Secrétaire administrative et pédagogique - Ecole Doctorale Recherches Biomédicales - F/H

Aix-Marseille Université; Marseille; Hybride; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université de premier plan recherche un(e) gestionnaire administratif(ve) pour son École Doctorale à Marseille. Le/la candidat(e) idéal(e) devra effectuer des tâches de secrétariat et de gestion administrative, en interagissant avec les doctorants et en organisant les candidatures. Une connaissance des outils de gestion et des compétences en communication sont essentielles. Un environnement de travail flexibile et des avantages sociaux attractifs sont offerts.

Prestations

Télétravail jusqu'à 2 jours par semaine

50 jours de congés dès la première année

Prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%

Accès à des prestations sociales et culturelles

Qualifications

• Connaissance de l’environnement universitaire et de l'organisation administrative.
• Maîtrise des techniques de gestion administrative.
• Capacité à travailler en équipe et à respecter les procédures.

Responsabilités

• Assurer la gestion administrative de l’Ecole Doctorale.
• Gérer les candidatures et les inscriptions des doctorants.
• Collaborer avec des gestionnaires de scolarité pour suivre les dossiers.

Connaissances

Organisation

Autonomie

Capacité d'adaptation

Dynamisme

Rigueur

Outils

Pack Office (Word, Excel, PowerPoint)

ADUM

Description du poste

À propos de nous

L’entreprise

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Mission

Activités principales

Assurer le secrétariat pédagogique et la gestion administrative de l’Ecole Doctorale

1 – Gestion administrative

• Assurer au quotidien l’accueil (en présentiel, par téléphone et courriel) des doctorants et leur apporter un conseil de premier niveau dans leurs démarches administratives
• Gérer des tableaux bord sur des enquêtes relatives aux Doctorants et Docteurs (notamment enquêtes ministérielles)
  
  

2 – Gestion pédagogique

• Gestion des candidatures pour l’inscription en Doctorat via le site de l’Ecole Doctorale (réception et vérification des dossiers) avant validation du Directeur de l’ED
• Gestion des candidatures pour l’attribution des contrats doctoraux via le site de l’Ecole Doctorale, organisation des Commissions d’admission, organisation des auditions, communications résultats
• Validation des inscriptions et des soutenances de thèse sur le logiciel ADUM
• Gérer la validation des formations obligatoires suivies par les doctorants
• Accompagner à l’insertion professionnelle des Docteurs
  
  

Activités associées

• Travailler en collaboration avec une gestionnaire de scolarité pour le suivi des dossiers des doctorants (inscriptions, soutenances)
  
  

Activités annexes

• Participer aux évènements de l’UFR (surveillances d’examens, élections …)
  
  

Positionnement hiérarchique

Sous la responsabilité du Directeur de l’Ecole Doctorale en lien avec la scolarité et le comité scientifique.

Profil

Connaissances Et Savoirs

• Connaissance de l’environnement universitaire, de l’organisation administrative
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat, outils bureautique (Pack Office : Word, Excel et PowerPoint)
• Connaissances des outils de gestion souhaitées (ADUM, APOGEE, SIFAC)
• Qualité d’expression écrite et orale
  
  

Savoir-faire :

• Appliquer la réglementation et respecter les procédures
• Savoir organiser et planifier ses activités
• Savoir en référer à sa hiérarchie
  
  

Savoir-être :

• Autonomie, discernement et sens des initiatives dans l'exercice de ses attributions
• Capacité d'adaptation
• Dynamisme, réactivité, rigueur
• Capacité à travailler en équipe
• Disponibilité, conscience professionnelle
  
  

Un Processus De Recrutement Fluide Et Transparent

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.

En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

• Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
• Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social
  
  

Référence de l'offre : p99pdti65u