Secrétaire – assistant(e) au service des ressources humaines

Préfecture de la Mayotte; Mayotte; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un organisme public local recherche un(e) secrétaire-assistant(e) pour le service des ressources humaines. Le poste implique des responsabilités variées, comme la gestion de l'accueil, la rédaction de documents et l'organisation des recrutements. Le candidat idéal aura des compétences en informatique et en communication, ainsi qu'une bonne capacité d'organisation. Une expérience en gestion administrative est préférable. Télétravail possible.

Qualifications

• Gérer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs.
• Assurer le suivi des parapheurs : mise à la signature, copie, notification.
• Rédiger et mettre en forme des documents divers.

Responsabilités

• Assurer les tâches polyvalentes d’assistant pour le chef de service.
• Gérer la planification de l’agenda du chef de service.
• Organiser les recrutements du service RH.

Connaissances

Connaissances techniques

Compétences budgétaires et comptables

Compétences en informatique - bureautique

Savoir rédiger

Savoir s'organiser

Esprit de synthèse

Sens des relations humaines

Accueillir

S'exprimer oralement

Description du poste

Secrétaire – assistant(e) au service des ressources humaines

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Préfecture de la Mayotte
• Localisation : Secrétariat Général Commun Site de la préfecture Avenue de la préfecture 97600 MAMOUDZOU

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie C (employé)
• Télétravail possible Oui

Groupe RIFSEEP: 1
Vos activités principales:
Sous l’autorité du chef du service des Ressources Humaines du Secrétariat Général Commun (SGC), le (la) secrétaire-assistant·e assure les tâches polyvalentes d’assistant pour le chef de service ainsi pour les chefs de bureau et pôle. Il (elle) est également chargé·e de:
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Prendre en charge des aspects logistiques (gestion des fournitures de bureau…) et des moyens matériels du service
- Gérer la planification de l’agenda du chef de service et contrôler les échéances- gérer le courrier reçu, le tri et la distribution
- Assurer le suivi des parapheurs : mise à la signature, copie, notification
- Rédiger et mettre en forme des documents divers (courriers, mails, compte rendus, notes ...) et les diffuser
- Gérer l’organisation logistique et matérielle des réunions et déplacements du service
- Suivre et archiver les courriers ou autres documents
- Assurer le secrétariat des instances de dialogue social (convocation, etc.)
- Traiter des dossiers ponctuels confiés par le chef de service
–Recenser et prendre en charge l’instruction des demandes des services pour la publication des postes (vérification des fiches de postes…)
- Publication des fiches de postes sur MOB MI
- Alimenter les tableaux de suivi de recrutement
- Extraire les candidatures et envoie au service concerné
- Remonter pour validation du national des tableaux de classement
- Organiser les recrutements du service RH (convocation, préparation des dossiers pour le jury, etc.)

Votre environnement professionnel:
Le secrétariat général commun (SGC) est un service déconcentré de l’État à vocation interministérielle relevant du ministère de l’Intérieur. Il exerce ses missions sous l’autorité du préfet et sous l’autorité fonctionnelle des directeurs départementaux interministériels et du secrétaire général de la préfecture, au bénéfice des services de la préfecture et des directions départementales interministérielles, dans les conditions fixées par des contrats de services qui feront l’objet d’une évaluation au moins annuelle.
Le SGC assure, au bénéfice de la préfecture de département et des directions déconcentrées (DEALM, DEETS, DAAF, DAC), la gestion des fonctions et moyens mutualisés en matière budgétaire, d’achat public, d’affaires immobilières, de systèmes d’information et de communication, de logistique, de ressources humaines, de relation avec la médecine de prévention et de mise en œuvre des politiques d’action sociale.

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre (listes déroulantes)
Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel
niveau maîtrise
requis
Avoir des compétences budgétaires et comptables
niveau pratique
requis
Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau maîtrise
requis
Savoir-faire
Savoir rédiger
niveau maîtrise
requis
Savoir s'organiser
niveau maîtrise
requis
Avoir l'esprit de synthèse
niveau maîtrise
requis
Savoir-être
avoir le sens des relations humaines
niveau maîtrise
requis
savoir accueillir
niveau maîtrise
requis
savoir s'exprimer oralement
niveau maîtrise
requis
Vos perspectives:

Durée attendue sur le poste: 2 - 4 ans

Activités du service
Le service des ressources humaines du SGC est chargé, pour tous les services de l’État à Mayotte relevant du périmètre RéATE (préfecture, DEALM, DAAF, DEETS…), de mettre en œuvre toutes les procédures de gestion administrative individuelles et collectives (recrutement, promotion, retraite, gestion de carrière, des absences, entretiens professionnels…), du traitement de la paie et indemnités, de la formation, de l’organisation des concours et des dispositifs sociaux des agents de l’État (fonctionnaire, contractuel, apprenti, stagiaire, volontaires au service civique…).

Composition et effectifs du service
Le service des ressources humaines du Secrétariat général commun est composé de 37 agents répartis dans 3 bureaux et 1 pôle:
- un bureau de gestion des agents du MI (1 cheffe de bureau, 1 adjointe et 11 gestionnaires)
- un bureau de gestion des agents de la DEALM (1 cheffe de bureau, 1 adjointe et 10 gestionnaires)
- un bureau de gestion des agents de la DEETS et de la DAAF (1 cheffe de bureau, 1 adjointe et 5 gestionnaires)
- un pôle action sociale et appui au pilotage (1 chef de pôle et 2 gestionnaires)
- un secrétariat
Liaisons hiérarchiques
Le chef du service et son adjoint
Le directeur du Secrétariat général commun et ses adjoints

Liaisons fonctionnelles
Les agents des services de l’État du périmètre SGC (préfecture, DEALM, DEETS, DAAF, SGC)
Les services déconcentrés de l’État à Mayotte
Les directions des ressources humaines des administrations centrales (MI, MASA, MTECT, MSO...)

Éléments de candidature

Personnes à contacter

[e-mail]
[e-mail]

Localisation administrative et géographique / Affectation:
Secrétariat Général Commun
Site de la préfecture
Avenue de la préfecture
97600 MAMOUDZOU


Emploi fonctionnel(codification RMFP pour publication) :
Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :
https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat


Code fiche de l’emploi type1 (RMFP) :
Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1:


Code fiche de l’emploi-type 2 (RMFP):
Temps de travail sur emploi-type 2:


Emploi fonctionnel (codification REMI indispensable pour la prise d’acte dans D2)
Vous trouverez le référentiel REMI sous le lien suivant :
http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page_mgmrh/Referentiel_des_emplois_version_2011_modifiee_12_fevrier_2015_copie.pdf


Code fiche de l’emploi type1 (REMI) :
Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1:


Code fiche de l’emploi-type 2(REMI):
Temps de travail sur emploi-type 2:

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:
- Rigueur, organisation, discrétion, méthode
- Pic d’activité lissé dans l’année
- Grande disponibilité requise
- Autonomie
Qui contacter? Indiquer les coordonnées ou adresse mail des personnes à contacter
Tony FRANC, chef du service des ressources humaines
Mail: [e-mail] – Tél: [phone]

Wardat ISSA, cheffe adjointe du service des ressources humaines
Mail : [e-mail] - Tél: [phone]

Liste des pièces requises pour déposer une candidature:
Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

Personnels du ministère de l'Intérieur
http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite_2022/Formulaire%20mobilit%C3%A9%20avec%20PSA.docx

Personnels externes
https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Article de référence. Article L332-2 du Code général de la fonction publique.

Vacant à partir du 01/09/2025

Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie

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