Secrétaire administratif polyvalent CDD Renfort 12 mois(h / f)(H / F)

SIAAP (Service Public de l'AssainissementFrancilien); Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise publique innovante recherche un assistant administratif pour rejoindre son équipe dynamique à Paris. Dans ce rôle, vous serez essentiel pour soutenir la direction des achats et de la logistique, en assurant une gestion efficace des agendas, des réunions et des communications. Vous aurez également la responsabilité de traiter les actes de sous-traitance, garantissant la conformité et l'exactitude des documents. Si vous êtes organisé, rigoureux et passionné par le service public, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe qui œuvre pour la protection de l'environnement et le bien-être des franciliens.

Qualifications

• Connaissance en secrétariat et organisation.
• Maitrise des outils informatiques et rédaction administrative.

Responsabilités

• Gérer l'accueil physique et téléphonique.
• Traiter et suivre les actes de sous-traitance.

Connaissances

Secrétariat

Pack Office

Communication orale

Rédaction administrative

Marchés publics

Formation

Niveau Bac en assistanat / secrétariat

Outils

Microsoft 365

Description du poste

Service public à vocation industrielle unique en Europe, le SIAAP transporte dans son réseau souterrain et "lave" l'eau utilisée par près de 9 millions de franciliens pour leurs usages domestiques et industriels ainsi que leseaux pluviales. Une fois dépolluée dans les 6 usines du SIAAP, l'eau est reversée dans la Seine et la Marne.

Notre ambition est de proposer à nos 1800 collaborateurs un cadre de travail sûr et des missions au plus près des besoins des usagers.

Si vous souhaitez agir pour la protection du milieu naturel francilien, préserver sa biodiversité et contribuer au traitement des eaux usées et des eaux pluviales d'une des plus grandes agglomérations d'Europe, votre place est parmi nous.

A propos du poste :

Poste basé sur Paris 12ème (Bastille).

Au sein du secrétariat de la Direction des Achats et de la Logistique (DAL) sous la responsabilité du directeur de la DAL, l'assistante administrative a une double mission : celle d'apporter une aide au directeur et à son adjoint en termes de communication, d'information, d'accueil pour l'ensemble de la direction et celle de traiter les dossiers de l'entité exécution, principalement les actes de sous-traitance.

• Gestion courante (50 % de l'activité)

Participer à l'accueil physique et téléphonique,

Gérer la planification des agendas et des déplacements de la direction,

Planifier, organiser et assurer le suivi des réunions,

Enregistrer le courrier et le diffuser,

Rédiger, mettre en forme et tenir à jour des documents (présentation, compte-rendu, note...),

Prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels de la direction.

• Exécution des marchés publics (50 % de l'activité)

Pour l'essentiel :

Traiter et suivre les actes de sous-traitance : vérifier l'exactitude des documents transmis (DC4) puis d'informer l'entreprise de la validation de sa demande, de classer l'acte sur un serveur et de remplir deux tableaux (un pour la DAF et un autre pour la DAL).

Plus occasionnellement :

Constituer les dossiers avant envoi au contrôle de légalité,

Assurer le suivi de la signature des marchés et des actes qui s'y rapportent,

Envoyer au contrôle de légalité tous les marchés et les actes qui s'y rapportent,

Notifier tous les marchés et les actes qui s'y rapportent,

En cas de remplacement, effectuer la diffusion des dossiers d'appels d'offres.

Profil recherché

Profil recherché : Savoir :

• Connaissance en secrétariat (organisation, agenda, téléphone, courrier...),
• Maitrise des outils informatiques (Pack Office, Microsoft 365),
• Connaissance des principes et des règles de la communication orale, téléphonique et écrite,
• Connaissance des techniques et des règles de rédaction administrative,
• Notions des marchés publics

Savoir-faire :

• Travailler en réseau
• Synthétiser des informations, un document
• Mettre en forme et valoriser des supports écrits
• Diffuser une information, une publication
• Prioriser

Savoir-être :

• Sens de l'organisation
• Sens des relations humaines
• Être rigoureux
• Réactivité

Formation : Niveau Bac en assistanat / secrétariat

Expérience : Expérience significative dans le domaine