Secrétaire / assistant(e) au chef de projet Massif des Vosges

TN France; Grand Est; Hybride; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique recherche un(e) secrétaire/assistant(e) pour soutenir le chef de projet dans le Massif des Vosges. Ce rôle implique une gestion administrative variée, allant de l'accueil téléphonique à l'organisation de réunions logistiques. Le candidat idéal doit avoir au moins 5 ans d'expérience et une maîtrise des outils informatiques. En intégrant cette équipe, vous contribuerez à des projets passionnants tout en bénéficiant d'un environnement de travail flexible, incluant la possibilité de télétravail. Si vous êtes rigoureux, autonome et aimez travailler en équipe, cette opportunité est faite pour vous.

Qualifications

• Plus de 5 ans d'expérience dans un poste équivalent.
• Bonne connaissance des techniques de communication et gestion administrative.

Responsabilités

• Accueil téléphonique et mise en forme de documents.
• Gestion des agendas et organisation de réunions.
• Assistance au chef de projet en son absence.

Connaissances

Gestion administrative

Techniques de communication

Confidentialité

Autonomie

Réactivité

Formation

BAC en secrétariat

Outils

Microsoft Word

Microsoft Excel

Description du poste

Secrétaire / assistant(e) au chef de projet Massif des Vosges, Haut-Rhin

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint adm. principal de 2ème classe

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint adm. principal de 2ème classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté pour les besoins des services ou en raison de la nature des fonctions, lorsque aucune candidature de fonctionnaire n'a été retenue. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable jusqu'à une durée maximale de six ans.

Temps de travail : Temps complet

Télétravail : Oui

Management : Non

Expérience souhaitée : Confirmé

Rémunération indicative : Selon grille indiciaire de la FPT + RIFSEEP

Descriptif de l'emploi

Au sein du pôle administratif, sous la responsabilité de la responsable ressources humaines et moyens généraux, vous apporterez un renfort au secrétariat général (50%) et au secrétariat du chef de projet tourisme Massif des Vosges (50%).

Spécificités du poste : gestion des imprévus, contact avec divers interlocuteurs, respect des consignes de confidentialité. Travail sur écran. Horaires susceptibles de varier en raison de réunions ou événements en soirée et week-end. Déplacements possibles sur tout le territoire du Massif des Vosges.

Principales missions

• Accueil téléphonique
• Mise en forme de documents (courriers, notes, rapports, affiches, invitations)
• Reproduction, enregistrement, répartition du courrier
• Organisation logistique de réunions : convocations, réception, réservation de conférences téléphoniques
• Appui aux secrétaires de pôle
• Programmation de réunions en visio-conférence et accompagnement de l'équipe
• Achat de fournitures administratives et produits d'entretien
• Mise à jour de bases de données
• Prise de rendez-vous, classement

Pour la mission "Massif des Vosges" :

• Gestion des agendas, filtrage des appels, organisation et suivi des réunions, préparation des déplacements, gestion du courrier, rédaction de correspondance, gestion de mailings
• Assistance au chef de projet en son absence : suivi de dossiers, rédaction de notes
• Gestion des supports de marque "Massif des Vosges"

Profils recherchés

Niveau BAC en secrétariat, avec plus de 5 ans d'expérience dans un poste équivalent.

Savoirs généraux : Bonne connaissance des techniques de communication, gestion administrative, fonctionnement des collectivités publiques.

Savoirs faire : Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel), respect des procédures, tri, hiérarchisation, analyse des demandes, gestion des messages.

Savoirs être : Bonne expression orale et écrite, travail en équipe, confidentialité, rigueur, autonomie, réactivité, gestion des imprévus.