Secrétaire Administratif F / H

Autisme en Île-de-France; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Autisme en Île-de-France recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir son équipe à Paris. Vous serez en charge de l'accueil, de la gestion d'agenda, ainsi que du suivi des résidents et des documents administratifs. Ce poste requiert un sens du service développé et une expérience dans un secteur de services, de préférence médico-social.

Qualifications

• 1 an d'expérience dans un secteur de service est souhaitée.
• Expérience dans le secteur médico-social, idéalement auprès d’un public TSA, est un plus.

Responsabilités

• Gérer l’accueil physique et téléphonique, orienter les sollicitations.
• Assurer la gestion des demandes des familles et des salariés.
• Finaliser le recrutement, gérer les informations des absences.

Connaissances

Sens du service

Organisé

Rapide

Esprit d’initiative

Formation

Diplôme de secrétariat / d’assistance administrative

Bac pro ou bac général

Description du poste

L’association Autisme en Île-de-France (AeIDF), active depuis plus de 30 ans, accompagne les personnes avec autisme en Île-de-France, de l’enfance à la vieillesse. Issue de la fusion de structures fondatrices, elle développe des accompagnements adaptés selon les recommandations de la HAS. AeIDF soutient plus de 500 personnes via 7 établissements, 3 services et divers dispositifs innovants à Paris, dans les Yvelines et le Val-de-Marne.

Description du poste

Principales missions :

Sous l’autorité hiérarchique du directeur et au service de l’équipe d’encadrement, , en relation avec l'équipe pluridisciplinaire, vous assistez l'équipe de direction dans les missions suivantes :

Assure l’accueil physique et téléphonique – trace les sollicitations – oriente vers la personne / le service concerné.S’assure que les réponses ont été apportées.

Gère les demandes des familles et des salariés, dont les déclarations d’accident du travail et les réclamations.

Gère l’agenda instutionnel et les salles de réunion.

Enregistre, trie et répartit les courriers, fax et les mails, organise les envois des courriers et circulaires.

Assure la frappe et la mise en forme de documents de l’équipe de direction

Classe et archive numériquement les documents de l’établissement (courriers, dossiers des salariés, des usagers…) .

Veille à la cohérence du SharePoint et de la tenue des outils métier. Est le référent RGPD.

Transmet aux services concernés les informations nécessaires à la tenue des dossiers

Regroupe et assure le suivi du stock de fournitures administratives, gère les réapprovisionnements ou achats divers du service, assure le suivi des commandes et des livraisons

Tient l’agenda institutionnel sur Outlook.

Participe à la vie institutionnelle : Réserve les salles, Organise l’intendance et assiste à certaines réunions ; en fait le compte rendu sur demande de la Direction.

Archive les comptes-rendus et les feuilles d’émargement. Garantit l’homogénéité de la traçabilité / émargement.

Assure la finalisation du recrutement : formalités d’embauche, rédaction des contrats de travail, accueil des nouveaux salariés, remise des documents, programmation du parcours d’intégration et vérification de sa réalisation.

Gère les informations des absences des salariés. Les traces sur le SI temps de travail. Organise le remplacement (gestion des plannings) en relation avec les chefs de service.

Tient à jour les dossiers du personnel.

Mise sous pli et distribution ou envoi des bulletins de paie.

Suivre la prise en charge des résidents :

Constitue et tient les dossiers individuels des résidents en lien avec la famille et l’assistante sociale.

Assiste la personne en charge des dossiers sociaux des résidents et intervient sur certaines démarches sociale.

Gère les dossiers de demandes d’admissions et liste d’attente.

Suit la présence des résidents.

Envoi des factures de contributions par mail.

Génération des repas sur l’application HESTIA .

Vie institutionnelle :

Organise l’affichage institutionnel, obligatoire et règlementaire de l’établissement et veille à son actualisation.

Participe à l’actualisation régulière des documents institutionnels.

Assure la tenue et l’actualisation des classeurs de protocoles de l’établissement.

Elabore des courriers ou notes à destination des familles.

Planifie et organise les réunions institutionnelles et en assure l’intendance générales.

Profil recherché

Compétencesmétiers exigées :

• Sens du service, du contact, organisé et rapide.
• Capacité à travailler en réseau avec les partenaires institutionnels et associatifs
• Titulaire, diplôme de secrétariat / d’assistance administrative ou d'un bac pro ou bac général

Qualités requises :

• Sens de l’organisation et de l’anticipation
• Esprit d’initiative et capacité à innover

Compétences relationnelles et rédactionnelles Expérience souhaitée :

• Un an d'expérience dans un secteur de service ,
• Expérience dans le secteur médico-social, idéalement auprès d’un public TSA( un plus)

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