Secrétaire administratif(ve) Séniors

TN France; Grand Est; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise engagée recherche un Secrétaire Administratif Sénior pour soutenir les initiatives en faveur des Séniors. Dans ce rôle, vous serez responsable de diverses tâches administratives, de l'accueil des usagers à la gestion d'événements. Votre expertise en secrétariat et votre sens de l'organisation seront essentiels pour mener à bien des projets visant à améliorer la qualité de vie des Séniors. Rejoignez une équipe dynamique qui valorise l'empathie et le service public, et contribuez à créer un environnement accueillant et positif pour tous.

Qualifications

• Expérience confirmée en secrétariat et gestion administrative.
• Compétences en animation et gestion d'événements pour les Séniors.

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du Pavillon Buisson.
• Mettre en œuvre des actions en faveur des Séniors et gérer les événements.

Connaissances

Maîtrise informatique

Techniques de secrétariat

Techniques d’animation

Sens de l'organisation

Capacité d’empathie

Capacité d’analyse

Outils

Logiciel social MILLESIME

Description du poste

Secrétaire administratif(ve) Séniors, Aube

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Emploi contractuel de catégorie C

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Emploi contractuel de catégorie C

Métier(s) ouvert aux contractuels : Oui

Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une période de 18 mois consécutifs.

Temps de travail : Temps complet

Télétravail : Non

Management : Non

Expérience souhaitée : Confirmé

Rémunération indicative : Rémunération indiciaire + Prime annuelle

Descriptif de l'emploi

Sous la responsabilité de la Référente Séniors, vous mettrez en œuvre les actions en lien avec la politique de la Collectivité en faveur des Séniors. Vous assurerez tous les travaux bureautiques liés aux diverses manifestations organisées (recherche de sorties, établissement de bons de commande, etc.) et y participerez. Vous serez également régisseur pour l'encaissement des manifestations.

Missions / Conditions d'exercice

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du Pavillon Buisson
• Mettre en œuvre les actions en lien avec la politique de la Collectivité en faveur des Séniors (repas, thé dansant, colis des aînés, etc.)
• Saisir les courriers destinés aux Séniors (réponses, enquêtes, etc.) et aux partenaires
• Enregistrer les demandes d’inscriptions pour les diverses animations Séniors
• Être Régisseur Principal pour l’encaissement des manifestations payantes
• Effectuer le secrétariat du Comité des Séniors (convocations, préparations, comptes rendus, etc.)
• Assurer le suivi en lien avec la personne référente du Plan Communal de Sauvegarde (PCS)
• Concevoir des animations adaptées au public Séniors
• Mettre en place et participer à divers projets et activités en lien avec les Aînés (sorties, animations, manifestations, etc.)
• Classer et archiver divers documents administratifs

Profils recherchés

Savoirs

• Maîtrise informatique (traitement de texte, tableur, logiciel social MILLESIME)
• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Connaissance des techniques d’animation

Savoir-faire

• Avoir le sens de l'organisation, de la méthode et de la rigueur
• Être en mesure d’identifier et de répondre à la demande
• Capacité de compréhension et d’assimilation
• Capacité d’empathie, d’analyse
• Être force de propositions

Savoir-être

• Savoir écouter ses interlocuteurs
• Analyser et comprendre leurs demandes pour y répondre de manière adaptée
• Savoir expliquer, synthétiser et argumenter à l’oral comme à l’écrit
• Savoir s’adapter à une situation et à son interlocuteur
• Savoir gérer les situations relationnelles difficiles avec le public
• Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse
• Être rigoureux, organisé, autonome
• Travailler en équipe et en complémentarité
• Être accueillant, positif et diplomate
• Savoir garder de la distance et ne pas s’impliquer personnellement
• Respecter la discrétion professionnelle, le secret professionnel et le devoir de réserve
• Avoir le sens du service public
• Être ponctuel et disponible