Secrétaire administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

• Adjoint administratif
• Adjoint adm. principal de 2ème classe
• Adjoint adm. principal de 1ère classe

Informations complémentaires

• Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté pour les besoins des services ou en raison de la nature des fonctions, si aucune candidature de fonctionnaire n'a été retenue. Le contrat ne peut excéder trois ans, renouvelable jusqu'à six ans.
• Temps de travail : Temps complet
• Management : Non
• Expérience souhaitée : Expert
• Rémunération : Grille indiciaire + régime indemnitaire selon expérience + chèques déjeuner

Descriptif de l'emploi

Le Syndicat Mixte de la Rivière Drôme (SMRD) couvre l'ensemble du bassin versant de la Drôme (80 communes - 1 600 km² - 50 000 habitants). Depuis le 1er janvier 2018, le SMRD est la structure compétente pour la mise en œuvre de la GEMAPI sur tout son périmètre, en plus de missions liées à l'observatoire de la rivière Drôme, au portage et à l'animation du SAGE Drôme et de la CLE.

Missions / conditions d'exercice

Secrétariat général

• Prise de notes, saisie, relecture, mise en forme de documents, élaboration de comptes rendus
• Gestion du courrier, appui à la réception, photocopies/scans, envoi de courriers et comptes rendus
• Conception et gestion d'un listing des membres et partenaires
• Revue de presse hebdomadaire
• Accueil téléphonique et électronique
• Organisation de réunions : réservation de salles, gestion des clés, commande traiteur, courses
• Gestion des logiciels métiers (DGFIP et AGEDI)
• Dématérialisation et tenue d'un registre électronique des actes administratifs
• Gestion de dossiers fournisseurs : chèques déjeuner, assurances, téléphonie, poste
• Commande de fournitures, suivi maintenance photocopieur
• Prise de rendez-vous (visites médicales, entretien véhicules, formations)
• Relevé des sauvegardes serveur

Gestion des subventions

• Constitution, envoi, suivi des dossiers de demandes de subventions
• Actualisation d'un tableau de suivi
• Suivi des demandes de paiements

Assistante de prévention

• Rédaction du document unique, tenue des registres, accueil des nouveaux agents, lien avec ACFI, gestion des fournitures et équipements

Missions annexes

• Appui à la mise en œuvre du plan de communication
• Mandatement en cas d'urgence comptable
• Assurer la continuité de service en cas d'absence des agents

Profils recherchés

• Sens de l'accueil, réactivité, sens de l'organisation, rigueur, polyvalence, discrétion, qualités relationnelles (travail en équipe)

Expérience

Expérience exigée : 6 mois sur un poste similaire