriers, etc.).

En autonomie :

• Organiser les réunions récurrentes avec divers interlocuteurs, en coordination avec les autres participants.

Gestion des instances :

• En autonomie :
• Établir les ordres du jour des commissions et comités, en lien avec les autres départements, en vue du Comité de direction restreint dédié.
• Constituer et assurer la mise en ligne des dossiers pour les instances réunissant les adhérents.

En binôme :

• Suivre la constitution et la transmission des dossiers pour validation de la directrice générale.
• Mettre en forme les comptes rendus, les envoyer au président et assurer le suivi des modifications demandées.

Gestion du budget :

• En autonomie : Assurer l’engagement des dépenses dans le respect du budget.

De formation supérieure (BTS Assistant Manager), vous justifiez d’une première expérience dans le domaine bancaire et d’au moins 5 ans sur un poste similaire.

Connaissances et prérequis professionnels :

• Confidentialité
• Sens du service, écoute et sens du contact
• Polyvalence, rigueur, autonomie
• Capacité rédactionnelle et de synthèse
• Très bonne maîtrise du pack office
• Connaissance de l’environnement administratif français

Caractéristiques du poste : Poste en binôme nécessitant une grande confidentialité et disponibilité ; capacité avérée à gérer la diversité et la multiplicité des tâches ; ainsi que de grandes qualités relationnelles et d’écoute.