Secrétaire administrative et médicale

University of Lille 1 Sciences and Technology; Lys-lez-Lannoy; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Rejoignez une université ambitieuse et innovante, où vous serez responsable de l'accueil et de l'orientation des visiteurs, ainsi que de la gestion des rendez-vous médicaux. Ce rôle clé implique également la planification des activités et la gestion des communications au sein du service. Vous ferez partie d'une communauté engagée pour l'excellence académique, contribuant au développement économique et socio-culturel de la région. Si vous êtes rigoureux, réactif et avez un esprit d'équipe, cette opportunité pourrait être votre prochaine étape professionnelle passionnante.

Qualifications

• Connaissance des techniques de gestion administrative et des règles réglementaires.
• Capacité à structurer et rédiger des documents d'information technique.

Responsabilités

• Accueil et orientation des visiteurs et gestion des rendez-vous médicaux.
• Organisation et planification des plannings des médecins et infirmières.

Connaissances

Gestion administrative

Techniques de communication

Planification

Rigueur

Capacité d'écoute

Esprit d'équipe

Discrétion

Formation

Diplôme en gestion administrative

Formation en communication

Outils

Logiciel de gestion des dossiers médicaux

Description du poste

A propos

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.

Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.

Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.

Votre mission

1. Accueil des agents : physique et téléphonique pour les Rdv avec les médecins, infirmières, ergonome et psychologues
2. Accueil et orientation des visiteurs
3. Gestion de la boite mails générique entrante du pôle secrétariat
4. Organisation et planification du planning des médecins
5. Organisation et planification du planning des Infirmières (VIP)
6. Planification des rendez-vous des psychologues
7. Planification des convocations des agents à leur visite médicale et aux examens complémentaires
8. Création du Dossier Médical numérique de l’agent (DMST) logiciel et mise à jour à chaque visite ou changement de situation
9. Assurer la numérisation des DMST papier en prévision des VM + VIP
10. Mise à jour des tableaux de suivi (établissements conventionnés + SIA / SIR)
11. Gestion des courriers et courriels entrants et sortants, photocopies
12. Gestion et traitement des informations écrites (courrier, messagerie) à l’arrivée et au départ
13. Interaction avec les différents services de l’Université, diffusion et réception d’informations
14. Participation à des actions de prévention : campagne contre la grippe, semaine de l’audition…
15. Déplacements réguliers et/ou occasionnels sur les différents sites CS et PDB
16. Prise en charge d’une thématique, ex : factures (activité annexe par les secrétaires) bons de commandes…
17. Prise de rdv pour des examens complémentaires auprès des professionnels extérieurs de santé - activité exceptionnelle
18. Gestion des besoins matériels du site de rattachement
19. Participation à la réalisation d’examens médicaux complémentaires (test vision) – Appui aux infirmières

Le profil idéal

1. Connaissance de l’Université et de son fonctionnement
2. Connaissance des techniques de gestion administrative
3. Connaissance de l’organisation et des activités du Service Santé au Travail
4. Maitriser un ensemble de règles et de procédures dans un ou plusieurs domaines de gestion administrative
5. Maitriser les outils de gestion, assister les personnels de l’équipe
6. Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires
7. Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire
8. Planifier les activités et les échéances
9. Organiser le classement et la conservation des documents et informations traitées
10. Maitriser les techniques de communication
11. Communication : capacité d’écoute et de dialogue
12. Savoir adapter son discours à son interlocuteur
13. Etre réactif et savoir s’adapter aux évolutions organisationnelles et réglementaires
14. Savoir gérer les priorités / travailler avec anticipation
15. Capacité de synthèse
16. Rigueur
17. Esprit d’équipe
18. Esprit d’initiatives et d’autonomie
19. Discrétion et sens de la confidentialité