Secrétaire administratif et moyens généraux (F/H)

Ville de Lyon; Lyon; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

La Ville de Lyon recherche un agent administratif pour gérer diverses tâches opérationnelles et administratives au sein de la Direction de la Gestion Technique des Bâtiments. Le candidat idéal possède de solides compétences en secrétariat, une maîtrise du pack Office, et une connaissance des collectivités locales. Ce poste requiert également d'excellentes capacités relationnelles et d'organisation.

Qualifications

• Maîtrise de l’accueil, du secrétariat, rédaction.
• Connaissance du fonctionnement des collectivités locales.
• Capacités relationnelles et d’adaptabilité.

Responsabilités

• Gestion administrative, accueil, et gestion du courrier.
• Secrétariat de l’équipe de direction, gestion de l’agenda.
• Organisation des réunions et rédaction de documents.

Connaissances

Accueil

Secrétariat

Rédaction

Gestion du courrier

Excellentes capacités d’expression orale

Excellentes capacités d’expression écrite

Outils

Pack Office

ASTRE

GIMAWEB

Gédélib

Description du poste

Contexte du recrutement et définition de poste

La Délégation Générale à l'Urbanisme, à l'Immobilier et aux Travaux (DGUIT) coordonne les politiques urbaines sur le territoire lyonnais, de l'aménagement urbain aux espaces publics. Elle gère également la fonction immobilière, notamment la construction, la gestion et l'entretien du patrimoine de la ville.

Composée d'environ 1 100 agents répartis en 8 directions et d’un Secrétariat Général, elle comprend la Direction de la Gestion Technique des Bâtiments (DGTB) avec 270 agents en 13 services.

La DGTB est responsable de la conservation et de la sécurité de 1 200 bâtiments (écoles, crèches, gymnases, piscines, musées, théâtres, bureaux…) et de leurs équipements techniques, de l’adaptation du patrimoine aux besoins des usagers, et de l’optimisation des dépenses énergétiques.

Sous la supervision du Directeur Adjoint en charge des Ressources Administratives, Financières et Logistiques, les services ressources comprennent :

• Le pôle budget et pilotage financier, chargé de l'élaboration des budgets, du suivi des travaux, et de la production d'indicateurs.
• Le service comptabilité, responsable de l'exécution comptable et de la relation avec les partenaires extérieurs.
• Le service marchés publics, qui élabore et gère les marchés de fournitures, travaux et services.
• Le pôle logistique, qui gère l’approvisionnement, le stockage et la livraison des fournitures.
• Une unité ressources humaines, qui gère les activités RH pour les 270 agents.
• Un secrétariat, qui assure l’assistance à la direction, notamment pour le site de Corbas.

Missions du poste

Placée sous l’autorité du responsable ressources, la personne recrutée effectuera diverses tâches administratives et opérationnelles pour la direction, notamment pour le site de République :

• Gestion administrative et des moyens généraux : accueil, gestion du courrier, organisation des réunions, gestion des fournitures.
• Secrétariat de l’équipe de direction, gestion de l’agenda.
• Rédaction de courriers, comptes rendus, mise à jour de documents.
• Organisation des réunions : réservation de salles, envoi d’invitations, préparation de documents.

Activités principales

• Accueil physique et téléphonique au site de République.
• Gestion du courrier, planification des réunions, gestion de l’agenda.
• Rédaction et gestion de documents pour la direction.

Activités secondaires

• Gestion des commandes et stocks de fournitures.
• Suivi des dossiers à délibérer et des commissions de sécurité.
• Interlocuteur avec les services documentation.
• Organisation des absences en concertation avec la hiérarchie.

Profil recherché

Recrutement sans concours.

Compétences techniques

• Maîtrise de l’accueil, du secrétariat, rédaction, gestion du courrier.
• Connaissance du fonctionnement des collectivités locales et des processus internes.
• Maîtrise du pack Office et connaissance de logiciels métiers (ASTRE, GIMAWEB, Gédélib).
• Excellentes capacités d’expression orale et écrite.

Savoir-faire

• Organisation de la vie professionnelle de plusieurs cadres.
• Gestion de l’accueil et du secrétariat.
• Rédaction et gestion de documents.

Savoir-être

• Autonomie, esprit d’équipe.
• Qualités relationnelles, disponibilité, adaptabilité.
• Discrétion, réserve.
• Sens de l’organisation, anticipation, gestion des priorités, réactivité.
• Capacité d’adaptation et travail partagé.