Secrétaire - Adjoint administratif - H/F

Description

LIAISONS HIERARCHIQUES:

• Directrice des instituts de formation
• Adjointe à la directrice

LIAISONS FONCTIONNELLES:

• Cadres de santé
• Documentalistes
• Secrétaires
• Tous partenaires internes et externes

MISSIONS DU POSTE

• Organiser et coordonner la transmission et la rédaction des informations des instituts de formation et du centre de documentation
• Réaliser toutes les opérations nécessaires au fonctionnement administratif, logistique, documentaire et financier en interne et en externe en relation étroite avec la direction des instituts

ACTIVITES PRINCIPALES

• Gestion quotidienne de l’organisation des postes de travail du secrétariat
• Organisation et participation aux épreuves de sélection des instituts
• Organisation et coordination des journées de pré rentrée des étudiants et élèves, des portes ouvertes
• Gestion de la référence d’une promotion et financements, frais de déplacements, indemnités de stage, gestion des commandes d’intervenants, établissement des vacations, bordereaux de transmissions, suivi des dossiers des intervenants ponctuels.
• Préparation des dossiers administratifs et pédagogiques des étudiants et élèves, vérification de la mise à jour, suivi de la conformité des dossiers des étudiants et élèves
• Elaboration des tableaux de suivi des aides financières des étudiants et élèves (pôle emploi, conseil régional, bourses…)
• Communication des relevés de présence aux différents partenaires en collaboration avec la direction des instituts
• Préparation et organisation des commissions d’attribution des crédits, des instances : préparation des documents
• Polyvalence de la gestion du secrétariat des autres promotions et du centre de documentation en l‘absence des collègues
• Participation à l’ICOGI et à la Section relative à la Vie Etudiante, au conseil technique, aux instances disciplinaires
• Recherche de sources de financement (taxe d’apprentissage) et transmission aux services financiers
• Mise à jour des différentes enquêtes (Conseil Régional, ARS, DRJSCS et autre)
• Collecte des données statistiques nécessaires à la rédaction du bilan d’activités de l’IFSI – IFAS et rapports d’activité
• Implication dans la démarche qualité : établissement et actualisation de procédures, protocoles, instructions spécifiques
• Participation au suivi budgétaire et au suivi des dépenses de consommables, d’utilisation des tableaux de suivi
• Gestion des stocks, des commandes de fournitures, de travaux, des équipements et suivi des livraisons
• Correspondant informatique : relais sur toutes les questions concernant le système d’information et implication dans la réalisation et le suivi du site des instituts (mise à jour internet et intranet)

ACTIVITES SPECIFIQUES

• Participer à l’accueil des étudiants, élèves et des intervenants.
• Intervenir auprès des étudiants et élèves pour toutes informations relatives à son domaine de compétence.
• Organiser des modes de classement et d’archivage accessibles et connus, utilisation du réseau.
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, l’obligation de réserve.

Profil recherché

COMPÉTENCES REQUISES

• Formation et/ou qualification : Agent Administratif : secrétariat
• Maitrise des outils bureautique (Word, Excel, Power Point, Outlook …)
• Maitrise des techniques de secrétariat
• Utilisation logiciel logifsi

QUALITÉS REQUISES

• Adaptabilité à un rythme et à des méthodes de travail spécifiques.
• Réactivité, créativité, suggestion.
• Sens de l’organisation et rigueur.
• Disponibilité et sens des relations humaines.
• Polyvalence dans les différentes missions confiées et/ou demandées.
• Réserve professionnelle (confidentialité des dossiers).

AUTRES

Participer aux formations nécessaires à l’évolution du poste (informatique, accueil, communication).