Secrétaire Administratif F/H - Autisme en Île-de-France (H/F)

Autisme en Île-de-France (AeIDF); Paris; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation engagée dans l'accompagnement des personnes en situation de handicap recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir l'équipe de direction. Vous serez en charge de diverses missions administratives et de la gestion des ressources humaines, contribuant ainsi à l'efficacité et à la qualité des services offerts. Si vous avez un sens du service, une bonne organisation et une expérience dans le médico-social, rejoignez une équipe dynamique et participez à une mission essentielle.

Qualifications

• Expérience d'au moins un an dans un secteur de service, idéalement dans le médico-social.
• Capacité à travailler avec un public TSA est un plus.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique et gérer les demandes des familles.
• Gérer l'agenda institutionnel et les ressources humaines.
• Participer à la vie institutionnelle et archiver les documents.

Connaissances

Sens du service

Maîtrise du Pack Office

Organisation

Esprit d'initiative

Capacité à innover

Travail en réseau

Formation

Diplôme de secrétariat, assistance administrative

Description du poste

Description

Principales missions : Sous l'autorité hiérarchique du directeur et au service de l'équipe d'encadrement, en relation avec l'équipe pluridisciplinaire, vous assistez l'équipe de direction dans les missions suivantes :

1. Assurer l'accueil physique et téléphonique, tracer les sollicitations, orienter vers la personne ou le service concerné, et s'assurer que les réponses ont été apportées.
2. Gérer les demandes des familles et des salariés, y compris les déclarations d'accident du travail et les réclamations.
3. Gérer l'agenda institutionnel et les salles de réunion.
4. Enregistrer, trier et répartir le courrier, fax et mails, organiser les envois.
5. Assurer la frappe et la mise en forme de documents de l'équipe de direction.
6. Classer et archiver numériquement les documents de l'établissement (courriers, dossiers des salariés et usagers).
7. Veiller à la cohérence du SharePoint et de la tenue des outils métier, en tant que référent RGPD.
8. Transmettre aux services concernés les informations nécessaires à la tenue des dossiers.
9. Grouper et suivre le stock de fournitures administratives, gérer les réapprovisionnements ou achats, suivre les commandes et livraisons.
10. Tenir l'agenda institutionnel sur Outlook.
11. Participer à la vie institutionnelle : réserver les salles, organiser l'intendance, assister à certaines réunions et en faire le compte rendu si demandé.
12. Archiver les comptes-rendus et feuilles d'émargement, garantir la traçabilité homogène.
13. Ressources Humaines : finaliser le recrutement, gérer les absences, tenir à jour les dossiers du personnel, gérer l'envoi des bulletins de paie.
14. Suivre la prise en charge des résidents : constituer et tenir à jour leurs dossiers, assister dans les démarches sociales, gérer les demandes d'admission et la liste d'attente, suivre la présence, envoyer les factures.
15. Générer les repas via l'application HESTIA.
16. Vie institutionnelle : organiser l'affichage, actualiser les documents, tenir à jour les classeurs de protocoles, élaborer des courriers ou notes pour les familles, planifier et organiser les réunions.

Compétences et qualifications

• Sens du service, contact organisé et rapide.
• Maîtrise du Pack Office.
• Capacité à travailler en réseau avec partenaires institutionnels et associatifs.
• Diplôme de secrétariat, assistance administrative, bac pro ou bac général.
• Sens de l'organisation, anticipation, esprit d'initiative, capacité à innover.
• Expérience d'au moins un an dans un secteur de service, idéalement dans le médico-social, notamment auprès d'un public TSA (un plus).