Secrétaire - Adjoint administratif - H/F

ETS PUBLIC DE SANTE BARTHELEMY DURAND; Sainte-Geneviève-des-Bois; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique recherche un Agent Administratif pour organiser et coordonner les activités de secrétariat au sein de ses instituts de formation. Ce rôle implique la gestion quotidienne des postes de travail, l'organisation des épreuves de sélection, ainsi que la préparation des dossiers administratifs et pédagogiques. Vous serez également impliqué dans la recherche de financements et la mise à jour des enquêtes. Si vous êtes adaptable, réactif et avez un sens aigu de l'organisation, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe engagée et contribuez à un environnement éducatif de qualité.

Qualifications

• Formation en secrétariat ou qualification équivalente requise.
• Maitrise des outils bureautiques et techniques de secrétariat.

Responsabilités

• Organiser et coordonner les informations des instituts de formation.
• Gérer les opérations administratives et logistiques en relation avec la direction.

Connaissances

Secrétariat

Outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Outlook)

Techniques de secrétariat

Utilisation logiciel logifsi

Formation

Formation en secrétariat

Outils

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft Power Point

Microsoft Outlook

Logiciel logifsi

Description du poste

Description

LIAISONS HIERARCHIQUES:

• Directrice des instituts de formation
• Adjointe à la directrice

LIAISONS FONCTIONNELLES:

• Cadres de santé
• Documentalistes
• Secrétaires
• Tous partenaires internes et externes

MISSIONS DU POSTE

• Organiser et coordonner la transmission et la rédaction des informations des instituts de formation et du centre de documentation
• Réaliser toutes les opérations nécessaires au fonctionnement administratif, logistique, documentaire et financier en interne et en externe en relation étroite avec la direction des instituts

ACTIVITES PRINCIPALES

• Gestion quotidienne de l’organisation des postes de travail du secrétariat
• Organisation et participation aux épreuves de sélection des instituts
• Organisation et coordination des journées de pré rentrée des étudiants et élèves, des portes ouvertes
• Gestion de la référence d’une promotion et financements, frais de déplacements, indemnités de stage, gestion des commandes d’intervenants, établissement des vacations, bordereaux de transmissions, suivi des dossiers des intervenants ponctuels.
• Préparation des dossiers administratifs et pédagogiques des étudiants et élèves, vérification de la mise à jour, suivi de la conformité des dossiers des étudiants et élèves
• Elaboration des tableaux de suivi des aides financières des étudiants et élèves (pôle emploi, conseil régional, bourses…)
• Communication des relevés de présence aux différents partenaires en collaboration avec la direction des instituts
• Préparation et organisation des commissions d’attribution des crédits, des instances : préparation des documents
• Polyvalence de la gestion du secrétariat des autres promotions et du centre de documentation en l‘absence des collègues
• Participation à l’ICOGI et à la Section relative à la Vie Etudiante, au conseil technique, aux instances disciplinaires
• Recherche de sources de financement (taxe d’apprentissage) et transmission aux services financiers
• Mise à jour des différentes enquêtes (Conseil Régional, ARS, DRJSCS et autre)
• Collecte des données statistiques nécessaires à la rédaction du bilan d’activités de l’IFSI – IFAS et rapports d’activité
• Implication dans la démarche qualité : établissement et actualisation de procédures, protocoles, instructions spécifiques
• Participation au suivi budgétaire et au suivi des dépenses de consommables, d’utilisation des tableaux de suivi
• Gestion des stocks, des commandes de fournitures, de travaux, des équipements et suivi des livraisons
• Correspondant informatique : relais sur toutes les questions concernant le système d’information et implication dans la réalisation et le suivi du site des instituts (mise à jour internet et intranet)

ACTIVITES SPECIFIQUES

• Participer à l’accueil des étudiants, élèves et des intervenants.
• Intervenir auprès des étudiants et élèves pour toutes informations relatives à son domaine de compétence.
• Organiser des modes de classement et d’archivage accessibles et connus, utilisation du réseau.
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, l’obligation de réserve.

Profil recherché

COMPÉTENCES REQUISES

• Formation et/ou qualification : Agent Administratif : secrétariat
• Maitrise des outils bureautique (Word, Excel, Power Point, Outlook …)
• Maitrise des techniques de secrétariat
• Utilisation logiciel logifsi

QUALITÉS REQUISES

• Adaptabilité à un rythme et à des méthodes de travail spécifiques.
• Réactivité, créativité, suggestion.
• Sens de l’organisation et rigueur.
• Disponibilité et sens des relations humaines.
• Polyvalence dans les différentes missions confiées et/ou demandées.
• Réserve professionnelle (confidentialité des dossiers).

AUTRES

Participer aux formations nécessaires à l’évolution du poste (informatique, accueil, communication).