Secrétaire Administrative et Commerciale en Alternance (H/F)

Pigier Performance Paris; Toulouse; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique recherche un Secrétaire Administratif et Commercial en Alternance pour rejoindre son équipe. Ce rôle essentiel implique l'accueil des visiteurs, la gestion des appels et l'organisation des rendez-vous, tout en assurant un suivi administratif rigoureux des candidatures. Vous serez également responsable de la mise en forme de documents et de l'utilisation de divers outils bureautiques. Si vous êtes organisé(e), dynamique et aimez travailler dans un environnement collaboratif, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe qui valorise l'initiative et l'engagement, et contribuez à un cadre de travail stimulant.

Qualifications

• Capacité à gérer plusieurs tâches administratives efficacement.
• Compétences en communication pour interagir avec clients et candidats.

Responsabilités

• Accueil des visiteurs et gestion des appels téléphoniques.
• Organisation des rendez-vous et gestion des agendas des consultants.
• Traitement des candidatures et suivi administratif des dossiers.

Connaissances

Organisation

Communication

Gestion du temps

Dynamisme

Formation

Diplôme en Administration ou équivalent

Outils

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft PowerPoint

CRM

Description du poste

Secrétaire Administrative et Commerciale en Alternance (H/F)

Référence : ATD-0623-01

Domaine : Assistant de Direction, spécialisation RH

Type de poste : Secrétaire Administrative et Commerciale en Alternance (H/F)

• Premier accueil des visiteurs et des candidats (orientation, installation en salle d’attente, en salle de test...).
• Gestion du planning des bureaux et salles de réunions.
• Réception des appels téléphoniques et traitement des messages pour les consultants en leur absence.
• Réponse aux clients et candidats.
• Tenue des agendas des Consultants et organisation des rendez-vous avec les clients et candidats.

Courrier :

• Ouverture, traitement et envoi des courriels et courriers.
• Gestion des candidatures spontanées.
• Mise en forme, contrôle qualité et envoi des propositions, contrats et courriers liés aux dossiers clients et candidats.
• Mise en forme du plan média et diffusion sur les supports définis.
• Organisation des rendez-vous candidats avec le consultant.
• Suivi des candidats (réponses positives, négatives).
• Gestion administrative des dossiers clients selon les normes en vigueur (mode opératoire, norme AFNOR).
• Constitution et archivage dématérialisé des dossiers candidats et clients (physiques et numériques).

Bureautique :

• Mise en forme de documents sous Word, Excel, PowerPoint.
• Utilisation des procédures informatiques en respectant l’architecture en vigueur (labellisation, répertoires, fichiers...).

Passation de Tests :

• Organisation et passation des tests aux candidats en l’absence de la personne dédiée, en respectant toutes les consignes (planification, logistique, correction, présentation).

Autres tâches :

• Traitement des frais de déplacement et refacturation clients.
• Planification et suivi de la charge de travail en relation avec les Consultants.
• Participation aux réunions.
• Gestion des bases de données (Journal de ventes, CRM, CVthèque).
• Maintien de la propreté et de l’organisation des espaces d’accueil, des bureaux et salles de réunion.
• Gestion et maintenance des matériels bureautiques et audiovisuels.
• Approvisionnement en fournitures et organisation logistique des réunions et repas d’équipe.

Profil recherché

• Dynamiques
• Organisé(e)

Modalités

Conditions d'admission : Dossier de candidature, tests et entretien de motivation.